워크플로우는 비즈니스 프로세스에서 특정 작업을 자동화하여 팀의 생산성을 높이는 데 도움을 줍니다.
다음은 Freshsales 워크플로우에서 사용할 수 있는 다양한 작업을 기반으로 한 일반적인 시나리오입니다.
A. 작업: 필드 속성 업데이트
시나리오 1: 고객을 잠재 고객으로 분류하는 워크플로우 생성
연락처를 잠재 고객과 고객으로 분류하려면 워크플로우를 사용하여 자동으로 수행할 수 있습니다. 거래가 생성되고 열려 있는 상태일 때 연락처 상태를 '잠재 고객'으로 표시하고, 거래가 완료되면 연락처 상태를 '고객'으로 변경할 수 있습니다.
이를 구성하는 방법은 다음과 같습니다.
이를 위해 두 개의 워크플로우가 필요합니다.
워크플로우 1: 연락처 상태를 '잠재 고객'으로 업데이트
레코드 유형: 거래
워크플로우 실행 시점: 레코드가 생성될 때
레코드에 대한 작업 수행: 한 번
조건: 거래 단계가 열려 있음
작업: 모든 관련 연락처 업데이트 - 연락처 상태 = '잠재 고객'
워크플로우 2: 연락처 상태를 '고객'으로 업데이트
레코드 유형: 거래
워크플로우 실행 시점: 레코드가 생성되거나 업데이트될 때 한 번
레코드에 대한 작업 수행: 한 번
조건: 거래 단계가 완료됨
작업: 모든 관련 연락처 업데이트 - 연락처 상태 = '고객'
시나리오 2: 리드가 연락되었을 때 리드 단계를 업데이트하는 워크플로우 생성
리드가 이메일로 응답할 때 리드 단계를 '응답됨'으로 업데이트하고 싶다면, 사용자가 관심 있는 리드를 필터링하고 더 많은 거래를 성사시킬 수 있습니다.
레코드 유형: 리드
워크플로우 실행 시점: 레코드가 생성되거나 업데이트될 때 한 번
레코드에 대한 작업 수행: 한 번
조건: 리드 단계가 새로움, 또는 연락 시도됨, 마지막 연락 모드가 '응답됨'
작업: 리드 속성 업데이트 - 리드 단계 = '응답됨'
시나리오 3 - 리드가 이메일로 생성될 때 리드 단계를 업데이트하는 워크플로우 생성
리드가 이메일로 생성될 때, 이미 연락이 이루어졌습니다. 따라서 단계는 '연락됨'에서 시작하는 것이 합리적입니다. 여기서 소스 필드를 사용할 수 있습니다. 리드가 이메일로 생성될 때, 소스는 자동으로 이메일로 설정됩니다.
레코드 유형: 리드
워크플로우 실행 시점: 레코드가 생성될 때
레코드에 대한 작업 수행: 한 번
조건: 소스가 이메일임
작업: 리드 속성 업데이트 - 리드 단계 = '응답됨'
시나리오 4 - 모든 미할당 리드를 영업 운영 담당자에게 할당하는 워크플로우 생성
모든 리드는 영업 담당자에게 지역을 통해 할당되지만, 리드가 미할당 상태로 남아 있는 경우가 있을 수 있습니다. 이러한 중요한 리드는 놓칠 수 있습니다. 리드를 영업 운영 담당자에게 할당하여 적절히 리드를 할당할 수 있도록 할 수 있습니다.
레코드 유형: 리드
워크플로우 실행 시점: 매주 월요일 오전 9시
조건: 리드 소유자가 비어 있음
레코드에 대한 작업 수행: 여러 번
작업: 리드 속성 업데이트 - 리드 소유자 = 영업 운영 사용자
시나리오 5 - 연락처 국가가 변경될 때 계정 국가 업데이트
한 필드에 대한 업데이트를 다른 필드에 적용할 수 있습니다. 예를 들어 연락처 국가를 업데이트하는 경우, 해당 값을 사용하여 계정 국가도 업데이트할 수 있습니다. 연락처의 국가 필드를 참조 필드로 사용하여 계정 필드를 업데이트할 수 있습니다. 따라서 특정 레코드에 대한 워크플로우가 트리거될 때마다 계정의 국가 필드가 연락처의 국가 필드로 업데이트됩니다.
워크플로우 설정 방법:
레코드 유형: 연락처
워크플로우 실행 시점: 레코드가 생성되거나 업데이트될 때마다
레코드에 대한 작업 수행: 동일한 레코드에 대해 반복적으로 실행됨.
조건: 국가가 변경됨
작업: 연락처 국가로 계정 국가 업데이트
시나리오 6: 기준에 따라 리드 자격 자동화
워크플로우를 사용하여 리드 품질과 같은 기준에 따라 리드 자격을 자동화할 수 있습니다. 리드 품질을 사용하여 핫 리드를 연락처로 전환하는 워크플로우를 트리거할 수 있습니다.
워크플로우 설정 방법:
레코드 유형: 리드
워크플로우 실행 시점: 레코드가 생성되거나 업데이트될 때마다
레코드에 대한 작업 수행: 각 레코드에 대해 한 번.
조건: 리드 품질이 핫 (리드 점수: 71-99)
작업: 리드 전환
B. 작업: 작업 생성
시나리오 1 - 영업 담당자가 3일 이상 고객 이메일에 응답하지 않은 경우 후속 조치를 추가하는 워크플로우 생성
영업 담당자는 활동이 며칠 이상 지속될 때 리드에 대한 후속 조치를 잊어버릴 수 있으므로, 리드에 3일 이내에 응답하지 않은 경우 후속 조치를 상기시키는 것이 좋습니다.
레코드 유형: 리드
워크플로우 실행 시점: 매일 오전 9시
레코드에 대한 작업 수행: 여러 번
조건: 마지막 연락 모드 = 수신 이메일 및 마지막 연락 시간이 3일 이상 전
작업: 작업 생성
시나리오 2: 약속 준비를 위한 리드 소유자에게 후속 조치 생성
다가오는 약속을 준비하기 위해 소유자에게 작업을 생성하려면, 약속 하루 전에 후속 알림을 트리거하는 워크플로우를 생성할 수 있습니다.
워크플로우 설정 방법:
레코드 유형: 약속
워크플로우 실행 시점: 레코드가 생성되거나 업데이트될 때마다
레코드에 대한 작업 수행: 동일한 레코드에 대해 반복적으로 실행됨.
조건:
1) 약속 속성 시작 날짜가 1일 이내
작업: (i) 약속 준비를 위한 후속 작업 생성
C. 작업: 이메일 발송
시나리오 1 : 구독 갱신 날짜가 다가올 때 거래의 관련 연락처에게 자동 이메일 알림을 보내는 워크플로우 생성
영업 담당자는 일반적으로 새로운 비즈니스를 얻는 데 집중합니다. 기존 비즈니스에 대한 후속 조치를 취하는 것이 어려워집니다. 따라서 관련 연락처에게 구독 갱신을 위한 자동 이메일 알림을 보낼 수 있습니다.
레코드 유형: 거래
워크플로우 실행 시점: 매일 오후 12시
레코드에 대한 작업 수행: 한 번
조건: 거래 갱신 날짜가 15일 이내
작업: 관련 연락처에게 이메일 발송
시나리오 2: 데모 작업이 연체된 경우 리드 소유자에게 후속 이메일 발송
리드 소유자에게 연체된 데모에 대해 상기시키기 위해, 마감일이 하루 이내일 때 후속 알림을 트리거하는 워크플로우를 생성합니다.
워크플로우 설정 방법:
레코드 유형: 작업
워크플로우 실행 시점: 레코드가 생성되거나 업데이트될 때마다
레코드에 대한 작업 수행: 동일한 레코드에 대해 반복적으로 실행됨.
조건:
1) 작업 속성 제목이 데모임
(AND)
2) 작업 속성이 리드와 관련됨
(AND)
3) 작업 속성 마감일이 0일 이내
작업: (i) 소유자에게 이메일 발송
시나리오 3: 매년 연락처에게 생일 축하 메시지 발송
연락처에게 생일 축하 메시지를 보내고 싶다면, 워크플로우를 사용하여 자동화할 수 있습니다. 연락처의 생일 날짜에 이메일을 트리거하고 이메일이 발송된 후 날짜를 다음 해로 업데이트하는 워크플로우를 생성할 수 있습니다. 이것은 생일 필드를 1년 후로 업데이트하여 수행할 수 있습니다.
워크플로우 설정 방법:
레코드 유형: 연락처
워크플로우 실행 시점: 레코드가 생성되거나 업데이트될 때마다
레코드에 대한 작업 수행: 동일한 레코드에 대해 반복적으로 실행됨.
조건: 생일이 0일 이내
작업: (i) 생일 이메일 발송
(ii) 생일 상대 값 1년 후로 업데이트
워크플로우를 고려한 중요한 필드 동작
소스 - 소스 필드는 리드 생성의 출처를 저장합니다. 이 필드는 채널에 따라 자동으로 업데이트됩니다. 예를 들어, 리드가 이메일로 생성되면 소스는 자동으로 이메일로 업데이트됩니다. 소스를 기반으로 여러 워크플로우 작업을 실행할 수 있습니다.
마지막 연락 모드 및 마지막 연락 시간 - 마지막 연락 모드 및 시간은 리드에 연락하기 위해 수행된 활동을 저장합니다. 이러한 활동은 일부 작업을 수행하기 위한 일반적인 트리거가 될 수 있습니다.
