Freshsales에서 역할을 구성하고 사용자 권한을 관리하는 방법은 무엇인가요?

Freshsales는 관리자에게 제공된 역할에 따라 사용자에게 부여된 권한을 제어하고 조직 내 존재하는 역할을 기반으로 새로운 역할을 생성할 수 있도록 합니다.

이것은 어떻게 작동하나요?

예를 들어 보겠습니다. 

회사가 성장하고 더 많은 사용자를 온보딩할 때, 팀 구성원의 접근을 규제할 필요가 항상 있습니다. 지역 영업 관리자는 리드, 연락처, 계정, 거래 또는 보고서와 같은 기록을 보고 편집할 필요가 있지만, 기록을 삭제할 필요는 없을 수 있습니다.
마찬가지로, 영업 개발 담당자(SDR)는 리드를 보고 편집할 필요가 있지만, 리드를 삭제하거나 리드 보고서를 내보낼 필요는 없을 수 있습니다.  이러한 경우, 관리자는 CRM에서 사용자에게 적절한 권한을 부여하는 역할을 생성할 수 있습니다.  

Freshsales는 제한된 사용자, 사용자, 관리자, 관리자 및 계정 관리자 등 5가지 역할을 제공합니다. 관리자는 이 5가지 역할을 기반으로 권한을 수정하고 조직의 계층 구조에 맞는 맞춤형 역할을 생성할 수 있습니다. 

Freshsales에서 맞춤형 역할을 생성하는 방법은?

맞춤형 역할을 생성하려면,

1. 관리자 설정 > 역할로 이동합니다 

2. 역할 생성 클릭 

3. 역할 이름을 입력하고 복제할 권한을 선택합니다.

4. 기본 범위를 선택합니다:

   • 모든 기록: 상담원이 조직 전반의 데이터를 접근할 수 있도록 허용합니다.

   • 영역만/그룹만: 상담원이 영역별로 데이터를 접근할 수 있도록 허용합니다. 이는 지역, 출처 등으로 정의된 영업 팀에 이상적입니다.
     
     그룹 전용 접근은 지원 상담원에게 이상적입니다. 예를 들어, 그들은 대화가 할당된 그룹의 일원일 경우에만 대화에 비공개 메모를 추가할 수 있습니다.
     
     

   • 소유한 것만: 상담원이 자신이 소유한 기록만 접근할 수 있도록 하며, 다른 사용자의 데이터 접근을 제한합니다.
     
     

5. 계속하려면 다음 을 클릭하세요.
   
   

6. 역할에 대한 관련 권한을 선택하세요. 이제 관리자는 각 작업 권한 내에서 개별 범위를 정의할 수 있습니다.

권한의 다양한 카테고리는 다음과 같습니다:

• 모듈: 관리자가 사용자에 대한 모듈 수준의 권한을 구성할 수 있도록 허용합니다.
  
  

  범위는 사용자가 시스템 내에서 접근할 수 있는 레코드의 하위 집합으로 정의됩니다. 예를 들어, 관리자는 소유한 레코드에 대해서만 편집 권한을 설정할 수 있습니다. 참고: 프로덕션 계정에 적용하기 전에 샌드박스 계정 에서 세부 범위를 구성하는 것을 고려하세요.

관리자는 아래에 언급된 각 작업에 대해 세부 범위를 설정할 수 있습니다:

1. 보기 - 보기 권한에 대한 범위를 선택하세요

2. 편집 - 편집 권한에 대한 범위를 선택하세요

3. 삭제 - 삭제 권한에 대한 범위를 선택하세요

이는 리드, 연락처, 계정 및 거래에 적용됩니다. 또한 생성될 수 있는 사용자 정의 모듈의 권한에 대한 범위도 포함됩니다. 관리자가 편집/삭제 권한을 제거하려면 "편집 불가"/"삭제 불가" 옵션을 선택할 수 있습니다.

참고: 글로벌, 영토 및 제한된 범위는 사용자 정의 모듈에 대해 지원되며 엔터프라이즈 플랜에서 사용할 수 있습니다.

• CPQ 모듈: 제품 및 견적 모듈에 대한 접근을 글로벌/제한된 범위로 제어합니다. 이 범위는 모든 권한(보기, 편집, 모두 편집, 소유한 항목 삭제)에 적용됩니다.
  
  

• 영업 활동: 작업, 회의, 통화 기록 및 사용자 정의 영업 활동과 같은 모든 영업 활동은 이 카테고리에 속합니다. 이러한 모든 활동에 대한 접근은 '관련 접근'으로 설정됩니다. 이는 사용자가 자신의 범위에 속하는 기록의 작업 및 약속만 접근하고 편집할 수 있음을 의미합니다. 

참고: 사용자 정의 영업 활동에 대해 선택된 권한은 구성된 모든 영업 활동 유형에 적용됩니다. 

예를 들어, 귀하의 영업 개발 담당자 는 사용자 정의 영업 활동에 대한 접근이 취소된 상태에서도 작업 및 약속에 접근할 수 있습니다.

• 작업: 여기에는 생성, 가져오기, 할당 및 공유와 같은 모든 기록 관련 작업이 포함됩니다. 특정 모듈에서 기록 검색 권한을 사용하여 사용자가 기록을 검색하지 못하도록 제한할 수 있습니다. 

예를 들어, 웹 애플리케이션에서 연락처 모듈에만 접근할 수 있는 공급업체는 연락처 모듈에서만 기록을 검색하도록 제한될 수 있습니다.

우리의 예시에서, 영업 개발 담당자의 경우, 거래 기록을 가져오고 병합하는 것을 제외한 모든 작업에 대한 접근을 허용할 수 있습니다. 

 접근 보기 권한을 사용하면 사용자가 왼쪽 탐색 바 및 목록 보기에서 특정 모듈만 볼 수 있도록 제한할 수 있습니다. 

예를 들어, '접근 보기'에서 거래 모듈이 꺼져 있는 경우, 거래 모듈은 목록 보기에서 사용자에게 접근할 수 없습니다. 사용자는 계정 세부 정보 페이지로 이동하여 관련 거래를 생성하거나 볼 수 있습니다.

• 할당량 및 예측: 이 카테고리는 할당량 및 예측과 관련된 권한을 포함합니다. 관리자는 사용 가능한 선택 항목을 선택하거나 선택 해제하여 연결된 기능의 범위를 조정할 수 있습니다.

예를 들어, 우리의 시나리오에서 영업 개발 담당자는 팀의 할당량을 보기만 할 수 있고 편집할 수는 없습니다.

• 활동 목표: 모든 판매 목표 관련 권한은 이 카테고리에 속합니다. 관리자는 옵션을 선택/해제하여 판매 목표 관련 기능의 범위를 수정할 수 있습니다.

예를 들어, 영업 개발 담당자의 경우 사용자가 모든 팀 목표를 볼 수 있도록 허용하되, 자신만의 목표를 생성할 수 있는 권한만 부여할 수 있습니다. 마찬가지로 '목표 재계산'에 대한 접근을 비활성화할 수도 있습니다.

• 분석: 보고 및 분석에 대한 모든 권한이 포함됩니다. 관리자는 분석 또는 특정 보고 기능의 범위를 제어할 수 있습니다. 예를 들어, 지원 상담원이 모든 분석 기능에 접근할 수 있도록 허용하되, 보고서를 내보내는 것은 제한할 수 있습니다.
  
  

• 이메일: 이메일 기능과 관련된 모든 권한, 예를 들어 이메일 템플릿 공유, 개별 이메일 및 대량 이메일의 제한 설정 등이 이 카테고리에 속합니다.
  
  모든 공유 템플릿은 템플릿 작성자를 제외한 모든 사용자에게 읽기 전용입니다. 관리자는 공유 범위를 제한할 수 있습니다. 공유 범위에는 다음 옵션이 있습니다.

  1. 모두 - 공개 템플릿은 계정의 모든 사용자/팀/영역과 공유됩니다.

  2. 내 팀 - 사용자는 특정 팀 이름을 선택하여 해당 팀의 모든 사용자와 공유할 수 있습니다. 

  3. 내 영역 - 사용자는 특정 영역 이름을 선택하여 해당 영역의 사용자와 공유할 수 있습니다.

모든 역할에 대해 기본적으로 메일함 연결 권한이 활성화됩니다. 관리자는 이 옵션을 선택 해제하여 사용자가 웹 애플리케이션과 메일함을 동기화하지 않도록 할 수 있습니다. 이 권한이 비활성화되면 이 역할과 연결된 모든 사용자는 웹 애플리케이션에 메일함을 연결할 권한이 없습니다. 사용자의 메일함이 웹 애플리케이션에 연결된 상태에서 권한이 비활성화된 경우, 이미 동기화된 대화는 유지되지만 메일함은 연결이 끊어지고 이메일 연결 탭에는 사용자가 메일함을 연결할 수 없다는 메시지가 표시됩니다.

관리자는 다음에 대한 이메일 제한을 정의할 수 있습니다:

1. 개별 이메일 또는 하루에 전송되는 거래 이메일

2. 하루에 전송되는 대량 이메일

예를 들어, 영업 개발 담당자의 경우 이메일 템플릿 공유를 제외한 모든 작업에 대한 접근을 허용할 수 있습니다. 이 설정은 사용자에게 이메일 템플릿의 공유 옵션을 숨깁니다. 또한 사용자의 대량 및 개별 이메일 제한을 설정할 수 있습니다. 이는 사용자가 웹 애플리케이션에서 보낼 수 있는 이메일 수에 제한을 둡니다.

참고: 관리자는 이메일 사용자 정의 역할에서 체크박스를 선택 해제하여 사용자가 이메일을 보내지 못하도록 제한할 수 있습니다.

• 영업 시퀀스: 영업 시퀀스 페이지에 대한 접근, 시퀀스 생성 및 공유 능력, 영업 시퀀스를 통해 발송되는 이메일의 최대 수 설정 등 영업 시퀀스와 관련된 모든 권한이 이 카테고리에 포함됩니다.

예를 들어, 영업 개발 담당자가 모든 영업 시퀀스를 볼 수 있도록 허용하면서 연락처에 대해서만 영업 시퀀스를 생성할 수 있는 권한을 제한할 수 있습니다. 마찬가지로, 영업 시퀀스의 일환으로 하루에 최대 4000개의 이메일을 발송할 수 있도록 설정할 수 있습니다.

참고: 사용자는 영업 시퀀스 페이지에 접근하기 위해 '보기' 권한이 필요합니다. 영업 시퀀스 '보기' 권한이 없는 사용자도 목록 보기 및 기록의 랜딩 페이지에서 '시퀀스에 추가' 옵션을 선택하여 기존 시퀀스에 연락처를 추가할 수 있습니다.

• SMS: SMS 설정과 관련된 모든 권한이 이 카테고리에 포함됩니다. 관리자는 옵션을 선택/해제하여 개별 및 대량 SMS 발송 권한을 구성할 수 있습니다. 또한 하루에 발송할 수 있는 SMS의 수를 설정할 수 있습니다.

예를 들어, 영업 개발 담당자가 하루에 최대 500개의 개별 SMS와 300개의 대량 SMS를 발송할 수 있도록 허용할 수 있습니다.

• 사용자 설정 권한: 사용자 설정과 관련된 모든 권한이 이 카테고리에 포함됩니다. 관리자는 옵션을 선택/해제하여 데모 요청, 지원 티켓 생성, 모바일 앱 다운로드, 지식 베이스 접근 등 사용자별 기능에 대한 접근을 구성할 수 있습니다.
  
  
  
  

• 관리자 설정 권한: 관리자 설정과 관련된 모든 권한이 이 카테고리에 포함됩니다. 관리자는 옵션을 선택/해제하여 관리자 설정에 대한 접근을 구성할 수 있습니다.

예를 들어, 영업 개발 담당자의 경우 사용자를 관리하거나 데이터를 내보내는 접근을 비활성화하고 워크플로우 및 영업 구역에만 접근할 수 있도록 역할을 제한할 수 있습니다.

참고: 보고서 아래의 모든 권한은 '관리자 설정 접근' 권한에 의존합니다. 이 옵션을 선택 해제하면 사용자의 관리자 설정 기능이 비활성화되고 사용자의 애플리케이션에서 버튼이 숨겨집니다.

개별 필드의 권한을 수정하려면 이 문서를 참조하세요.

사용자를 맞춤 역할에 추가하는 방법

1. 관리자 설정 > 역할 > 역할 관리로 이동합니다.
   

2. 을 클릭합니다. 사용자 할당 오버레이가 표시됩니다.
   

3. 사용자 옆의 체크 박스 를 클릭하여 사용자를 선택합니다.
   

4. 을 클릭합니다. 사용자가 역할에 할당됩니다.

이 기능에 대한 플랜 제한은 무엇인가요?

기존 플랜에서 다운그레이드하면 어떻게 되나요?

기존 플랜에서 다운그레이드를 선택하면 다음과 같은 일이 발생합니다:

- Forest 사용자가 Estate로 다운그레이드하는 경우:

• 모든 기존 역할은 유지됩니다. 

• 각 플랜의 제한 내에 있는 경우를 제외하고는 역할을 추가/편집할 수 없습니다. 즉, Estate의 경우 10개의 신규 역할입니다. 30개의 사용자 정의 역할이 있는 경우, 플랜 제한 내에 있도록 역할을 삭제하지 않는 한 새로운 역할을 추가하거나 기존 역할을 편집할 수 없습니다.

- Forest 사용자가 Garden 이하로 다운그레이드하는 경우:

• 모든 사용자 정의 역할이 비활성화되고 관리자 또는 계정 관리자 역할에 속하지 않는 사용자의 범위가 '제한된 역할'로 재할당됩니다. 

• 모든 기본 역할은 원래 설정으로 복원됩니다.