팬데믹 동안 기업들이 디지털화에 전력을 다하면서, 회계 및 재무 기능은 여전히 다른 부서에 비해 뒤처지고 있는 것으로 나타났습니다. APQC가 실시한 설문조사에 따르면, 50% 이상의 재무 전문가들이 수작업 프로세스가 그들의 기능에 가장 큰 도전 과제라고 느끼고 있습니다.
Freshservice는 재무 팀이 수작업 및 종이 기반 프로세스를 제거하여 원하는 운영 효율성을 달성할 수 있도록 도와줍니다.
다음은 이를 달성하는 방법입니다!
1. 받은 편지함을 정리하고, Freshservice가 이메일 문의를 처리하게 하세요
매일 다양한 팀에서 쏟아지는 문의 이메일을 관리하는 것은 쉽지 않습니다. 그러나 Freshservice를 사용하면 모든 이메일을 티켓으로 변환하여 부서의 누구든지 작업할 수 있습니다. 특정 팀을 위한 전용 메일함이 있는 경우, 예를 들어 payrollhelp@yourcompany.com, travelexpense@yourcompany.com 등, 모든 메일함을 추가하고 특정 팀에 생성된 티켓을 해당 그룹에 직접 할당할 수 있습니다. Admin> Support Channels> New Email Settings로 이동하여 시작하세요!
2. 데이터 분리를 보장하세요
특정 주제에 대한 티켓을 특정 팀에 할당하는 전용 워크플로우를 생성하는 것 외에도, 서비스 데스크 정보의 가시성을 제어할 수 있습니다. 팀원에게 기본 제공 상담원 역할 중 하나를 할당하거나 필요에 따라 사용자 정의 역할을 생성할 수 있습니다.
추가적으로, 제한된 그룹을 사용하여 관리자 포함 다른 그룹이 티켓 세부 정보를 보지 못하도록 방지할 수 있습니다, 특히 팀이 은행 세부 정보, 계약 등과 관련된 데이터를 처리할 때.
3. 직원 요청을 처리하기 위한 서비스 카탈로그 생성
직원들이 비용 환급을 원하거나 고객 지원이 청구 관련 문제를 겪을 때, 모든 재무 관련 문의에 답변할 수 있는 통합된 장소를 마련하세요. Admin> 서비스 카탈로그로 이동하여 다양한 부서의 직원들이 지원 포털에서 직접 원하는 항목을 선택할 수 있도록 서비스 메뉴를 만드세요.
프로 팁: 외부 이해관계자의 승인이 필요한 요청에 대해 자동 승인 워크플로우를 생성하고 포괄적인 감사 추적(Ticket Details > Activities)을 원활하게 만드세요. 또한, 사용자 정의 객체를 사용하여 항목마다 승인자가 다른 복잡한 승인 프로세스를 설정하는 데 도움을 받을 수 있습니다.
보너스 팁: 반복적인 요청 및 표준 응답이 필요한 문의에 대해 미리 준비된 응답을 생성하여 팀의 업무를 더 쉽게 만드세요.
4. 중요한 모든 것을 문서화하기 위해 지식 베이스 사용
중요한 프로세스와 정책을 작성하기 위해 지식 베이스를 사용하여 지식 저장소를 만드세요. 세금 관련 정책, 환급 절차 또는 청구 분쟁을 처리하는 방법과 같은 내부 문서 등 모든 것을 한 곳에 모아 두세요. 추가적으로, 관련된 청중에게 선택적으로 이 문서들을 노출할 수 있습니다.
5. SLA를 정의하여 올바른 기대 설정
재무 팀은 정책 관련 질문에 답변하는 것부터 캠페인을 위한 자금 지원까지 다양한 유형의 요청을 처리합니다. 각 요청은 완료하는 데 다른 시간이 소요됩니다. 따라서, SLA를 설정하여 요청이 완료되는 데 걸리는 시간을 직원들에게 알리고 상담원들이 목표를 향해 작업할 수 있도록 하세요.
6. 팀에 적합한 티켓 속성 설정
양식에 대한 비즈니스 규칙을 사용하여 재무 팀이 처리하는 티켓에 대해 관련된 필드만 표시하세요. 이렇게 하면 팀이 양식을 작성할 때 티켓 속성 양식이 더 짧고 덜 혼란스러워집니다.
7. 대시보드를 통해 서비스 데스크 상태 분석
헬프데스크의 데이터를 개괄적으로 파악하고 팀 대시보드를 사용하여 서비스 데스크가 어떻게 수행되고 있는지 이해하세요. 상담원을 할당하고 긴급 요청에 대응하며 실시간 데이터를 기반으로 효율성을 개선하기 위한 결정을 내리세요.
8. 셀프 서비스를 활성화하여 직원의 업무를 줄이세요
Freshservice 가상 상담원을 설정하여 직원의 FAQ에 대한 답변을 처리하게 하세요. 이는 Slack 및 MS Teams에서 24x7 이용 가능하므로, 직원들은 원하는 매체를 통해 언제든지 문의에 대한 응답을 받을 수 있습니다. 월말 마감이 질문에 대한 답변 능력에 영향을 미치지 않도록 하세요!
9. 프로젝트 관리로 작업을 체계적으로 관리하세요
프로젝트 관리를 통해 작업을 관리하고 팀 내에서 원활하게 협업하세요. 인수합병(M&A)을 관리하거나 연말 보너스가 제때 지급되도록 하는 경우, 팀의 진행 상황을 파악하는 것이 그 어느 때보다 쉬워졌습니다. Projects> 추가 기호 클릭> Projects로 이동하여 시작하세요!
