워크플로우를 구성하는 방법

Freshsales의 워크플로우를 사용하면 이벤트 트리거가 발생하거나 특정 날짜/시간에 자동으로 작업을 수행할 수 있습니다. 필드 속성을 자동으로 업데이트하고, 이메일 알림을 보내고, 후속 작업을 생성하며, 웹훅을 통해 타사 앱에 알림을 보낼 수 있습니다.

사용 가능한 워크플로우 템플릿을 사용하여 사용 사례에 맞게 변경할 수 있습니다. 이러한 템플릿은 관리자 설정 > 팀 및 영토 > 워크플로우에서 찾을 수 있습니다:

미리보기 버튼을 클릭하여 워크플로우의 구조와 설정을 확인할 수 있습니다. "활성화" 버튼을 클릭하면 워크플로우 템플릿이 실시간으로 활성화됩니다. 템플릿을 변경하고 워크플로우를 초안으로 저장한 후 필요할 때 배포할 수도 있습니다.

또한, 워크플로우를 수동으로 직접 구성할 수도 있습니다. 방법은 다음과 같습니다:

작동 예시: 워크플로우를 더 잘 이해하기 위해 간단한 예를 들어보겠습니다. 매일 새로 생성된 잠재 고객에게 자동 환영 이메일을 보내고 싶다고 가정해 보겠습니다. 이 기사 전반에 걸쳐 파란색 상자를 참조하여 이 작동 예시가 워크플로우에서 어떻게 구성되는지 단계별로 이해할 수 있습니다.

1. 관리자 설정 > 팀 및 영토 > 워크플로우로 이동합니다. 여기서 워크플로우를 구성할 수 있는 워크플로우 페이지가 열립니다. 이 페이지에서 워크플로우를 생성하거나 워크플로우 템플릿 중에서 선택할 수 있습니다. 예시의 경우, 처음부터 워크플로우를 생성하는 것을 선택해 보겠습니다. 작동 예시 단계 1(WES 1): 워크플로우를 구성할 때 연락처를 선택합니다.
2. 클릭합니다. 그러면 처음부터 워크플로우를 구성할 수 있는 페이지가 열립니다.
3. 워크플로우에 이름과 설명을 지정하고 워크플로우를 실행할 모듈을 선택합니다. 다음 모듈 중 하나를 선택할 수 있습니다:
   • 연락처
   • 계정
   • 거래
   • 작업
   • 회의
   • 통화 기록
   • 사용자 정의 모듈
   작동 예시: 예시의 경우, 처음부터 워크플로우를 생성하는 것을 선택해 보겠습니다. 작동 예시 단계 1(WES 1): 워크플로우를 구성할 때 연락처를 선택합니다.
4. 참고: 모듈을 선택하고 다른 조건을 설정한 후에는 다른 모듈로 전환할 수 없습니다. 그렇게 시도하면 해당 모듈에 설정된 모든 조건과 트리거가 삭제됩니다.
5. 워크플로우를 구성하는 것은 세 가지 구성 요소를 설정하는 것으로 구성됩니다:
   • 트리거
   • 조건
   • 작업
6. 트리거: 트리거는 레코드에 대해 워크플로우가 활성화되는 빈도를 정의합니다. 레코드가 생성되거나 업데이트될 때 실행되거나 매월, 매주, 매년과 같이 주기적으로 실행되는 트리거 중에서 선택할 수 있습니다. 마찬가지로, 워크플로우를 레코드에 대해 한 번만 실행하거나 반복적으로 실행할 수 있습니다. 제공되는 트리거는 다음과 같습니다:
   • 레코드 작업 기반(사용 가능: 성장 플랜 이상)—
     • 레코드가 생성될 때: 워크플로우는 레코드가 생성될 때만 실행됩니다.
     • 레코드가 생성되거나 업데이트될 때: 워크플로우는 조건 섹션의 필드를 수정하기 위해 레코드가 생성되거나 업데이트될 때마다 실행됩니다.
   • 날짜 및 시간 기반(사용 가능: 프로 플랜 이상)—
     • 매일: 워크플로우는 모든 레코드에 대해 지정된 시간에 매일 실행됩니다.
     • 매주: 워크플로우는 모든 레코드에 대해 지정된 요일과 시간에 매주 실행됩니다.
     • 매월: 워크플로우는 모든 레코드에 대해 지정된 요일과 시간에 매주 실행됩니다.
   비즈니스 요구 사항에 따라 특정 레코드에 대한 워크플로우의 반복을 선택할 수 있습니다. 두 가지 옵션 중 하나를 선택할 수 있습니다:
   • 각 레코드에 대해 한 번: 이 옵션은 연락처의 필드를 한 번만 업데이트해야 할 때 가장 잘 사용됩니다. 첫 번째 업데이트 후에는 트리거 조건이 다시 충족되더라도 이 워크플로우는 해당 연락처에 대해 다시 트리거되지 않습니다. 예를 들어, 이메일이나 전화로 연락의 첫 번째 접점이 설정된 경우, 연락처 수명 주기 단계를 '연락됨'으로 변경할 수 있습니다. 여기서 연락처의 전체 수명 주기 동안 연락처 수명 주기 단계는 한 번만 변경되어야 합니다. 따라서 '각 레코드에 대해 한 번'이 사용됩니다.
   • 같은 레코드에 대해 반복적으로: 이 옵션은 트리거 조건이 충족될 때마다 여러 번 필드 업데이트가 필요할 때 더 적합합니다. 예를 들어, 연락처로부터 이메일을 받을 때마다 영업 담당자에게 후속 작업을 생성하는 것이 가장 좋습니다. 반복 트리거를 사용하면 연락처로부터 이메일을 받을 때마다 워크플로우가 트리거됩니다. 따라서 '같은 레코드에 대해 반복적으로'가 사용됩니다.
   작동 예시 3: 예시의 경우, 매일 트리거를 선택하고 각 레코드에 대해 한 번씩 워크플로우를 실행하도록 선택해 보겠습니다. 이렇게 하면 일치하는 조건을 가진 연락처를 찾기 위해 매일 실행되는 워크플로우를 구성할 수 있습니다. 그러나 일치하는 조건을 가진 연락처에 대해 실행되면 해당 연락처에 대해 다시 반복되지 않습니다.
7. 조건 조건을 사용하여 워크플로우가 실행되어야 하는 시나리오를 정의합니다. 중첩된 조건과 함께 AND/OR 블록을 구성하여 다양한 조건 조합을 사용할 수 있습니다. 워크플로우가 실행되기 위해 몇 가지 또는 모든 조건이 충족되어야 하는지 정의하려면 Any 또는 All 토글을 사용하세요. 예시의 경우, 산업, 국가 또는 비즈니스 크기와 같은 조건을 선택하여 워크플로우를 실행합니다. 또한 조건 그룹을 사용하여 보다 구체적인 워크플로우를 생성할 수 있습니다.
8. 작동 예시 4: 예시의 경우, 산업, 국가 또는 비즈니스 크기와 같은 조건을 선택하여 워크플로우를 실행합니다. 또한 조건 그룹을 사용하여 보다 구체적인 워크플로우를 생성할 수 있습니다.
9. 조건을 설정하여 작업이 수행될 레코드를 필터링합니다. Freshsales는 단일 그룹 또는 그룹 간에 추가할 수 있는 10개의 조건을 지원합니다.
10. 지원되는 연산자
    • 값
    • 텍스트
      • is in
      • is not in
      • is empty
      • is not empty
      • is changed
      • contains
    • 날짜
      • RELATIVE
      • is greater than n days ago
      • is less than n days ago
      • is exactly n days ago
      • is in n days (future)
      • ABSOLUTE
      • is dd/mm/yyyy
      • is after dd/mm/yyyy
      • is before dd/mm/yyyy
      • is between dd/mm/yyyy and dd/mm/yyyy
      • is empty
      • is not empty
      • is changed
      • is in the last n days
      • is in the next n days
11. 워크플로우가 실행되기 위해 몇 가지 또는 모든 조건이 충족되어야 하는지 정의하려면 Any 또는 All 토글을 사용하세요. 예시의 경우, 산업, 국가 또는 비즈니스 크기와 같은 조건을 선택하여 워크플로우를 실행합니다. 또한 조건 그룹을 사용하여 보다 구체적인 워크플로우를 생성할 수 있습니다.
12. 조건 그룹 Freshsales는 워크플로우의 목표 지향적 실행을 가능하게 하는 여러 조건 블록을 생성할 수 있습니다. 이를 통해 고급 워크플로우를 구성할 수 있습니다.
13. All 또는 Any: 조건을 블록으로 그룹화하고 워크플로우가 조건 중 하나가 충족되는지 또는 모두 충족되는지 확인하도록 설정할 수 있습니다. All 또는 Any로 설정하려면 토글을 사용하세요.
14. AND/OR: 조건 그룹 간에 AND/OR를 선택하여 모든 조건 그룹이 충족될 때만 워크플로우가 트리거되도록 할지 아니면 하나의 조건 그룹만 충족될 때 트리거되도록 할지 결정합니다.
15. 참고: 모든 조건 그룹 간에 AND 또는 OR 연산자 중 하나만 사용할 수 있습니다. 동시에 둘 다 사용할 수 없습니다. 즉, 하나의 조건 그룹 간에 AND를 선택하면 이후의 모든 조건 그룹에 대해 AND만 사용할 수 있습니다.
16. 도움말 팁: (A) OR (B) OR (C) OR (D) & (A OR B OR C OR D)는 동일한 결과를 제공합니다. 하나의 조건이 있는 4개의 그룹과 OR/AND가 있는 경우 또는 OR/AND 연산자가 있는 4개의 조건이 있는 1개의 그룹은 동일합니다.
17. 작동 예시 5: 예시의 경우, 수명 주기 단계가 잠재 고객이고 상태가 새로 추가됨인 조건을 구성해 보겠습니다. 이 워크플로우는 매일 새로 추가되었지만 아직 연락되지 않은 연락처를 찾기 위해 실행됩니다.
18. 작업: 마지막으로 워크플로우의 조건이 충족되었을 때 실행되어야 하는 작업을 구성합니다. 수행해야 할 작업 배열 중에서 선택하세요— 작업 생성, 이메일/SMS 전송, 알림 등, 반복적인 수작업을 자동화하세요. 조건에 따라 거래를 자동으로 생성하도록 워크플로우를 구성할 수도 있습니다. 레코드에 대해 수행할 자동화된 작업을 나열합니다. 워크플로우에는 최대 5개의 작업을 추가할 수 있습니다. 제공되는 작업은 다음과 같습니다:
    • 레코드 업데이트 - 특정 필드를 업데이트/생성된 연락처에 대해 업데이트합니다.
    • 예를 들어, 연락처 업데이트 속성을 기반으로 워크플로우를 트리거하려면 기본 계정 업데이트, 해당 연락처 업데이트, 관련 거래 업데이트와 같은 작업을 수행할 수 있습니다.
    • 레코드를 업데이트하는 것은 고정 값 또는 다른 필드를 기준으로 한 참조 값을 기준으로 수행할 수 있습니다. 다음을 선택할 수 있습니다:
      • 기본 계정 업데이트
      • 모든 관련 거래 업데이트
      • 모든 관련 계정 업데이트
    • 웹훅 트리거 - 웹훅을 트리거하여 타사 애플리케이션과 연결하거나 Freshsales 제품군 내에서 작업을 수행할 수 있습니다. 웹훅 트리거는 매우 광범위하며 여러 작업을 수행할 수 있습니다.
    • 예: 조건이 충족될 때마다 Freshdesk 티켓 생성.
    • 영업 소유자에게 이메일 보내기
    • 연락처에 이메일 보내기
    • 작업 추가
    • 거래 추가
    • 소유자에게 SMS 보내기
    • 모든 관련 연락처에 SMS 보내기
    • 모든 관련 연락처에 이메일 보내기
    • 태그 추가
    • 태그 제거
    • 연락처/계정/거래 팀 추가
    • 목록에 추가
    • 목록에서 제거
    • 모든 참석자에게 이메일 보내기(‘약속’이 선택된 경우에 적용됨)
    참고: 이메일을 보내는 작업이 있는 단계에서는 템플릿, 발신자 및 수신자 정보, 워크플로우 후 이메일을 보내야 하는 시간 등을 구성할 수 있습니다.
19. 작동 예시 6: 예시의 경우, 이메일 보내기를 선택해 보겠습니다. 이렇게 하면 수명 주기 단계가 잠재 고객으로 표시되고 상태가 새로 추가됨으로 표시된 연락처에게 매일 환영 이메일을 작성하여 보낼 수 있습니다. 이렇게 하면 아직 연락되지 않은 잠재 고객을 식별하고 일회성 환영 이메일을 보내기 위해 매일 실행되는 워크플로우를 설정했습니다.
20. Freshsales 워크플로우에서 지원하는 작업
21. 업데이트
22. 레코드 업데이트*
23. 레코드 필드 값을 업데이트할 수 있습니다.
24. 기본 계정 업데이트
25. 연락처가 속한 기본 계정의 필드를 업데이트합니다.
26. 모든 관련 거래 업데이트
27. 연락처와 관련된 모든 거래의 필드를 업데이트합니다.
28. 모든 관련 계정 업데이트
29. 연락처와 관련된 모든 계정의 필드를 업데이트합니다.
30. 트리거
31. 웹훅 트리거
32. API를 기반으로 타사 애플리케이션 또는 Freshsales 작업에 대한 작업을 트리거합니다.
33. 이메일
34. 영업 소유자에게 이메일 보내기
35. 조건이 충족되면 영업 소유자에게 보낼 이메일을 구성합니다.
36. 모든 관련 연락처에 이메일 보내기
37. 조건이 충족되면 모든 관련 연락처에 보낼 이메일을 구성합니다.
38. 모든 참석자에게 이메일 보내기
39. ‘회의’가 선택된 경우에만 적용됩니다. 조건에 따라 회의 초대에 추가된 모든 참석자에게 보낼 이메일을 설정할 수 있습니다.
40. 추가
41. 작업 추가
42. 조건이 일치할 때 소유자에게 할당할 작업을 생성합니다.
43. 거래 추가
44. 조건이 일치할 때 연락처와 연결할 거래를 생성합니다. 거래를 구성할 때 연락처의 고정 또는 참조 필드 값을 기반으로 필드 값을 설정할 수 있습니다.
45. SMS
46. 소유자에게 SMS 보내기
47. 영업 소유자에게 보낼 SMS를 구성합니다. 필드 값을 기반으로 SMS를 개인화하기 위해 플레이스홀더를 추가합니다.
48. 모든 관련 연락처에 SMS 보내기
49. 모든 관련 연락처에 보낼 SMS를 구성합니다. 필드 값을 기반으로 SMS를 개인화하기 위해 플레이스홀더를 추가합니다.
50. 태그
51. 태그 추가
52. 조건을 충족하는 레코드(연락처, 계정 및 거래)에 태그를 추가합니다. 이러한 태그는 나중에 레코드를 필터링하는 데 사용할 수 있습니다.
53. 태그 제거
54. 조건을 충족하는 레코드(연락처, 계정 및 거래)에서 태그를 제거합니다. 일치하는 문자열 값이 있는 태그가 추가된 경우에만 이러한 태그가 제거됩니다.
55. 연락처/계정/거래 팀 추가
56. 이 레코드에서 협업하고 작업할 수 있는 사용자를 할당합니다.
57. 목록
58. 목록에 추가
59. 연락처를 마케팅 목록에 추가합니다. 이렇게 하면 팀이 나중에 이러한 연락처에 대해 마케팅 캠페인이나 여정을 실행하는 데 도움이 됩니다.
60. 목록에서 제거
61. 연락처를 마케팅 목록에서 제거합니다.
62. 참고:
63. 레코드 작업 기반 워크플로우는 성장 플랜 이상에서 사용할 수 있습니다.
64. 날짜 시간 기반 워크플로우는 프로 플랜부터 사용할 수 있습니다.
65. 조건 그룹 논리는 현재 이벤트 기반 워크플로우에만 지원됩니다.
66. *레코드 업데이트
67. 워크플로우를 사용하여 레코드를 업데이트할 때 4가지 옵션 중 하나를 선택할 수 있습니다. 예를 들어, 연락처의 계약 갱신 날짜를 변경하고 싶다고 가정해 보겠습니다. 레코드 업데이트를 선택하고 계약 갱신 날짜 필드를 선택하면 다음 네 가지 방법 중 하나로 업데이트할 수 있습니다:
68. 고정 값: 고정 값 또는 사용 가능한 값 세트에서 선택합니다. 예를 들어, 2023년 3월 31일과 같은 매우 구체적인 날짜를 구성하여 모든 해당 필드의 계약 갱신 날짜를 특정 날짜로 업데이트합니다.
69. 참조 값: 필드를 다른 필드의 값과 매핑할 수 있습니다. 예를 들어, 시험/구독 만료 날짜를 기준으로 계약 만료 날짜를 업데이트하려면 계약 갱신 날짜 필드를 구독 만료 날짜 필드에 매핑할 수 있습니다.
70. 상대 값: 기존 필드 값을 참조로 사용하여 필드를 값으로 업데이트합니다. 예를 들어, 계약 갱신 날짜를 참조로 사용하고 날짜 필드를 일주일 또는 한 달 후로 업데이트합니다.
71. 값 추가 또는 빼기: 기존 필드 값을 참조로 사용하여 필드를 값으로 업데이트하고 수치적으로 업데이트합니다. 예를 들어, 계약 갱신 날짜를 참조로 사용하고 날짜 필드를 15일 후로 업데이트할 수 있습니다.
72. 레코드 업데이트 유형
73. 적용 가능한 필드 유형
74. 고정 값
75. 모든 필드 유형
76. 참조 값
77. 모든 필드 유형
78. 상대 값
79. 숫자 필드, 날짜 필드
80. 값 추가 또는 빼기
81. 숫자 필드, 날짜 필드
82. 참고: 거래에서 워크플로우를 실행하고 관련 연락처의 속성을 업데이트하도록 선택하면 거래와 연결된 모든 연락처의 속성이 업데이트됩니다.
83. 5. 활성화를 클릭합니다.
84. 워크플로우 실행
85. 워크플로우가 실행되면 작업이 즉시 수행됩니다.
86. 동일한 시점에 여러 워크플로우가 트리거되면 목록에 있는 순서대로 실행됩니다. 맨 위의 워크플로우가 먼저 실행되고 맨 아래의 워크플로우가 마지막에 실행됩니다.
87. 목록 보기에서 워크플로우의 순서를 변경하여 순서를 변경할 수 있습니다. 워크플로우가 무한 루프로 실행되지 않도록 워크플로우가 트리거되는 순서는 위에서 아래로 목록으로 중지됩니다. 즉, 마지막 워크플로우는 첫 번째 워크플로우를 다시 트리거하지 않습니다.
88. 참고:
89. 1. 워크플로우 내에서 최대 10개의 조건과 5개의 작업을 수행할 수 있습니다.
90. 2. 워크플로우를 편집할 때 진입점과 레코드 유형을 변경할 수 없습니다.