워크플로우를 사용하여 이메일 자동 발송하는 방법

후속 이메일, 데모/웨비나 초대 이메일, 내부 알림 이메일 등과 같은 필수 이메일을 자동화하면 전체 생산성을 높이고 시간을 절약할 수 있습니다. 워크플로우를 통해 이제 다음을 수행할 수 있습니다.

• 연락처에 이메일 보내기 (외부 커뮤니케이션)
• 소유자에게 이메일 보내기 (팀 내)

이메일 자동화는 거래 성사와 수익 손실의 차이를 만드는 여러 시나리오가 있습니다. 다음은 이러한 시나리오 중 하나에 대해 워크플로우를 사용하는 방법을 살펴보겠습니다.

A. 연락처에 이메일 보내기

시나리오: 웹사이트 가입을 통해 생성된 모든 신규 잠재 고객에게 환영 이메일을 보냅니다.

1. 관리자로 로그인 > 관리자 설정 > 워크플로우 > 새 워크플로우.
2. 다음을 추가합니다.
   • 이름: 신규 연락처에 환영 이메일 보내기
   • 설명: 웹사이트에서 온 모든 신규 연락처에 환영 이메일을 보냅니다.
3. 레코드 유형 선택: 연락처.
4. 워크플로우 구성:
   • 실행 트리거: 레코드 생성 시
   • 조건:
     • 연락처 속성 > 연락처 단계 > 포함 > 신규
     • (AND)
     • 연락처 속성 > 영업 구역 > 포함되지 않음 > 미할당
5. 드롭다운에서 작업 선택. 작업: 연락처에 이메일 보내기
6. 나타나는 오버레이에서, 이미 저장된 환영 이메일 템플릿을 선택하거나 새로 만들 수 있습니다.
7. 발신 및 수신 주소 선택. 기본적으로 레코드 소유자로 미리 채워져 있습니다. 이메일을 계정의 영업 이메일 주소나 다른 사용자의 이메일에서 보내거나 받을 수 있습니다. Cc 및 Bcc 주소도 추가할 수 있습니다.
8. 이메일 열람, 클릭 및 회신을 추적하려면 이메일 추적 확인란을 선택하십시오.
9. 연락처 스팸 방지를 위해 구독 취소 링크 포함 옵션을 선택하십시오.
10. 저장 버튼을 클릭하십시오.
11. 워크플로우를 즉시 저장 및 시작하거나 지금 저장하고 나중에 활성화할 수 있습니다.

참고: 이메일은 소유자에게 할당된 연락처에만 발송됩니다. 이 기준을 충족하려면 다음 조건을 추가하십시오: 연락처 속성 > 영업 구역 > 포함되지 않음 > 미할당

B. 소유자에게 이메일 보내기

시나리오: 특정 단계에서 오랫동안 멈춰 있는 거래에 대해 영업 담당자에게 알림 이메일을 보냅니다.

1. 관리자로 로그인 > 관리자 설정 > 워크플로우 > 새 워크플로우.
2. 다음을 추가합니다.
   • 이름: 영업 담당자에게 알림 이메일 보내기
   • 설명: 거래가 오랫동안(일주일 이상) 방치된 경우 알림 이메일을 보냅니다.
3. 레코드 유형 선택: 거래.
4. 워크플로우 구성:
   • 실행 트리거: 레코드 생성 또는 업데이트 시 여러 번
   • 조건: 거래 속성 > 일수 > 초과 > 7
5. 드롭다운에서 작업 선택. 작업: 소유자에게 이메일 보내기
6. 나타나는 오버레이에서, 이미 저장된 거래 후속 이메일 템플릿을 선택하거나 새로 만들 수 있습니다.
7. 계정의 영업 이메일 주소나 다른 영업 담당자의 이메일을 Cc 및 Bcc로 선택할 수 있습니다.
8. 저장 버튼을 클릭하십시오.
9. 워크플로우를 즉시 저장 및 시작하거나 지금 저장하고 나중에 활성화할 수 있습니다.

이제 파이프라인의 어느 단계에서든 거래가 일주일 이상 방치될 때마다 영업 담당자가 알림을 받아 제때 조치를 취할 수 있습니다.

자주 묻는 질문

Freshsales SMTP를 통해 하루에 몇 개의 이메일을 보낼 수 있습니까?

이 제한은 플랜에 따라 다르며 Freshsales SMTP를 통해 발송된 이메일에만 적용됩니다.

• 활성 사용자 수에 따라 다름
• 일일 제한 = [ ] * 활성 사용자 수

플랜

• 체험판
• Sprout
• Blossom
• Garden
• Estate
• Forest

이메일 수

• 100
• N/A
• N/A
• 500
• 1000
• 2000

사용자 정의 SMTP를 통해 이메일을 보내면 어떻게 되나요?

일반 이메일 설정을 구성할 때 사용자 정의 SMTP를 선택한 경우 위의 제한은 적용되지 않습니다. 주의할 점은,

• 사용자 정의 SMTP를 구성하지 않은 경우 기본적으로 Freshsales SMTP가 사용되어 이메일이 발송됩니다.
• 계정의 영업 이메일 주소(회사 전체가 사용하는 공용 이메일)에서 이메일이 발송되는 경우 Freshsales SMTP가 사용됩니다.

Freshsales SMTP에서 사용자 정의 SMTP로 또는 그 반대로 전환하는 방법은?

연결된 메일박스의 사용자 정의 SMTP에서 Freshsales 또는 그 반대로 전환하려면 오른쪽 상단의 프로필 아이콘을 클릭 > 이메일 연결을 클릭하십시오. 연결된 이메일 아래에서 "이메일 서버 변경"이라는 버튼을 찾을 수 있습니다. 원하는 SMTP를 선택하고 저장을 클릭하여 선택한 SMTP 서버에서 이메일을 보내기 시작하십시오.

워크플로우를 사용하여 여러 작업을 구성하는 방법은?

레코드에 대한 일련의 단계를 실행할 계획이라면 대신 판매 시퀀스를 사용할 수 있습니다. 구성 방법에 대한 자세한 내용은 여기를 클릭하십시오.

CRM의 사용자 또는 연락처가 아닌 사람에게 워크플로우를 통해 이메일을 보내는 방법은?

워크플로우에서 이메일은 CRM 시스템의 연락처로만 발송될 수 있습니다. 사용자는 Cc 또는 Bcc로 추가할 수 있습니다. 외부 연락처에 이메일을 보내려면 마케팅 여정을 사용하여 내부 알림을 다른 5명의 사용자에게 보낼 수 있습니다.

워크플로우에서 이메일이 발송되지 않을 때 어떻게 해야 하나요?

워크플로우가 이메일을 보내지 못하면 메일박스가 연결되어 있는지 확인하십시오. 연결되어 있다면 관리자 설정으로 이동하십시오.