문서란 무엇인가? 문서를 활성화하는 방법
문서를 작성하고 발송하는 것은 영업 프로세스의 중요한 부분입니다. 여기에는 계약서, 양식, MSA 및 정기적으로 공유되는 다양한 문서가 포함됩니다. 문서 전반에 걸쳐 브랜드 및 톤의 일관성을 유지하는 것은 중요하지만 어려운 작업입니다. 문서 기능을 사용하면 기업은 이 문제를 해결하고 문서 작성에 수반되는 수작업을 제거할 수 있습니다. 또한, 시스템이 가격 값을 자동으로 계산하여 수동 오류의 가능성을 줄이고 조직 전반에 걸쳐 문서의 정확성을 유지하는 데 도움을 줍니다.
문서란 무엇인가?
견적 모듈을 사용하여 제안서, NDA, MSA, 계약서 및 비즈니스에서 자주 사용하는 기타 문서에 대한 고유한 템플릿을 만드세요. 영업 팀은 몇 번의 클릭만으로 필요한 문서를 쉽게 작성하고 이메일로 연락처에 공유할 수 있습니다. 문서는 거래/연락처 기록에 자동으로 태그가 지정됩니다. 이를 통해 문서를 기록과 수동으로 연결할 필요가 없습니다. 왼쪽 탐색 모음에서 견적 모듈에서 생성된 문서를 볼 수 있습니다.
참고: 계정 관리자는 견적 모듈에 대한 액세스를 제공하기 위해 왼쪽 탐색 모음을 구성해야 합니다.
문서를 활성화하는 방법
문서 작성을 시작하려면 웹 애플리케이션에서 문서 모듈을 활성화해야 합니다. CPQ 애드온을 구매한 후, 관리자 설정 > 계정 설정 > CPQ 설정 > 견적으로 이동하여 견적 토글을 활성화하세요. 견적을 활성화하면 계정에 영향을 미치므로 다음 단계에서 변경 사항을 확인하세요.
다음으로 필요한 문서 유형을 구성하세요. 사용자가 선택할 수 있는 최대 20개의 고유한 문서 유형을 만드세요. 여기 표시된 값은 견적 모듈의 견적 유형 드롭다운에 표시됩니다. 기본 옵션은 견적서, 제안서, 비밀 유지 계약서 및 마스터 서비스 계약서입니다. 사용자 정의 문서 유형을 추가하고 저장을 클릭하세요.
견적 모듈 필드 설정
다음 단계는 견적 모듈의 필드를 설정하는 것입니다. 기본 필수 필드는 문서 유형, 문서 템플릿, 거래 및 주요 연락처입니다. 여기에서 다른 모듈의 필드와 필드를 매핑할 수 있습니다. 필드의 관련 값은 문서 모듈에 자동으로 채워져 영업 사원이 데이터를 수동으로 입력할 필요가 없어지고 오류 가능성을 줄입니다.
다음은 모듈 필드를 문서와 매핑하는 방법입니다:
- 왼쪽 탐색 모음에서 견적 모듈로 이동합니다. 설정 버튼 아래에서 견적 필드 사용자 정의를 클릭합니다.
- 추가 견적 슬라이더에서 필드를 사용자 정의할 수도 있습니다.
- “필드 추가” 옵션에서 사용자 정의 필드 유형을 선택합니다. 예: 문서에 자리 표시자로 추가할 수 있는 “청구 도시” 필드를 만들 수 있습니다.
- 계정 모듈의 “청구 도시” 필드와 필드를 매핑합니다.
- 저장을 클릭합니다. 값은 문서에 미리 채워지며 거래 필드에서 변경된 사항은 문서 초안에 자동으로 반영됩니다.
영업 프로세스에 맞는 사용자 정의 문서 단계를 설정하세요. 기본 단계에는 초안, 고객에게 발송됨, 수락됨 및 거절됨이 포함됩니다.
문서 생성
문서를 생성하기 전에 계정에 문서 템플릿이 있는지 확인하세요. 다음은 문서 템플릿을 생성하는 방법입니다.
문서를 생성하려면,
- 왼쪽 탐색 창에서 문서 모듈로 이동하여 문서 추가를 클릭합니다.
- 오른쪽 상단 모서리의 빠른 추가 옵션(+ 아이콘)을 클릭하고 문서 추가를 클릭합니다.
- 거래 랜딩 페이지의 관련 문서 섹션으로 이동하여 견적 생성 버튼을 클릭합니다.
- 문서 창에서 문서 이름을 입력하고 문서 유형과 템플릿을 선택합니다.
- 관련 거래의 이름을 입력합니다. 사용 가능한 경우, 계정 및 주요 연락처 필드는 거래 모듈에서 자동으로 채워집니다.
- 저장을 클릭합니다. 이제 문서가 준비되었습니다.
모든 자리 표시자 필드는 왼쪽에 표시됩니다. 빈 필드에 값을 입력하면 문서에 자동으로 추가됩니다. 관련 거래에서 자동으로 채워진 자리 표시자 값을 편집할 수도 있습니다. 빈 필드가 있는 경우 필수 필드 수를 표시하는 배너 메시지가 표시됩니다.
문서 활동 타임라인
활동 보기 섹션에서 문서와 관련된 활동을 추적하세요. 문서가 고객에게 발송된 시점 등 문서에 대한 업데이트 및 변경 사항을 시간순으로 확인할 수 있습니다.
참고: 기본적으로 문서 모듈은 비활성화되어 있습니다. 이 기능을 활성화하려면 관리자 역할이 필요합니다.