Freshservice의 DocuSign 통합은 계약 관리 및 실행을 훨씬 더 간단하게 만드는 것을 목표로 합니다. 전자 서명을 위해 계약을 보내고 Freshservice를 떠나지 않고도 계약의 서명 기록을 볼 수 있습니다. 여러 서명을 위해 계약을 보낼 때 불필요한 서명 요청을 피하기 위해 계층 구조를 지정할 수도 있습니다.
예를 들어, 새로운 프린터를 구매하는 경우 계약이 재무 팀에 승인 요청을 보내기 전에 먼저 관리자에게 서명 및 승인을 받아야 한다고 지정할 수 있습니다. 이는 적절한 명령 체계를 갖추기 위함입니다.
이제 통합을 설정하는 단계에 대해 살펴보겠습니다.
1. 관리자 → 앱 → 더 많은 앱 가져오기 로 이동합니다.
2. DocuSign 앱을 찾아 설치합니다.
2. 통합 설정 페이지에서 관리자 또는 발신자 권한이 있는 사용자의 자격 증명을 입력하고 활성화를 클릭합니다.
통합이 활성화되면, 관련 문서가 첨부된 계약을 생성하거나 갱신할 때 DocuSign의 ‘서명을 위해 보내기’ 옵션을 사용할 수 있습니다. 단, 클라우드(Box/Dropbox) 첨부파일은 제외됩니다. 이 옵션은 이미 활성 상태인 계약에는 사용할 수 없습니다. 그러나 계약을 갱신할 때 다시 서명을 위해 보낼 수 있습니다.
승인자를 지정한 경우 또는 지정하지 않은 경우:
계약을 생성하거나 갱신할 때 승인자를 지정한 경우, 해당 계약이 관련 당사자에게 서명을 위해 보내지기 전에 Freshservice에서 먼저 승인해야 합니다. 수신자는 해당 계약에 대한 승인이 대기 중임을 이메일로 통보받게 됩니다. 문서가 승인되면 서명을 위해 보낼 수 있습니다.
반면, 승인자를 지정하지 않은 경우 계약을 생성하거나 갱신하자마자 문서를 서명을 위해 직접 보낼 수 있습니다.
이제 계약을 서명을 위해 보내는 방법을 알아보겠습니다.
1. CMDB -> 계약 관리로 이동하여 계약을 열고 서명을 위해 보내기를 클릭합니다.
2. 보내려는 문서의 체크박스를 선택합니다. 그런 다음 수신자의 이름과 이메일 ID를 입력하고 서명이 필요한지 아니면 단순히 사본을 받을 것인지 지정합니다.
3. 서명 순서를 지정해야 하는 경우 체크박스를 선택하고 이름을 올바른 위치로 드래그합니다. 수동으로 순서를 편집하여 병렬 서명을 설정할 수도 있습니다.
4. 수신자에게 보낼 메모를 추가하고 계속을 클릭합니다.
5. 다음 화면에서 문서를 검토하고 서명 요청을 위한 필드를 삽입할 수 있습니다. 문서에 서명 필드를 드래그 앤 드롭합니다. 문서를 여러 수신자에게 보내는 경우 필요한 만큼 여러 서명 필드를 포함합니다. 마지막으로 보내기를 클릭합니다.
계약의 상태가 이제 서명 대기 중으로 변경됩니다.
관련 당사자가 문서에 서명하면 계약의 상태가 서명됨으로 변경됩니다.
참고: Safari를 사용하여 Freshservice에 액세스하는 경우, 타사 쿠키를 허용했는지 확인하십시오. Safari에서 쿠키를 활성화하려면 Safari -> 환경설정 -> 개인정보 보호로 이동하여 쿠키 및 웹사이트 데이터 아래에서 항상 허용 옵션을 선택하십시오.
활동을 클릭하면 문서의 활동 내역을 해당 날짜 및 시간과 함께 볼 수 있습니다.
모든 관련 당사자가 문서에 서명하면 계약은 예정된 시작일에 활성 상태가 됩니다.
서명 요청을 받은 계약 서명:
계약에 대한 서명 요청을 받은 경우, 이메일의 문서 검토 링크를 클릭하십시오. 서명할 문서를 검토할 수 있는 DocuSign 페이지로 리디렉션됩니다.
서명 버튼을 클릭하여 서명을 선택하고 문서에 서명하십시오. 마지막으로 완료를 클릭합니다. 기존 DocuSign 계정에 로그인하거나 새 계정을 생성하여 문서를 참조용으로 저장할 수도 있습니다.
이 통합이 어떻게 작동하는지 더 알고 싶다면 아래 비디오를 참조하십시오.
참고: 오래된 비디오를 단계적으로 제거하고 있습니다. Marketplace 도입을 수용하기 위해 초기 설정 프로세스의 UI 업데이트 및 사소한 변경 사항을 포함한 비디오로 대체할 예정입니다. 인내심에 감사드립니다.