조직이 이메일, 문서, 일정 등을 위해 Microsoft Office 365를 사용하고 Freshservice로 서비스 데스크를 운영하는 경우, 두 시스템을 더 잘 연동할 수 있는 Office 365 Calendar 통합 기능이 있습니다.
Freshservice와 Office 365 Calendar 간의 통합을 통해 상담원은 Freshservice에서 예약된 작업과 변경 사항을 실시간으로 Office 365 Calendar 계정과 동기화할 수 있습니다. 이를 통해 팀 회의와 같은 비서비스 데스크 활동 위에 서비스 데스크 활동이 추가될 경우 일정이 어떻게 보이는지 알 수 있습니다.
또한, 상담원이 요청자와 만나 문제를 해결해야 할 경우, 티켓 인터페이스 내에서 요청자와 상호 편리한 시간에 회의를 예약할 수 있습니다. Freshservice는 상담원과 요청자의 일정에 따라 최적의 시간을 자동으로 제안합니다.
Freshservice에 대한 Office 365 Calendar 통합 설정을 시작하려면 아래 지침을 따르세요:
1. 관리자 콘솔로 이동하여 앱을 클릭하고 office 365 calendar를 검색한 후 설치를 클릭합니다.
2. 설치를 클릭하면 Office 365 로그인 페이지로 리디렉션되어 Freshservice가 Office 365 계정에 접근할 수 있도록 권한을 부여합니다. 계속하려면 자격 증명으로 로그인하세요.
3. 다음 페이지에서 Office 365 Calendar 계정과 동기화할 이벤트, 즉 작업 및 변경 사항에 대한 체크박스를 선택합니다.
상담원이 요청자와 회의를 예약할 수 있도록 하려면 "티켓 요청자와의 회의 예약 허용" 옵션에 대한 체크박스를 선택합니다.
마지막으로 활성화를 클릭하여 프로세스를 완료하고 캘린더 이벤트의 자동 동기화를 활성화합니다.
관리자가 통합을 활성화한 후, 상담원은 Freshservice 계정을 사용하도록 권한을 부여해야 합니다. 이를 수행하는 두 가지 방법이 있습니다.
1. 상담원은 이메일에 명시된 지침을 따라 Freshservice 계정을 승인할 수 있습니다.
Office 365 Calendar 통합을 사용하도록 Freshservice 계정을 인증하려면 승인 버튼을 클릭합니다. 이전에 표시된 것과 유사한 팝업이 나타나며 확인을 요청합니다. 계속하려면 예를 클릭하세요.
참고: 상담원이 Freshservice에 Office 365 Calendar 통합을 사용하도록 승인할 때, 해당 Office 365 계정에 로그인되어 있어야 합니다.
요청자와의 회의 예약:
Office 365 Calendar 통합을 통해 상담원은 요청자와 상호 편리한 시간에 문제를 해결하기 위한 회의를 예약할 수 있습니다. 이는 티켓 세부 정보 페이지에서 요청자와 회의 예약 옵션을 클릭하여 수행할 수 있습니다.
상담원과 요청자의 기존 캘린더 항목을 기반으로 Freshservice는 회의를 예약할 최적의 시간을 제안합니다. 그러나 상담원은 날짜, 시작 시간, 종료 시간을 지정하여 원하는 시간을 지정할 수도 있습니다.
날짜와 시간이 선택되면 회의 예약 버튼을 눌러 확인합니다. 이 회의의 세부 정보는 상담원과 요청자의 캘린더에 추가되며 이메일 알림도 발송됩니다.
참고: 계정이 MSP 모드인 경우, 최적의 시간은 요청자가 없고 고객만 있기 때문에 상담원의 캘린더를 기준으로만 제안됩니다.
Office 365 캘린더 보기:
Freshservice 통합을 통해 상담원의 Office 365 캘린더는 다음과 같이 보입니다. 예약된 모든 작업, 변경 사항 및 요청자에 대한 정보가 한 곳에서 제공되어 이 정보를 두 번 업데이트하는 데 소요되는 시간과 노력을 절약할 수 있습니다.
이제 Freshservice와 Microsoft Office 365 Calendar 간의 통합을 설정했으므로, 상담원과 관리자는 서비스 데스크 내외에서 시간을 효율적으로 관리하고 이 두 제품에서 제공하는 다양한 기능을 즐길 수 있습니다.