MSP인 경우, 연락처를 추적하고 관리하는 것은 비즈니스에 매우 중요합니다. Google 계정(또는 Gmail)을 사용하여 연락처를 관리하는 경우, 이 통합이 특히 유용할 수 있습니다.
Google 연락처를 Freshservice 계정과 동기화할 수 있습니다.
통합을 활성화하는 방법은 다음과 같습니다:
1. 관리자 권한으로 Freshservice 계정에 로그인합니다. Admin > Apps > Get More Apps로 이동합니다. Google Contacts 동기화 앱을 찾아 설치합니다.
2. 아래에 표시된 화면으로 이동합니다. 활성화를 클릭합니다.
3. 연락처가 저장된 Google 계정 을 선택합니다.
4. 선택 후, 통합을 위한 권한 요청이 표시됩니다. 허용을 클릭합니다.
5. 여기 표시된 페이지로 리디렉션됩니다. 가져올 연락처가 포함된 그룹을 선택합니다.
6. 동기화 설정 섹션에서 특정 ‘동기화 태그’를 선택합니다. 이 태그는 추가할 수 있는 다른 Google 계정을 구분하는 데 도움이 됩니다. 또한 특정 연락처가 동기화될 Google 계정을 선택할 수 있습니다.
7. ‘기존 연락처 세부 정보 덮어쓰기’ 스위치는 가져오는 연락처가 Freshservice에 이미 존재하는 경우(이메일 주소로 식별됨) 어떻게 할지를 결정하는 데 도움이 됩니다. 이 옵션을 활성화하면 Freshservice 계정의 연락처가 Google 연락처로 덮어쓰여집니다.
8. 완료되면 가져오기 및 활성화를 클릭합니다.
이로써 가져오기가 시작됩니다. Google 연락처에 Freshservice Contacts 라는 폴더가 생성되고 모든 Freshservice 연락처가 이 폴더에 다시 동기화됩니다. 모든 향후 동기화는 이 폴더와 함께 이루어집니다.
모든 연락처가 가져오면 계정 관리자에게 확인 이메일이 전송됩니다. 그 시점부터 두 장소의 연락처는 매시간 동기화됩니다.
연락처 추가
동기화 후, 두 계정에서 다음 두 가지 방법 중 하나로 연락처를 추가할 수 있습니다:
Google 연락처의 ‘Freshservice Contacts’ 그룹에서
Freshservice 계정에서
옵션 1:
Google의 ‘Freshservice Contacts’ 그룹을 사용하여 연락처를 추가하려면 다음 세부 정보를 입력합니다:
이름
직함
회사 (쉼표로 구분) 예: HR, QA, IT
이메일
휴대전화
직장 전화
주소
메모 (Freshservice의 연락처 배경 정보와 연결됨)
다음 동기화 시, Freshservice에 연락처가 생성됩니다. 추가한 세부 정보가 Freshservice의 해당 필드에 추가됩니다.
옵션 2:
Freshservice에서 연락처를 추가하려면, 먼저 확인되어야 합니다. 그런 다음 연락처 세부 정보 페이지로 이동하여 태그 추가를 클릭합니다. 여기서 동기화할 Google 계정에 해당하는 동기화 태그를 추가합니다.
연락처 업데이트
이 작업은 두 계정 중 어느 쪽에서도 수행할 수 있습니다. 위에 나열된 필드 중 하나를 업데이트하는 경우를 고려해 보겠습니다:
1. Google의 ‘Freshservice Contacts’ 폴더에서.
이 필드 중 하나에 대한 모든 변경 사항은 Freshservice 계정에 반영됩니다.
그러나 회사 필드가 비워진 경우, 해당 연락처는 Freshservice에서 해당 회사와의 연결이 해제됩니다.
연락처가 확인되었는지 여부에 관계없이 업데이트는 Freshservice에 반영됩니다.
2. Freshservice 계정에서.
이 필드 중 하나를 업데이트하면 동일한 동기화 태그가 있는 모든 Google 계정에 반영됩니다.
연락처가 확인된 경우에만 업데이트가 Google 계정에 반영됩니다.
연락처 삭제
확인된 연락처가 Freshservice 계정에서 삭제되면 다음 동기화 시 Google 계정에서 제거됩니다.
Google 계정에서 연락처를 삭제하면 확인 여부에 관계없이 Freshservice에서도 삭제됩니다.
동기화에 대한 몇 가지 주요 사항:
동기화는 매시간 한 번씩 이루어집니다.
Freshservice의 연락처가 특정 Google 계정과 연결되려면(그리고 그 반대의 경우도 마찬가지로) 해당 계정과 동일한 '동기화 태그'를 가져야 합니다.
Freshservice의 특정 연락처는 공통 이메일 주소로 Google의 해당 연락처와 연결됩니다(그리고 그 반대의 경우도 마찬가지로).
Gmail "Freshservice Contacts" 그룹에서 '마지막 동기화' 시간 이후에 업데이트/추가된 연락처는 Freshservice에서 업데이트/(확인되지 않은 연락처로 추가)됩니다.
Freshservice 앱에서 '마지막 동기화' 시간 이후에 업데이트/추가된 연락처는 Gmail "Freshservice Contacts" 그룹에서 업데이트/(확인되지 않은 연락처로 추가)됩니다.
동일한 동기화 태그가 있는 여러 Google 계정이 있다고 가정해 보겠습니다. 이제 Freshservice에 해당 태그로 새 연락처가 추가되면 모든 Google 계정과 동기화됩니다.
동기화 태그가 없는 연락처는 Google 계정과 동기화되지 않습니다.