워크플로우를 어떻게 구성하나요?

Freshsales의 워크플로우를 사용하면 이벤트 트리거가 발생하자마자 또는 특정 날짜/시간에 작업을 자동화할 수 있습니다. 필드 속성을 자동으로 업데이트하고, 이메일 알림을 보내고, 후속 작업을 생성하며, 웹훅을 통해 타사 앱에 알림을 보낼 수 있습니다.

워크플로우를 구성하는 방법은 다음과 같습니다:

1.  관리 설정 >  워크플로우 관리로 이동합니다. 여기서 워크플로우를 구성할 수 있는 페이지가 열립니다. 워크플로우를 새로 만들거나 이 페이지의 워크플로우 템플릿 중에서 선택할 수 있습니다. 

2. 을 클릭합니다. 그러면 처음부터 워크플로우를 구성할 수 있는 페이지가 열립니다.

다음 모듈 중 하나를 선택할 수 있습니다:

1. 리드

2. 연락처

3. 계정

4. 거래

5. 작업

6. 회의

7. 통화 기록

4. 워크플로우를 구성하는 것은 세 가지 구성 요소를 설정하는 것으로 이루어집니다:

1. 트리거

2. 조건

3. 작업
   

• 트리거:
  트리거는 레코드에 대해 워크플로우가 활성화되는 빈도를 정의합니다. 레코드가 생성되거나 업데이트될 때 실행되는 트리거 또는 매월, 매주, 매년 주기적으로 실행되는 트리거 중에서 선택할 수 있습니다. 마찬가지로, 레코드에 대해 워크플로우를 한 번만 실행하거나 반복적으로 실행하도록 선택할 수도 있습니다. 다음은 제공되는 트리거입니다:
  

• 레코드 작업 기반 (사용 가능: Growth 플랜 이상)

  • 레코드가 생성될 때: 워크플로우는 레코드가 생성될 때만 실행됩니다.

  • 레코드가 생성되거나 업데이트될 때: 워크플로우는 레코드가 생성되거나 업데이트될 때마다 조건 섹션의 필드를 수정하기 위해 실행됩니다.
    
    

• 날짜 및 시간 기반 (사용 가능: Pro 플랜 이상)

  • 매일: 워크플로우는 모든 레코드에 대해 지정된 시간에 매일 실행됩니다.

  • 매주: 워크플로우는 모든 레코드에 대해 지정된 요일과 시간에 매주 실행됩니다.

  • 매월: 워크플로우는 모든 레코드에 대해 지정된 요일과 시간에 매주 실행됩니다

비즈니스 요구 사항에 따라 특정 레코드에 대한 워크플로우의 반복 주기를 선택하세요. 두 가지 옵션 중 하나를 선택할 수 있습니다:

• 각 레코드에 대해 한 번: 이 옵션은 리드의 필드에 대해 업데이트가 한 번만 필요할 때 가장 적합합니다. 첫 번째 업데이트 후, 이 워크플로우는 트리거 조건이 다시 충족되더라도 리드에 대해 다시 실행되지 않습니다.
  
  예를 들어- 첫 번째 접촉 지점이 이메일이나 전화로 설정된 경우, 리드 단계(Lead Stage)를 '연락됨(Contacted)'으로 변경할 수 있습니다. 여기서 리드 단계는 리드의 전체 수명 주기 동안 한 번만 변경되어야 합니다. 따라서 '각 레코드에 대해 한 번'이 사용됩니다.
  
  

• 동일한 레코드에 대해 반복적으로: 이 옵션은 필드 업데이트가 트리거 조건이 충족될 때마다 여러 번 필요할 때 더 적합합니다.
  
  예를 들어- 리드로부터 이메일을 받을 때마다 영업 담당자에게 후속 작업을 생성하는 것이 가장 좋습니다. 반복 트리거를 사용하면 리드로부터 이메일을 받을 때마다 워크플로우가 트리거됩니다. 따라서 '동일한 레코드에 대해 반복적으로'가 사용됩니다.
  
  

• 조건:
  조건을 사용하여 워크플로우가 실행되어야 하는 시나리오를 정의합니다.
  AND/OR 블록을 중첩된 조건과 함께 구성하여 다양한 조건 조합을 만듭니다.
  
  워크플로우가 실행되기 위해 몇 가지 조건이 충족되어야 하는지 또는 모든 조건이 충족되어야 하는지를 정의하기 위해 Any 또는 All 토글을 사용하세요.
  
  우리의 예시에서는 산업, 국가, 비즈니스 크기와 같은 조건을 선택하여 워크플로우를 실행합니다. 또한 조건 그룹을 사용하여 더 구체적인 워크플로우를 만들 수 있습니다.
  
  작업이 수행되는 레코드를 필터링하기 위한 조건을 나열합니다. Freshsales는 단일 그룹 또는 여러 그룹에 10개의 조건을 추가할 수 있습니다.

조건 그룹

Freshsales는 워크플로우의 목표 실행을 가능하게 하기 위해 여러 조건 블록을 생성할 수 있도록 합니다.

• 모두 또는 일부: 조건을 블록으로 그룹화하고 워크플로우가 조건 중 일부가 충족되었는지 또는 모두 충족되었는지를 확인하도록 선택할 수 있습니다. 모두 또는 일부로 설정하려면 토글을 사용하세요.
  
  

• AND/OR: 조건 그룹 간에 AND/OR을 선택하여 모든 조건 그룹이 충족될 때만 워크플로우가 트리거되도록 할지, 아니면 하나의 조건 그룹만 충족되어도 트리거되도록 할지를 결정합니다.
  
  

  참고: 모든 조건 그룹 사이에 AND 또는 OR 연산자 중 하나만 추가할 수 있습니다. 두 가지를 동시에 사용할 수 없습니다. 즉, 하나의 조건 그룹 사이에 AND를 선택하면 이후의 모든 조건 그룹에도 AND만 사용할 수 있습니다.

  
  
  

• 작업: 마지막으로, 워크플로우 조건이 충족되었을 때 실행되어야 할 작업을 구성합니다. 수행할 작업의 배열에서 선택하여 작업을 생성하고, 이메일/SMS, 알림 등을 보내고, 반복적인 수작업을 자동화합니다. 조건에 따라 거래를 자동으로 생성하도록 워크플로우를 구성할 수도 있습니다.
  
  기록에 수행할 자동화된 작업을 나열합니다. 워크플로우에 최대 5개의 작업을 추가할 수 있습니다. 제공되는 작업은 다음과 같습니다:

  • 기록 업데이트 

  • 주 계정 업데이트

  • 모든 관련 거래 업데이트

  • 모든 관련 계정 업데이트

  • 웹훅 트리거

  • 영업 소유자에게 이메일 보내기

  • 리드에게 이메일 보내기

  • 작업 추가

  • 거래 추가

  • 소유자에게 SMS 보내기

  • 모든 관련 리드에게 SMS 보내기

  • 모든 관련 리드에게 이메일 보내기

  • 태그 추가

  • 태그 제거

  • 연락처/계정/거래 팀 추가

  • 목록에 추가 

  • 목록에서 제거

  • 모든 참석자에게 이메일 보내기 ('약속'이 선택된 경우에 적용)
    
    

Freshsales 워크플로우에서 지원하는 작업

*기록 업데이트
워크플로우를 사용하여 기록을 업데이트할 때 4가지 옵션 중 하나를 선택할 수 있습니다. 예를 들어, 리드의 계약 갱신 날짜를 변경하고 싶다고 가정해 보겠습니다. 기록 업데이트를 선택하고 계약 갱신 날짜 필드를 선택하면 다음 네 가지 방법 중 하나로 업데이트할 수 있습니다:

• 고정 값: 고정 값 또는 사용 가능한 값 중에서 선택합니다. 예를 들어, 모든 해당 필드의 계약 갱신 날짜를 특정 날짜인 2023년 3월 31일로 업데이트하도록 구성합니다.
  
  
  

• 참조 값: 필드를 다른 필드의 값과 매핑할 수 있습니다. 예를 들어, 계약 만료 날짜를 체험/구독 만료 날짜를 기준으로 업데이트하려면 계약 갱신 날짜 필드를 구독 만료 날짜 필드에 매핑할 수 있습니다.
  
  
  

• 상대 값: 기존 필드 값을 참조하여 필드를 값으로 업데이트합니다.
  
  예를 들어, 계약 갱신 날짜를 참조로 사용하여 날짜 필드를 일주일 또는 한 달 단위로 업데이트합니다.
  
  
  

• 값 추가 또는 빼기: 기존 필드 값을 참조하여 필드를 값으로 업데이트하고 수치적으로 업데이트합니다.
  
  예를 들어, 계약 갱신 날짜를 참조로 사용하여 날짜 필드를 15일 단위로 업데이트할 수 있습니다.
  

워크플로우 실행 순서

워크플로우가 실행되면 작업이 즉시 수행됩니다. 

여러 워크플로우가 동일한 시점에 트리거되면, 이들은 목록에 있는 순서대로 실행됩니다. 상단의 워크플로우가 먼저 실행되고, 가장 하단의 워크플로우가 마지막에 실행됩니다. 

목록 보기에서 워크플로우의 순서를 변경하여 실행 순서를 조정할 수 있습니다. 워크플로우가 무한 루프에 빠지지 않도록, 트리거된 워크플로우의 순서는 상단에서 하단으로 멈춥니다. 즉, 마지막 워크플로우는 첫 번째 워크플로우를 다시 트리거하지 않습니다.

제한 사항: 사용 중인 플랜에 따라 최대 워크플로우 수가 다릅니다.