QuickBooks Online*을 사용하여 비즈니스 계정을 관리하고 고객에게 청구하는 경우, Freshservice-QuickBooks 통합**이 프로세스를 훨씬 더 원활하게 만들어 줄 것입니다. 티켓 해결에 소요된 시간, 작업한 상담원 및 제공된 서비스, 고객의 이름과 같은 세부 정보를 QuickBooks로 푸시할 수 있습니다. QuickBooks에서 인보이스를 생성하는 것은 이제 몇 번의 클릭만으로 가능합니다.
작동 방식은 다음과 같습니다:
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통합을 활성화하려면 관리자 콘솔로 이동하여 통합을 클릭합니다.
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사용 가능한 통합 목록에서 아래로 스크롤하여 QuickBooks를 선택합니다.
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QuickBooks에 연결을 클릭한 후 QuickBooks 관리자 자격 증명을 입력하여 로그인합니다. 그런 다음 이 Freshservice 계정과 연결할 회사를 선택합니다.
시작하려면 설명을 입력하라는 요청을 받게 됩니다. 이는 추적하는 각 티켓에 대해 QuickBooks로 전송되며 최종적으로 인보이스에 포함됩니다. 이 설명을 최대한 관련성 있게 만들기 위해 플레이스홀더를 사용할 수 있습니다. 완료되면 업데이트를 클릭합니다.
이제 통합이 설정되었으므로 티켓을 추적하고 데이터를 전송하는 방법은 다음과 같습니다:
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티켓의 세부 정보 페이지로 이동하여 더보기> 시간 추가를 클릭합니다.
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시간 추가 대화 상자에 세부 정보를 입력합니다. 서비스가 고객에게 청구되지 않는 경우 ‘청구 가능’ 체크박스를 선택 해제합니다. 급여 목적으로 여전히 QuickBooks에 세부 정보를 보낼 수 있습니다.
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‘QuickBooks에서도 업데이트’ 상자는 기본적으로 선택되어 있습니다. 이 부분을 채우는 방법은 다음과 같습니다:
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직원: 티켓 작업 중인 상담원의 이메일 ID가 QuickBooks의 해당 직원과 일치하면 이 필드는 자동으로 채워집니다. 그렇지 않으면 QuickBooks 직원 목록에서 드롭다운 목록을 선택할 수 있습니다.
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고객: Freshservice는 티켓 요청자(또는 MSP의 경우 회사)의 이메일 ID를 찾아 QuickBooks의 고객(또는 하위 고객)과 일치시키려고 합니다. 일치하는 항목이 없으면 대신 고객의 이름을 찾습니다. 이러한 단계 중 어느 하나에서 일치하는 항목이 발견되면 고객의 이름이 여기에 채워집니다. 그렇지 않으면 수동으로 선택할 수 있습니다.
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서비스: 이 필드의 드롭다운 목록은 QuickBooks 계정의 서비스 및 하위 서비스 목록에서 채워집니다. QuickBooks의 청구 가능 요금은 서비스 비용(QuickBooks의 ‘금액’) 및 티켓에 소요된 시간(‘수량’)을 기준으로 계산됩니다.
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설명: 이는 위의 4단계에서 설정한 내용을 기반으로 자동으로 채워집니다.
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모든 세부 정보를 입력한 후 타이머 시작을 클릭합니다. 타이머를 중지하거나 티켓이 해결되면 세부 정보가 QuickBooks 계정으로 전송됩니다. 그리고 QuickBooks에서 인보이스가 생성되면 업데이트는 더 이상 동기화할 수 없습니다.
QuickBooks에서 이를 보려면 거래> 판매 로 이동합니다. 인보이스를 생성하려면 인보이스 시작 을 클릭합니다.
*이 기능은 Quickbooks Plus 요금제에서만 사용할 수 있습니다.
**Freshservice에서는 Blossom 요금제 이상에서 통합을 사용할 수 있습니다.