Freshservice와 Workable 통합

소개

Freshservice와 Workable 간의 통합은 기업 서비스 팀이 조직 전반에 걸쳐 서비스 제공을 자동화할 수 있게 해줍니다. 이 통합을 통해 HR 팀은 중요한 직원 워크플로우를 자동화하고 HR 시스템과 Freshservice 간의 원활한 데이터 동기화를 가능하게 합니다. 

Freshservice와 Workable 통합으로 가능한 주요 기능:

• Freshservice와 Workable 간의 직원 데이터 동기화
• 직원 온보딩 및 오프보딩 자동화를 위한 OOTB 워크플로우

사전 요구 사항

1. 이 통합을 활성화하려면 활성화된 Workable 계정이 필요합니다. 계정의 하위 도메인 및 API 키도 필요합니다.
2. You need account administrator privileges within Freshservice to initiate this integration.

설치 및 구성

1. 설정으로 이동합니다. 검색창을 사용하여 앱을 검색합니다. 
2. 커넥터 앱을 클릭합니다. 앱 목록에서 Workable 커넥터를 클릭합니다. 
3. ‘설치’ 버튼을 클릭하여 앱을 설치할 수 있으며, 구성 페이지로 이동합니다.
4. 도메인 URL과 API 키를 입력하여 Freshservice 계정을 연결합니다. 다음을 클릭합니다.
   
5. 계정 서브도메인과 API 키를 입력하여 Workable 계정을 연결합니다. 연결이 성공적으로 완료되면 연결을 클릭하고 설치를 클릭합니다.
   

모든 사용 가능한 레시피 목록 확인 방법

설치 후, 설정 > 커넥터 앱으로 이동합니다. 여기에서 설치된 Workable 커넥터 앱을 볼 수 있습니다. 여기서 두 가지 옵션이 있습니다.

a. 앱 구성: 기본 레시피를 편집하고, 개요 대시보드 메트릭을 확인하며, 위젯 설정을 구성하는 데 사용합니다. 이러한 세부 사항은 다음 섹션에서 설명됩니다.

b. 설정: 이 옵션을 사용하여 구성 페이지로 돌아가 Workable 또는 Freshservice를 연결 해제하거나 재인증할 수 있습니다.

앱 구성 옵션을 클릭합니다. 그러면 개요 및 레시피가 있는 탭으로 이동합니다. 레시피 탭을 클릭하여 모든 사용 가능한 레시피 목록을 확인합니다.

사용 가능한 모든 기본 레시피 목록

여기 Workable과의 Freshservice 통합을 위한 모든 기본 레시피 목록이 있습니다.

레시피를 미리 보기, 편집, 활성화 및 중지하는 방법 

사용 가능한 레시피를 미리 보고, 편집하고, 활성화하고, 중지할 수 있습니다.

레시피 미리 보기: 

미리 보고 싶은 레시피 옆의 미리 보기 버튼을 클릭하세요. 레시피 창이 열리고 사전 구성된 트리거, 작업 및 조건과 함께 레시피에 포함된 단계를 볼 수 있습니다.

왼쪽 패널에서 레시피 상태, 실행된 작업, 종속성 및 활동 타임라인을 볼 수 있습니다.

레시피 시작: 

레시피를 활성화하는 방법은 두 가지가 있습니다:

메인 레시피 페이지에서 활성화하려는 레시피에 해당하는 시작 버튼을 클릭합니다.

미리보기 버튼을 클릭합니다. 레시피 창 내에서 레시피를 시작할 수 있는 옵션을 볼 수 있습니다.

레시피 편집:

아래 단계를 따라 레시피를 편집하세요:

레시피 옆의 미리보기 버튼을 클릭하여 레시피 창을 엽니다.

레시피가 활성화되어 있는 경우, 중지 버튼을 클릭하여 레시피를 중지합니다. 이제 레시피 편집 버튼을 클릭합니다.

레시피 중지:

레시피를 활성화하는 방법은 두 가지가 있습니다:

주요 레시피 페이지에서 중지하려는 레시피에 해당하는 중지 버튼을 클릭합니다.

미리보기 버튼을 클릭합니다. 레시피 창 내에서 레시피를 중지할 수 있는 옵션을 볼 수 있습니다.

레시피를 사용자 정의하는 방법:

각 레시피는 다음과 같은 구성 요소를 포함합니다: 트리거, 작업, 조건. 레시피의 어느 부분이든 클릭하여 특정 사용 사례에 맞게 사용자 정의할 수 있습니다.

기본 레시피 중 하나를 예로 들어 어떻게 더 사용자 정의할 수 있는지 살펴보겠습니다.

레시피 - Workable 직원 온보딩 동기화

트리거 - 트리거는 모든 레시피의 시작점 역할을 합니다. 이 레시피의 경우, 트리거는 Workable. 아래에 언급된 방식으로 트리거를 사용자 정의할 수 있습니다.

• 선택적 필드를 추가하거나 트리거 조건을 추가할 수 있습니다. 
• ‘선택적 필드 사용 가능’ 버튼을 클릭하여 특정 트리거에 사용할 수 있는 선택적 필드 목록을 볼 수 있습니다.
• 트리거 조건 섹션 아래의 ‘+’ 옵션을 클릭하여 트리거 조건을 추가할 수 있습니다. AND 또는 OR 조건을 설정할지 선택할 수 있습니다.
• 사용 가능한 속성 목록에서 선택하여 트리거 데이터를 설정할 수 있습니다. 예를 들어, 직원 부서를 조건 중 하나로 선택할 수 있습니다.

조건 - 조건은 레시피 흐름 내에서 체크포인트 역할을 하며 조건이 일치할 때 특정 작업 세트를 실행합니다. 여기서 레시피는 직원 상태가 Workable에서 활성 상태인지 확인합니다. 활성 상태일 경우 워크플로우를 중지합니다. 그렇지 않으면 Freshservice에서 새로운 온보딩 요청을 생성합니다. 다음 조건을 확인하고 편집할 수 있습니다.

• 특정 조건에 대해 확인할 데이터 필드와 값을 설정할 수 있습니다. 사용 가능한 속성 목록에서 데이터 필드를 선택하고 충족해야 하는 값을 설정할 수 있습니다. 예를 들어, '직원 상태가 활성일 경우에만 실행'하도록 조건을 설정할 수 있습니다.

작업 - 레시피는 충족된 조건에 따라 특정 작업 세트를 수행합니다. 위에 언급된 조건에 따라 레시피는 Freshservice에서 온보딩 요청을 생성합니다. 다음 작업 부분을 사용자 정의할 수 있습니다:

• ‘모든 작업’ 탭에 있는 기존 작업 세트에서 원하는 작업을 선택하여 수행할 수 있습니다.
• Workable에서 Freshservice의 해당 필드로 값을 매핑할 수 있습니다.
• 사용 가능한 선택적 필드 세트에서 더 많은 필드를 추가할 수 있습니다 

모든 필요한 변경 사항을 완료한 후, 레시피를 직접 저장하거나 먼저 테스트하여 제대로 작동하는지 확인할 수 있습니다.

실패한 레시피/작업 확인 방법

레시피 아래에서 실패한 작업의 이유를 확인하고 문제를 해결하려면, 아래의 단계를 따르세요:

1. 메인 레시피 페이지에서 특정 레시피의 미리보기 버튼을 클릭합니다.
2. 레시피 창에서 작업 탭으로 이동합니다.
3. 여기에서 특정 레시피 아래에서 실행된 모든 작업 목록을 볼 수 있습니다.
   
4. 상단 패널의 상태 필터를 사용하여 실패한 작업만 확인할 수 있습니다.
   
5. 특정 작업을 클릭하여 작업이 어떻게 실행되었는지에 대한 자세한 정보를 볼 수 있습니다.
6. 실패한 작업을 클릭하면 실패 원인을 파악하는 데 도움이 되는 오류 세부 정보를 볼 수 있습니다.
7. 문제를 검토하고 해결한 후 작업을 다시 제출할 수 있습니다. 

개요 대시보드

개요 탭은 소비한 총 작업 수(이를 기반으로 청구됨)를 이해하는 데 도움을 주며, 주어진 레시피에 대한 성공적인 작업 수와 실패한 작업 수의 통합된 보기를 제공합니다.

위젯 설정

1. 필요한 워크플로우를 활성화한 후, 위젯 설정으로 이동할 수 있습니다. 개요 대시보드 페이지에서 위젯 설정 탭으로 이동할 수 있습니다.

2. 위젯은 기본적으로 꺼져 있습니다. 이 설정을 활성화하려면 Workable 위젯 토글을 켜십시오.

3. 이 설정은 두 가지로 구성됩니다.

    a. 티켓 세부 정보 페이지 내에서 위젯의 가시성을 활성화하는 토글

    b. 위젯에 표시되어야 하는 필드 목록

4. 참고를 위해 오른쪽 패널에 표시된 샘플 이미지를 통해 위젯이 어떻게 표시될지 이해할 수 있습니다.

5. Workable과 Freshservice 간의 데이터 동기화가 시작되면, Freshservice 상담원이 위젯 형식으로 빠르게 접근할 수 있도록 선택된 사용자 필드를 표시할 수 있습니다.

6. 여기서 선택한 필드에 따라, Workable 위젯은 상담원이 빠르게 상황을 파악할 수 있도록 각 티켓에 제공됩니다. 

7. 앱 간에 동기화할 필드를 확인하고 선택한 후, 저장을 클릭할 수 있습니다.

8. 이제 위젯이 활성화되어 Freshservice 티켓 내에서 사용할 수 있습니다.