이 문서는 Freshdesk에서 이메일 전송 실패의 다양한 시나리오와 이를 해결하는 단계에 대한 세부 정보를 제공합니다.
때때로 상담원 답변, 전달된 이메일, 아웃바운드 티켓과 같은 발신 이메일이 잘못된 도메인, 유효하지 않은 이메일 주소 또는 메일 서버 연결 문제로 인해 하나 이상의 수신자에게 도달하지 못할 수 있습니다.
이 문서에는 다음이 포함됩니다:
Freshdesk에서 이메일 전송 실패 식별
이메일 전송이 실패하면 Freshdesk는 영향을 받은 수신자와 실패 이유에 대한 세부 정보를 포함한 알림 메시지를 생성합니다. 이러한 알림은 티켓 세부 정보 페이지에서 볼 수 있습니다. 트리거된 알림 목록은 다음과 같습니다:
- 전송 대기 중: 초기 이메일 전송 시도가 실패했지만 Freshdesk가 이메일 전송을 적극적으로 재시도하고 있음을 나타냅니다. 일반적인 이유로는 수신자의 메일함이 가득 찼거나, 일시적인 서비스 중단, 잘못된 로그인 자격 증명 등이 있습니다. 정확한 이유를 보려면 티켓을 열고 알림에서 검토 아이콘을 클릭하세요.
- 전송 실패: 모든 재시도 시도가 실패했으며 이메일을 전송할 수 없었음을 나타냅니다. 전송 실패 이유에 대한 자세한 정보를 보려면 검토 아이콘을 클릭하세요.
전송되지 않은 메시지 및 대기 중인 메시지 필터링 및 보기
받은 편지함에서 모든 전송되지 않은 메시지와 대기 중인 메시지를 쉽게 보고 필터링하려면:
- 티켓 받은 편지함으로 이동하여 티켓 보기 필터를 클릭하고 모든 전송되지 않은 메시지를 선택합니다.
- 모든 전송되지 않은 메시지와 대기 중인 메시지를 볼 수 있습니다. 오른쪽 창에서 전송 상태 필터를 사용하여 검색을 세분화할 수 있습니다. 원하는 상태를 선택하고 적용을 클릭하세요.
- 티켓을 클릭하여 자세한 알림과 이유를 확인하세요. 실패 이유를 보려면 검토 아이콘을 클릭하세요.
이메일 전송 실패에 대한 작업을 자동화하기 위한 자동화 규칙 설정
팀의 적시 조치를 보장하기 위해 후속 조치를 트리거하는 자동화 규칙을 설정할 수 있습니다. 예를 들어, 사전 구성된 "이메일 전송 실패 알림 받기" 자동화 템플릿 을 사용하여 티켓 상태를 자동으로 열림으로 변경하고, 상담원에게 이메일을 보내고, 모든 해당 티켓을 쉽게 식별할 수 있도록 태그를 추가할 수 있습니다.
관리자로 로그인하고 관리자 > 워크플로우 > 자동화로 이동합니다.
템플릿을 클릭하고 "이메일 전송 실패 알림 받기" 템플릿을 검색합니다. 이 템플릿은 지원 효율성 카테고리에서도 찾을 수 있습니다.
미리보기를 클릭한 다음 템플릿 사용을 클릭합니다. 이 자동화 규칙의 이벤트 및 작업은 다음과 같습니다:
이벤트: 요청자 주소로 보낸 메일 실패 또는 참조 또는 전달 주소로 보낸 메일 실패
작업 1: 상태를 열림으로 설정
작업 2: 상담원에게 이메일 보내기
작업 3: 태그 추가 (예: email_delivery_failed)
필요에 따라 동일한 이벤트 및 작업으로 템플릿을 사용하거나 수정할 수 있습니다.
이메일 전송 실패의 일반적인 원인
이메일 전송 실패의 몇 가지 일반적인 이유는 다음과 같습니다:
- DKIM 확인 및 인증:
Freshworks 메일 서버를 사용하여 이메일 설정이 완료된 경우, DKIM 및 SPF 구성을 통해 이메일 인증이 완료되었는지 확인하세요. DKIM 확인 및 SPF는 이메일 보안을 강화하고 발신자의 정당성을 확립하며 더 나은 이메일 전송 가능성을 보장합니다. 이는 이메일이 스팸 또는 피싱 이메일로 표시될 가능성을 줄입니다.
참고: 사용자 정의 메일함을 사용하는 경우 DKIM 설정은 적용되지 않습니다. - 유효하지 않은 수신자 이메일 주소:
수신자의 이메일 주소가 정확하고 철자가 틀리지 않았는지 확인하세요. - IP 블랙리스트:
MXToolbox 또는 Spamhaus와 같은 도구를 사용하여 블랙리스트 상태를 확인하세요. IP 블랙리스트는 이메일 전송 및 온라인 평판에 영향을 미칠 수 있습니다. 이를 해결하는 방법은 아래의 문제 해결 섹션을 참조하세요. - 스팸 필터링:
수신자의 이메일 서버가 작동 중인지 확인하고 이메일이 스팸 폴더에 도착하지 않았는지 확인하세요. 의심스러운 첨부파일이나 과도한 구두점과 같은 스팸 유발 콘텐츠를 피하세요. 스팸 폴더를 보려면 티켓 보기 필터에서 스팸 보기를 클릭하세요.
- Freshdesk의 자동화 또는 트리거:
자동화 규칙이 이메일을 필터링하지 않는지 확인하세요.
IP 블랙리스트 문제 해결 단계
IP가 블랙리스트에 등록된 경우:
- 블랙리스트 등록 이유를 식별합니다. 가능한 이유로는 원치 않는 이메일, 악성 소프트웨어, 손상된 공유 호스팅 네트워크의 일부가 포함될 수 있습니다.
- 문제를 해결하기 위한 조치를 취합니다:
- 보안 스캔을 실행하여 손상된 시스템이나 악성 소프트웨어 감염을 식별하고 해결합니다.
스팸을 피하기 위한 모범 사례를 따릅니다. 원치 않는 이메일을 보내지 말고 수신자가 메시지를 받도록 선택했는지 확인하세요.
강력한 비밀번호, 방화벽, 최신 소프트웨어와 같은 보안 조치를 구현하여 무단 액세스를 방지하고 손상될 위험을 줄입니다.
SPF, DKIM, DMARC와 같은 이메일 인증 메커니즘을 구현하여 이메일의 진위를 확인하고 스팸으로 표시될 가능성을 줄입니다.
추가 문제를 방지하기 위해 악성 콘텐츠를 제거합니다.
각 블랙리스트의 해제 절차를 따르고 필요한 증거를 제공합니다. 각 블랙리스트는 자체 해제 절차를 가지고 있으며, 일반적으로 웹사이트를 통해 요청을 제출하거나 지침을 따르는 것을 포함합니다. 제거 요청을 지원하기 위해 필요한 모든 정보와 증거를 제공합니다.
정기적으로 모니터링하고 모범 사례를 유지하여 블랙리스트에서 벗어나도록 합니다.