자동화를 통해 승인 요청이 먼저 요청을 한 사용자의 직속 상사나 팀 리더에게 전송되는 계층 구조를 쉽게 설정할 수 있습니다. 그들이 승인하면 매니저에게 전송됩니다. 부서장은 매니저가 승인한 경우에만 요청을 받게 됩니다.
요청이 어느 단계에서든 거부되면 사용자는 필요한 변경을 하고 모든 상사에게 매번 귀찮게 하지 않고 다시 제출할 수 있습니다.
이 솔루션 문서에서는 워크플로우 자동화를 사용하여 다단계 승인 워크플로우를 생성하는 방법을 살펴보겠습니다.
애플 맥북에 대한 서비스 요청을 받을 때마다 요청자의 승인 관리자와 부서장에게 보내야 하는 시나리오를 가정해 보겠습니다. 두 관리자의 승인을 받은 후에만 서비스 요청이 이행 팀에 전송됩니다.
워크플로우를 생성하려면,
관리자 모듈로 이동하여 워크플로우 자동화 를 클릭합니다. 자동화 및 생산성 아래에 있습니다.
계정에 여러 작업 공간이 있는 경우:글로벌 워크플로우를 수정하려면 관리자 > 글로벌 설정 > 자동화 및 생산성 > 자동화 > 워크플로우 자동화로 이동합니다
작업 공간 수준의 워크플로우를 수정하려면 관리자 > 작업 공간 설정 > {작업 공간 이름} > 자동화 및 생산성 > 자동화 > 워크플로우 자동화로 이동합니다
중요한 참고 사항:
작업 공간 관리자는 작업 공간에 적용 가능한 글로벌 및 로컬 워크플로우 목록을 볼 수 있습니다.
글로벌 워크플로우가 먼저 실행되고, 그 다음에 작업 공간 수준의 워크플로우가 실행되어 작업 공간 수준의 워크플로우가 글로벌 워크플로우보다 우선하도록 합니다.
예를 들어, 글로벌 워크플로우는 주제/설명에 따라 티켓을 올바른 작업 공간으로 라우팅하도록 구성할 수 있습니다.
드롭다운에서 새 자동화기를 클릭하고 티켓을 선택합니다.
이벤트를 서비스 요청이 제기됨으로 설정합니다.
왼쪽 사이드바에서 조건 아이콘을 클릭하고 이벤트 옆에 드래그하여 놓습니다.
조건을 요청된 항목에 애플 맥북 포함으로 설정합니다.
왼쪽 사이드바에서 작업 아이콘을 클릭하고 '애플 맥북 요청됨' 조건 옆에 드래그하여 놓습니다. 작업을 승인 메일을 보고 관리자에게 전송으로 설정합니다.
이제 '승인됨' 분기 옆에 다른 작업을 드래그하여 놓습니다. 이는 보고 관리자가 서비스 요청을 승인하면 워크플로우가 다음 작업을 처리하도록 진행됨을 의미합니다.
다음 작업을 승인 메일을 부서장에게 전송으로 설정합니다. 요구 사항에 따라 추가 승인 단계에 더 많은 작업을 추가할 수 있습니다.
이제 다른 작업을 드래그하여 놓습니다.
작업을 그룹에 할당하고 서비스 요청 이행 팀으로 설정합니다.
부서장이 서비스 요청을 승인하면 장치의 전달을 위해 이행 팀에 할당됩니다.
서비스 요청이 어느 단계에서든 거부될 때 요청자에게 알림을 설정할 수도 있습니다. 이를 위해, 작업의 '거부' 분기에 작업을 드래그하여 놓고 요청자에게 이메일 전송 옵션을 선택합니다. 여기서 이메일의 제목과 내용을 입력하라는 메시지가 표시됩니다.
위의 단계는 Freshservice에서 계층적 승인 프로세스를 설정하는 것이 얼마나 쉬운지를 보여줍니다. 유사한 접근 방식을 사용하여 변경 사항에 대한 승인 워크플로우를 생성할 수 있습니다.
자동화 규칙이 워크플로우 자동화기로 마이그레이션된 경우, 여기에서 설명한 대로 계층적 승인은 여전히 워크플로우 자동화기를 통해 작동합니다. 위의 방법은 승인을 설정하는 향상되고 간단한 방법입니다
자주 묻는 질문:
1. 여러 사람이 관여하지만 첫 번째 승인자가 최종 승인으로 간주되는 워크플로우를 설정할 수 있는 방법이 있나요?
기본적으로 관리자 > 워크플로우 자동화 > 작업 노드에서 승인을 구성할 때 "모두가 승인해야 함"이 설정됩니다. 특정 사용 사례에 따라 "승인할 사람" 필드를 사용자 정의할 수 있습니다.
