현장 기술자들이 서비스 약속을 위해 출발했지만 고객이 부재중인 경우가 종종 발생합니다. 이는 고객이 사전에 서비스 콜을 예약했지만 약속 당일에 이를 잊어버리는 경우에 자주 발생합니다.
약속을 잊은 모든 고객을 다시 방문해야 하는 것은 팀의 작업량에 부담을 줄 수 있습니다. 이는 계획된 일정에 혼란을 줄 뿐만 아니라 이동 시간, 연료 비용, 그리고 이러한 재방문에 대한 초과 근무 비용을 증가시킵니다. 또한, 최초 해결 비율 및 평균 해결 시간과 같은 핵심 현장 서비스 지표에도 영향을 미칩니다.
이러한 이유로 Freshdesk Field Service Management를 위한 약속 알림 앱을 개발했습니다.
앱 설정하기
Freshdesk 계정에 로그인합니다.
상단 오른쪽 코너에 위치한 관리자 → 지원 운영 → 앱 → 더 많은 앱 가져오기로 이동합니다
약속 알림을 검색합니다. 검색 결과에서 약속 알림 앱 아이콘을 클릭하여 앱 페이지로 이동합니다.
앱을 헬프데스크에 설치하려면 클릭합니다.
설치 후, 앱 설정 페이지에서 도메인 이름과 API 키를 입력하여 설정을 진행합니다
API 키를 얻을 수 있는 위치를 알아보려면, 이 문서를 읽어보세요.
이제 앱의 전체 설정 페이지에 액세스하여 여러 약속 알림을 설정할 수 있습니다.
새 알림을 생성하려면:
앱 설정 페이지의 설정 탭에서 "알림 생성"을 클릭합니다
고객에게 알림 이메일을 보낼 시점을 선택합니다. 분, 시간, 일, 월 중에서 선택할 수 있습니다.
- 이 알림에 제목을 부여합니다. 예를 들어, "6시간 전 알림" 또는 "1일 전 알림"
통신에 사용할 "보낸 사람" 이메일 ID를 입력합니다.
알림 수신자를 선택합니다.
이 알림 이메일에 포함할 내용을 입력합니다. "제목", "약속 시작 날짜", "약속 시작 시간" 등의 플레이스홀더를 사용할 수 있습니다. 이를 이메일에 사용하면 고객에게 발송될 때 알림 이메일이 자동으로 올바른 데이터로 채워집니다.
"저장"을 클릭하여 알림 설정을 완료합니다.
고객에게 알리기 위해 여러 알림을 설정할 수 있습니다. 예를 들어, 약속 하루 전에 고객에게 알림 이메일을 보내고 약속 시작 시간 1시간 전에 방문을 확인하는 이메일을 추가로 보낼 수 있습니다. 이는 고객이 항상 약속을 인지할 수 있도록 하여 약속을 잊어버릴 가능성을 최소화합니다. 또한, 기술자가 고객을 방문하기 전에 1시간의 여유를 주어 필요시 약속을 재조정할 수 있도록 하여 불필요한 방문을 방지할 수 있습니다.