Freshservice와 Smartsheet 통합

소개

Freshservice와 Smartsheet 간의 통합은 Smartsheet 프로젝트 작업을 Freshservice 티켓과 자동으로 연결하여 가시성을 높이고 효율적인 협업을 제공합니다. 

Freshservice와 Smartsheet 통합의 주요 기능은 관리자에게 다음을 허용합니다:

• 특정 조건에 따라 Freshservice 사건 또는 변경 사항을 Smartsheet 프로젝트와 연결
• 양쪽 시스템에서 연결된 티켓 간의 업데이트 동기화
• 상담원이 Smartsheet 위젯을 통해 티켓과 관련된 프로젝트별 정보를 액세스할 수 있도록 지원

사전 요구 사항

1. 활성화된 Smartsheet 계정이 필요합니다. 이 통합을 활성화하려면 클라이언트 ID와 클라이언트 비밀이 필요합니다.
2. 이 통합을 시작하려면 Freshservice에서 계정 관리자 권한이 필요합니다.

설치 및 구성

1. 설정으로 이동합니다. 검색 창을 사용하여 앱을 검색합니다. 
2. 커넥터 앱을 클릭합니다. 앱 목록에서 Smartsheet 커넥터를 클릭합니다. 
3. ‘설치’ 버튼을 클릭하여 앱을 설치하고 구성 페이지로 이동합니다.
4. 도메인 URL과 API 키를 입력하여 Freshservice 계정을 연결합니다. 다음을 클릭합니다.
   
5. 클라이언트 ID와 클라이언트 비밀을 입력하여 Smartsheet 계정을 연결합니다. 연결을 클릭하고 연결이 성공적으로 설정되면 설치를 클릭합니다.
   

모든 사용 가능한 레시피 목록 확인 방법

설치 후, 설정 > 커넥터 앱으로 이동합니다. 여기에서 설치된 Smartsheet 커넥터 앱을 볼 수 있습니다. 여기에는 두 가지 옵션이 있습니다

a. 앱 구성: 기본 레시피를 편집하고, 개요 대시보드 메트릭을 보고, 위젯 설정을 구성하는 데 사용합니다. 이는 다음 섹션에서 설명됩니다.

b. 설정: 구성 페이지로 돌아가 Smartsheet 또는 Freshservice의 연결을 해제하거나 재인증하려면 이 옵션을 사용하세요.

앱 구성 옵션을 클릭합니다. 개요 및 레시피가 있는 탭으로 이동합니다. 레시피 탭을 클릭하여 모든 사용 가능한 레시피 목록을 확인합니다.

사용 가능한 모든 기본 레시피 목록

Freshservice와 Smartsheet 통합을 위한 모든 기본 레시피 목록은 다음과 같습니다

레시피 미리보기, 편집, 활성화 및 중지 방법 

사용 가능한 레시피를 미리 보고, 편집하고, 활성화하고, 중지할 수 있습니다.

레시피 미리보기: 

보고 싶은 레시피 옆에 있는 미리보기 버튼을 클릭하세요. 레시피 창이 열리며 사전 구성된 트리거, 작업 및 조건과 함께 레시피에 포함된 단계를 볼 수 있습니다.

왼쪽 패널에서 레시피 상태, 실행된 작업, 종속성 및 활동 타임라인을 볼 수 있습니다.

레시피 시작: 

레시피를 활성화하는 방법은 두 가지입니다:

메인 레시피 페이지에서 활성화하려는 레시피에 해당하는 시작 버튼을 클릭하세요

미리보기 버튼을 클릭하세요. 레시피 창 내에서 레시피를 시작할 수 있는 옵션을 볼 수 있습니다.

레시피 편집:

레시피를 편집하려면 아래 단계를 따르세요:

레시피 옆에 있는 미리보기 버튼을 클릭하여 레시피 창을 엽니다.

레시피가 활성화된 경우, 중지 버튼을 클릭하여 레시피를 중지합니다. 이제 레시피 편집 버튼을 클릭하세요.

레시피 중지:

레시피를 중지하는 방법은 두 가지입니다:

메인 레시피 페이지에서 중지하려는 레시피에 해당하는 중지 버튼을 클릭하세요

미리보기 버튼을 클릭하세요. 레시피 창 내에서 레시피를 중지할 수 있는 옵션을 볼 수 있습니다.

레시피 사용자 정의 방법:

각 레시피는 트리거, 작업 및 조건이라는 구성 요소를 가지고 있습니다. 특정 사용 사례에 따라 레시피의 어느 부분이든 클릭하여 사용자 정의할 수 있습니다.

기본 레시피 중 하나를 예로 들어 어떻게 더 사용자 정의할 수 있는지 살펴보겠습니다.

레시피 - Smartsheet 행을 Freshservice 사건으로 동기화 - 생성/업데이트.

트리거 - 트리거는 모든 레시피의 시작점 역할을 합니다. 이 레시피의 경우, 특정 Smartsheet 프로젝트 시트의 새 작업 또는 업데이트된 작업이 트리거입니다. 아래에 언급된 방법으로 트리거를 사용자 정의할 수 있습니다.

• 선택적 필드를 추가하거나 트리거 조건을 추가할 수 있습니다. 예를 들어 - Smartsheet 프로젝트 시트를 선택할 수 있습니다.
• 특정 트리거에 대해 사용 가능한 선택적 필드 목록을 보려면 '선택적 필드 사용 가능' 버튼을 클릭하세요.
• 트리거 조건 아래의 '+' 옵션을 클릭하여 트리거 조건을 추가할 수 있습니다. AND 또는 OR 조건을 설정할지 선택할 수 있습니다.
• 사용 가능한 속성 목록에서 선택하여 트리거 데이터를 설정할 수 있습니다. 예를 들어 - 티켓의 우선순위를 조건 중 하나로 설정할 수 있습니다.

조건 - 조건은 레시피 흐름 내에서 체크포인트 역할을 하며, 조건이 일치할 때 특정 작업 세트를 실행합니다. 여기서 레시피는 Freshservice에 Smartsheet 행 ID가 있는지 확인합니다. 존재하면 사건 티켓을 업데이트합니다. 존재하지 않으면 새 사건 티켓을 생성합니다. 다음 조건을 확인하고 편집할 수 있습니다.

• 특정 조건에 대해 확인할 데이터 필드와 값을 설정할 수 있습니다. 사용 가능한 속성 목록에서 데이터 필드를 선택하고 충족해야 하는 값을 설정할 수 있습니다. 예를 들어 - 'Smartsheet 프로젝트 행의 상태가 진행 중인 경우에만 실행'이라는 조건을 설정할 수 있습니다.

작업 - 레시피는 조건이 충족될 때 특정 작업 세트를 수행합니다. 위에 언급된 조건에 따라 레시피는 Freshservice 내에서 사건 티켓을 생성하거나 업데이트합니다. 작업의 다음 부분을 사용자 정의할 수 있습니다:

• ‘모든 작업’ 탭에 있는 기존 작업 세트 중에서 수행할 작업을 선택할 수 있습니다.
• You can map values from the Smartsheet project rows to the corresponding fields in Freshservice.
• 사용 가능한 선택적 필드 집합에서 더 많은 필드를 추가할 수 있습니다 

모든 필요한 변경을 완료한 후, 레시피를 직접 저장하거나 먼저 테스트하여 제대로 작동하는지 확인할 수 있습니다.

실패한 레시피/작업 확인 방법

레시피 아래에서 실패한 작업의 이유를 확인하고 문제를 해결하려면 아래의 단계를 따르세요:

1. 메인 레시피 페이지에서 특정 레시피의 미리보기 버튼을 클릭합니다.
2. 레시피 창에서 작업 탭으로 이동합니다
3. 여기에서 특정 레시피 아래에서 실행된 모든 작업 목록을 볼 수 있습니다
4. 상단 패널의 상태 필터를 사용하여 실패한 작업만 확인할 수 있습니다
   
5. 특정 작업을 클릭하여 작업이 어떻게 실행되었는지에 대한 추가 세부 정보를 볼 수 있습니다
6. 실패한 작업을 클릭하면 실패 원인을 식별하는 데 도움이 되는 오류 세부 정보를 볼 수 있습니다
7. 문제를 검토하고 수정한 후 작업을 다시 제출할 수 있습니다. 

개요 대시보드

개요 탭은 또한 소비한 총 작업 수를 이해하는 데 도움을 주며(이를 기반으로 앱의 청구가 이루어집니다), 주어진 레시피에 대한 성공적인 작업과 실패한 작업의 수를 통합적으로 볼 수 있도록 도와줍니다.

위젯 설정

1. 필요에 따라 워크플로우를 활성화한 후, 위젯 설정으로 이동할 수 있습니다. 개요 대시보드 페이지에서 위젯 설정 탭으로 이동할 수 있습니다.

2. 위젯은 기본적으로 꺼져 있습니다. 이 설정을 활성화하려면 Smartsheet 위젯 토글을 켜십시오.

3. 이 설정은 두 가지로 나뉩니다

    a. 티켓 세부 정보 페이지 내에서 위젯의 가시성을 활성화하는 토글

    b. 위젯에 표시되어야 하는 필드 목록

4. 오른쪽 패널에 참조용으로 표시된 샘플 이미지를 통해 위젯이 어떻게 표시될지 이해할 수 있습니다.

5. 두 앱 간에 동기화될 수 있는 다음 필드가 제공됩니다. Smartsheet와 Freshservice 간의 데이터가 동기화되기 시작하면, Freshservice 상담원이 위젯 형식으로 빠르게 액세스할 수 있도록 이 사용자 필드 중 선택된 집합을 표시하도록 선택할 수 있습니다.

• 작업 이름
• 기간
• 시작
• 완료
• 선행 작업
• 할당 대상
• 할당 %
• % 완료
• 상태
• 댓글
• 마감일
• 완료
• 제목
• 설명
• 크기
• 우선순위

6. 여기서 선택한 필드를 기반으로, Smartsheet 위젯이 각 티켓에 대해 상담원이 티켓을 처리하는 데 필요한 빠른 컨텍스트를 제공할 수 있도록 사용할 수 있습니다. 

7. 앱 간에 동기화하려는 필드를 확인하고 선택한 후, 저장을 클릭할 수 있습니다.

8. 이제 위젯이 활성화되어 Freshservice 티켓 내에서 사용할 수 있습니다