문서란 무엇인가요? 문서를 어떻게 활성화하나요?

문서를 작성하고 발송하는 것은 영업 프로세스의 중요한 부분입니다. 여기에는 계약서, 양식, MSA 및 정기적으로 공유되는 다양한 문서가 포함됩니다. 문서 전반에 걸쳐 브랜드와 톤의 일관성을 유지하는 것은 중요한 일이지만 어려운 과제입니다. Freshsales의 문서 기능을 통해 기업은 이 문제를 해결하고 문서 작성에 수반되는 수작업을 제거할 수 있습니다. 또한, 가격 값이 시스템에 의해 자동으로 계산되어 조직 전반의 문서 정확성을 유지하는 데 도움이 되어 수작업 오류의 가능성을 줄이는 데도 기여합니다.    

문서란 무엇인가요?

문서 모듈을 사용하여 견적서, 제안서, NDA, MSA, 계약서 및 비즈니스에서 자주 사용하는 기타 문서에 대한 고유한 템플릿을 만드세요. 영업팀은 몇 번의 클릭만으로 필요한 문서를 쉽게 작성하고 이메일로 연락처에 공유할 수 있습니다. 문서는 거래/연락처 기록에 자동으로 태그가 지정됩니다. 이를 통해 문서를 기록에 수동으로 연결할 필요가 없습니다. 왼쪽 탐색 창에서 문서 모듈에 생성된 문서를 볼 수 있습니다. 

문서 활성화 방법

문서 작성을 시작하려면 Freshsales에서 문서 모듈을 활성화해야 합니다. 

• CPQ 애드온을 구매한 후, 관리자 설정 -> CPQ 설정 -> 문서로 이동합니다. 문서 토글을 활성화하세요. 
• 문서 활성화는 계정에 영향을 미치므로, 다음 단계에서 변경 사항을 확인하세요. 

• 다음으로 필요한 문서 유형을 구성합니다. 사용자가 선택할 수 있는 최대 20개의 고유 문서 유형을 만드세요. 여기 표시된 값은 문서 모듈의 문서 유형 드롭다운에 표시됩니다. 기본 옵션은 견적서, 제안서, 비밀 유지 계약서, 마스터 서비스 계약서입니다. 사용자 정의 문서 유형을 추가하고 저장을 클릭하세요!

문서 모듈 설정

다음 단계는 문서 모듈의 필드를 설정하는 것입니다. 기본 필수 필드는 문서 유형, 문서 템플릿, 거래 및 주요 연락처입니다. 여기에서 다른 모듈의 필드와 필드를 매핑할 수 있습니다. 필드의 관련 값은 문서 모듈에 자동으로 채워지므로 영업 사원이 데이터를 수동으로 입력할 필요가 없고 오류의 가능성을 줄일 수 있습니다.

다음은 모듈 필드를 문서와 매핑하는 방법입니다:

1. 관리자 설정에서 문서 모듈로 이동합니다.
2. "필드 추가" 옵션에서 사용자 정의 필드 유형을 선택합니다. 예: 문서에 자리 표시자로 추가할 수 있는 "청구 도시" 필드를 만들 수 있습니다. 
3. 계정 모듈의 "청구 도시" 필드와 필드를 매핑합니다.
4. 저장을 클릭하세요! 값은 문서에 미리 채워지며 거래 필드에서 변경된 내용은 문서 초안에 자동으로 반영됩니다.  

영업 프로세스에 맞는 사용자 정의 문서 단계를 설정하세요. 기본 단계는 초안, 고객에게 발송됨, 수락됨, 거절됨이 포함됩니다. 

문서 생성하기 

문서를 생성하기 전에 계정에 문서 템플릿이 있는지 확인하세요. 문서 템플릿을 생성하는 방법은 여기를 참조하세요.

1. 문서를 생성하려면,

   1. 왼쪽 탐색 창에서 문서 모듈로 이동하여 문서 추가를 클릭합니다.

   2. 오른쪽 상단의 빠른 추가 옵션(+ 아이콘)을 클릭하고 문서 추가를 클릭합니다.

   3. 거래 랜딩 페이지의 관련 문서 섹션으로 이동하여 견적 생성을 클릭합니다.

2. 문서 창에서 문서 이름을 입력하고 문서 유형과 템플릿을 선택합니다.

3. 관련 거래의 이름을 입력합니다. 사용 가능한 경우, 계정 및 주요 연락처 필드는 거래 모듈에서 자동으로 채워집니다.

4. 저장을 클릭하세요! 이제 문서가 준비되었습니다. 

   
   

모든 자리 표시자 필드는 왼쪽에 표시됩니다. 빈 필드에 값을 입력하면 문서에 자동으로 추가됩니다. 관련 거래에서 자동으로 채워진 자리 표시자 값을 편집할 수도 있습니다. 빈 필드가 있는 경우, 필드 수를 표시하는 배너 메시지가 표시됩니다. 

문서 활동 타임라인

활동 보기 섹션에서 문서와 관련된 활동을 추적하세요. 문서가 고객에게 발송된 시점 등 문서에 대한 업데이트 및 변경 사항을 시간 순서대로 확인할 수 있습니다.