워크플로우의 일반적인 사용 사례

필드 속성 업데이트

시나리오 1: 고객을 잠재 고객으로 세분화하는 워크플로우 생성

연락처를 잠재 고객으로 세분화하려면 워크플로우를 사용하여 자동으로 수행할 수 있습니다. 거래가 생성되고 열린 상태일 때 연락처 상태를 '잠재 고객'으로 표시하고, 거래가 성사되면 상태를 '고객'으로 변경할 수 있습니다.

이를 위해 두 개의 워크플로우가 필요합니다.

워크플로우 1: 라이프사이클 단계를 리드로 업데이트하고 상태를 새로 설정

• 워크플로우 적용 대상: 거래
• 이 워크플로우를 언제 실행하시겠습니까: 기록이 생성될 때
• 실행: 한 번
• 워크플로우 작업을 트리거할 조건: 거래 단계가 '새로'일 때
• 수행할 작업: 관련된 모든 연락처 업데이트: 라이프사이클 단계 = 리드, 상태 = 새로

워크플로우 2: 연락처 라이프사이클 단계를 '고객'으로 업데이트하고 상태를 '성공'으로 설정

• 워크플로우 적용 대상: 거래
• 이 워크플로우를 언제 실행하시겠습니까: 기록이 생성되거나 업데이트될 때
• 실행: 한 번
• 워크플로우 작업을 트리거할 조건: 거래 단계가 '성공'일 때
• 수행할 작업: 관련된 모든 연락처 업데이트: 라이프사이클 단계 = '고객', 상태 = '성공'

시나리오 2: 연락처가 연락되었을 때 상태를 업데이트하는 워크플로우 생성

연락처가 이메일을 통해 회신할 때 연락처 단계를 '응답됨'으로 업데이트하고 싶다면, 이를 통해 관심 있는 연락처를 필터링하고 더 많은 거래를 성사시킬 수 있습니다.

• 워크플로우 적용 대상: 연락처
• 이 워크플로우를 언제 실행하시겠습니까: 기록이 생성되거나 업데이트될 때
• 실행: 한 번
• 워크플로우 작업을 트리거할 조건: 상태가 '새로', '연락됨'이고 마지막 연락 모드가 '회신됨' 또는 '열렸지만 회신 없음'
• 수행할 작업: 연락처 속성 업데이트: 상태 = '응답됨'

시나리오 3: 이메일을 통해 생성된 연락처의 단계 업데이트 워크플로우 생성

이메일을 통해 연락처가 생성되면 이미 연락처가 설정된 상태입니다. 따라서 상태를 '연락됨'으로 시작하는 것이 합리적입니다. 여기서 소스 필드를 사용할 수 있습니다. 이메일을 통해 연락처가 생성되면 상태가 자동으로 '연락됨'으로 설정됩니다.

• 워크플로우 적용 대상: 연락처
• 이 워크플로우를 언제 실행하시겠습니까: 기록이 생성될 때
• 실행: 한 번
• 워크플로우 작업을 트리거할 조건: 소스가 이메일일 때
• 수행할 작업: 연락처 속성 업데이트: 상태 = '연락됨'

시나리오 4: 모든 미할당 연락처를 영업 운영팀에 할당하는 워크플로우 생성

모든 연락처는 지역을 사용하여 해당 영업 담당자에게 할당되지만, 미할당된 연락처가 있을 수 있습니다. 이러한 연락처는 중요한 연락처일 수 있으며, 이를 영업 운영 담당자에게 할당하여 적절히 처리할 수 있도록 할 수 있습니다.

• 워크플로우 적용 대상: 연락처
• 이 워크플로우를 언제 실행하시겠습니까: 매주 월요일 오전 9시에
• 실행: 여러 번
• 워크플로우 작업을 트리거할 조건: 영업 담당자가 비어 있을 때
• 수행할 작업: 연락처 속성 업데이트: 영업 담당자 = 사용자 또는 영업 담당자 이름 선택

시나리오 5: 연락처 국가가 변경될 때 계정 국가 업데이트

한 필드의 업데이트를 다른 필드에 적용할 수 있습니다. 예를 들어, 연락처 국가를 업데이트하면 해당 값을 사용하여 계정 국가도 업데이트할 수 있습니다. 이는 연락처의 국가 필드를 참조 필드로 사용하여 계정 필드를 업데이트함으로써 가능합니다. 따라서 특정 기록에 대해 워크플로우가 트리거될 때마다 계정의 국가 필드는 연락처의 국가 필드로 업데이트됩니다.

• 워크플로우 적용 대상: 연락처
• 이 워크플로우를 언제 실행하시겠습니까: 기록이 생성되거나 업데이트될 때
• 실행: 동일한 기록에 대해 반복적으로
• 워크플로우 작업을 트리거할 조건: 국가가 변경될 때
• 수행할 작업: 계정의 기본 국가를 연락처 국가로 업데이트

작업 생성

시나리오 1: 영업 담당자가 3일 이상 고객 이메일에 응답하지 않았을 경우 후속 조치를 추가하는 워크플로우 생성

영업 담당자는 활동이 며칠 이상일 때 연락처에 대한 후속 조치를 잊어버릴 수 있으므로, 3일 이내에 연락처에 응답하지 않았을 경우 후속 조치를 상기시키는 것이 좋습니다.

• 워크플로우 적용 대상: 연락처
• 이 워크플로우를 언제 실행하시겠습니까: 매일 오전 9시에
• 실행: 동일한 기록에 대해 반복적으로
• 워크플로우 작업을 트리거할 조건: 마지막 연락 모드 = 수신 이메일, 마지막 연락 시간이 3일 전보다 클 때
• 수행할 작업: 작업 생성

시나리오 2: 약속 준비를 위한 연락처 소유자에게 후속 조치를 생성

다가오는 약속을 준비하기 위해 소유자에게 작업을 생성하려면, 약속 하루 전에 후속 알림을 트리거하는 워크플로우를 생성할 수 있습니다.

• 워크플로우 적용 대상: 약속
• 이 워크플로우를 언제 실행하시겠습니까: 기록이 생성되거나 업데이트될 때
• 실행: 동일한 기록에 대해 반복적으로
• 워크플로우 작업을 트리거할 조건: 약속 속성 시작 날짜가 1일 이내일 때
• 수행할 작업: 약속 준비를 위한 후속 작업 생성

이메일 발송

시나리오 1: 구독 갱신 날짜가 다가올 때 거래의 관련 연락처에 자동 이메일 알림 발송

영업 담당자는 일반적으로 신규 비즈니스에 집중합니다. 기존 비즈니스에 대한 후속 조치는 어려울 수 있습니다. 따라서 관련된 연락처에 구독 갱신을 위한 자동 이메일 알림을 보낼 수 있습니다.

• 워크플로우 적용 대상: 거래
• 이 워크플로우를 언제 실행하시겠습니까: 매일 오후 12시에
• 실행: 한 번
• 워크플로우 작업을 트리거할 조건: 거래 갱신 날짜가 15일 이내일 때
• 수행할 작업: 관련 연락처에 이메일 발송

시나리오 2: 데모 작업이 연체되었을 때 연락처 소유자에게 후속 이메일 발송

연체된 데모에 대해 연락처 소유자에게 상기시키기 위해, 마감일이 하루 이내일 때 후속 알림을 트리거하는 워크플로우를 생성할 수 있습니다.

• 워크플로우 적용 대상: 작업
• 이 워크플로우를 언제 실행하시겠습니까: 기록이 생성되거나 업데이트될 때
• 실행: 동일한 기록에 대해 반복적으로
• 워크플로우 작업을 트리거할 조건: 작업 속성 제목이 데모일 때 (AND) 작업 속성이 연락처와 관련될 때 (AND) 작업 속성 마감일이 0일일 때
• 수행할 작업: 영업 소유자에게 이메일 발송

시나리오 3: 매년 연락처에 생일 축하 이메일 발송

연락처에 생일 축하 이메일을 보내고 싶다면, 워크플로우를 사용하여 자동화할 수 있습니다. 연락처의 생일 날짜에 이메일을 트리거하고 이메일 발송 후 날짜를 다음 해로 업데이트하는 워크플로우를 생성할 수 있습니다. 이는 생일 필드를 1년씩 업데이트하여 수행할 수 있습니다.

• 워크플로우 적용 대상: 연락처
• 이 워크플로우를 언제 실행하시겠습니까: 기록이 생성되거나 업데이트될 때
• 실행: 동일한 기록에 대해 반복적으로
• 워크플로우 작업을 트리거할 조건: 생일이 0일일 때
• 수행할 작업: (i) 생일 이메일 발송 (ii) 생일 상대적 값을 1년으로 업데이트

워크플로우에 고려해야 할 중요한 필드 동작

소스 - 소스 필드는 연락처 생성의 출처를 저장합니다. 이 필드는 이메일을 통해 연락처가 생성될 경우 자동으로 이메일로 업데이트됩니다. 소스를 기반으로 여러 워크플로우 작업을 실행할 수 있습니다.

마지막 연락 모드 및 마지막 연락 시간 - 마지막 연락 모드 및 시간은 연락처에 대한 활동을 저장합니다. 이러한 활동은 작업을 수행하기 위한 일반적인 트리거가 될 수 있습니다.

마지막 활동 유형 및 마지막 활동 날짜 - 이 필드는 연락처에 의해 수행된 활동을 저장합니다. 이러한 활동은 작업을 수행하기 위한 일반적인 트리거가 될 수 있습니다.

참고: 현재로서는 핵심 모듈(연락처, 계정 및 거래)과 함께 작업, 회의, 통화 기록 및 생성한 모든 사용자 정의 모듈에 대해 워크플로우 옵션이 있습니다. 그러나 사용자 정의 영업 활동에 대한 워크플로우 옵션은 없습니다.

교차 모듈 필드는 워크플로우 조건에서 지원되지 않습니다. 예를 들어, 연락처에 대한 워크플로우를 생성할 때 관련 계정 또는 거래의 필드를 조건으로 추가할 수 없습니다. 이는 예상된 동작입니다.

워크플로우에 조건을 추가한 경우, 해당 필드에 대한 업데이트만 워크플로우를 트리거하는 데 고려됩니다. 연락처가 워크플로우 조건을 만족하더라도 다른 임의의 필드를 업데이트하면 워크플로우가 트리거되지 않습니다. 이는 동일한 기록에 대해 여러 번 워크플로우가 트리거되는 것을 방지하기 위한 예상된 동작입니다.

기존 필드 값을 기반으로 업데이트 없이 워크플로우를 트리거할 수 있습니다. 시간 기반 워크플로우 트리거(일일/주간/월간)를 사용하여 가능합니다.

"각 기록에 대해 한 번" 옵션을 사용하면 워크플로우가 한 번 트리거된 후 동일한 연락처에 대해 다시 실행되지 않습니다.

"소유자에게 이메일 발송", "연락처에 이메일 발송" 및 "관련 연락처에 이메일 발송" 옵션의 경우, 최대 23:30시간까지 발송을 지연할 수 있습니다. 일 단위로 지연을 추가하려는 경우, 워크플로우는 적합한 선택이 아닙니다. 대신 "영업 시퀀스" 기능을 탐색할 수 있습니다.

"소유자에게 이메일 발송" 옵션을 사용하면 이메일의 CC/BCC에 기존 사용자만 추가할 수 있습니다. 팀 인박스 이메일 별칭의 일부로 추가된 경우에도 다른 이메일 주소는 추가할 수 없습니다.