엄격한 프로세스와 도구를 설정하면 비즈니스의 변화하는 요구에 적응하는 것이 번거로워집니다. 워크플로우에서 사용자 정의 객체를 사용하면 변화하는 환경에 맞추기 위해 최소한의 유지보수 점검만으로도 매우 견고한 자동화를 원활하게 설정할 수 있습니다.
비즈니스 요구를 자동화하기 위해 사용자 정의 객체를 이해하는 데 도움을 주기 위해, 사용자 정의 객체를 사용하는 두 가지 상세한 사용 사례를 준비했습니다.
요청 관리 프로세스 자동화
조직에 대규모 인력이 있을 경우, 서비스 항목에 대한 승인을 관리하는 것은 워크플로우를 생성해야 할 때 번거롭고 시간이 많이 소요됩니다. 하드코딩된 승인자로 긴 복잡한 워크플로우가 생성되며, 이러한 워크플로우의 유지보수는 길고 오류가 발생하기 쉬운 프로세스가 됩니다.
사용자 정의 객체를 사용하여 모든 승인자를 관리하기 위한 단일 진실의 원천을 참조하여 간결한 워크플로우를 생성하세요. 워크플로우 내에 하드코딩된 승인자가 없으므로, 승인자를 업데이트하기 위한 길고 번거로운 프로세스를 건너뛸 수 있습니다.
사용 사례
조직은 소프트웨어 요청에 대한 접근을 승인할 애플리케이션 관리자가 필요합니다. 여러 소프트웨어 애플리케이션이 관리되고 있으며, IT 관리자는 소프트웨어 요청을 올바른 그룹으로 라우팅하고 승인을 관리하기 위해 여러 워크플로우를 구성해야 합니다.
사용자 정의 객체 생성
서비스 항목 승인을 관리하기 위한 사용자 정의 객체를 생성하세요.
서비스 항목에 대한 정보를 캡처하기 위한 객체 필드를 생성하세요.
3. 카테고리 필드를 티켓을 소스로 하는 드롭다운 필드로 생성하세요. 드롭다운 값으로 카테고리를 선택하세요.
4. 모든 사용자를 소스로 하여 승인자를 조회 필드로 생성하세요.
4. 객체 필드가 생성되면, 조직 내 모든 서비스 항목에 대한 정보를 캡처하기 위해 필요한 객체 레코드를 채우세요.
5. 이제 이 사용자 정의 객체는 요청과 승인을 라우팅하기 위해 워크플로우 내에서 참조될 수 있습니다.
리더 노드
리더 노드를 사용하기 전 이미지를 클릭하여 확대 | 리더 노드를 사용한 후 이미지를 클릭하여 확대 |
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리더 노드란 무엇인가요?
서비스 항목 요청에 따라 서비스 요청을 라우팅하고 싶다고 가정해 봅시다.
리더 노드는 사용자 정의 객체에서 정보를 읽고 워크플로우에 참조하는 데 사용됩니다. 사용자 정의 객체에서 워크플로우로 레코드를 읽어오는 조건을 생성할 수 있습니다.
예를 들어, Macbook을 요청하는 서비스 요청이 발생한 경우, 리더 노드는 서비스 항목 정보를 일치시켜 비즈니스 객체에서 레코드를 읽고 요청을 라우팅할 올바른 상담원 그룹과 승인자를 반환할 수 있습니다.
참고:
- 리더 노드는 하나의 레코드만 반환합니다. 조건에 맞는 여러 레코드가 있는 경우 리더 노드는 첫 번째 레코드만 반환합니다. 이러한 조건에서 첫 번째 레코드가 올바르게 선택되도록 정렬 순서를 선택할 수 있습니다.
- 리더 노드에서 조건별 필터를 최대 10개까지 설정할 수 있습니다. 카테고리와 같은 종속 필드를 사용하는 경우, 모든 종속 필드는 고유한 조건으로 간주됩니다.
워크플로우 설정
1. 이벤트를 생성하여 서비스 요청이 발생했습니다.
2. 이제 사용자 정의 객체에서 정보를 읽기 위해 리더 노드를 삽입하세요. 각 리더 노드에는 고유한 식별자가 부여됩니다. 예: R1
3. 레코드를 읽고자 하는 사용자 정의 객체를 선택하세요.
4. 레코드가 선택되어야 하는 조건을 생성하세요. 여기서 우리의 사용 사례를 위해, 요청된 서비스 항목과 사용자 정의 객체의 서비스 항목이 일치하는 레코드를 가져오는 조건을 생성하세요.
참고: 첫 번째로 선택된 필드는 객체 필드입니다. 이는 선택한 필드/값과 일치하게 됩니다.
5. 조건에 맞는 여러 레코드가 있는 경우 리더 노드는 첫 번째 레코드만 반환합니다. 이러한 조건에서 첫 번째 레코드가 올바르게 선택되도록 정렬 순서를 선택할 수 있습니다.
6. 완료를 클릭하여 리더 노드를 생성하세요. 이제 리더 노드의 출력은 단일 레코드가 되며, 이 레코드의 값은 <리더 ID>.<객체 필드>로 참조됩니다. 예: R1.Category
7. 리더가 레코드를 반환하는지 확인하기 위해 조건을 설정하여 빈 결과로 인해 워크플로우가 중단되지 않도록 할 수 있습니다.
8. 리더 노드가 반환한 카테고리를 참조하여 들어오는 서비스 요청의 카테고리를 자동으로 설정하는 액션 노드를 생성하세요.
액션 노드 - 카테고리 설정 - R1.Category
9. 리더 노드에 의해 반환된 승인자에게 서비스 요청을 라우팅하기 위한 액션 노드를 생성합니다. 액션 노드 - R1.Approver에게 승인 메일 보내기.
10. 마지막으로, 리더 노드에 의해 반환된 상담원 그룹으로 서비스 요청을 라우팅하기 위한 액션 노드를 생성합니다. 액션 노드 - 그룹에 할당 - R1.Agent Group
참고: 액션은 객체 필드 유형이 액션과 일치하는 경우에만 리더 출력을 참조할 수 있습니다. 예를 들어, 그룹에 할당 액션은 사용자 정의 객체 리더에서 상담원 그룹을 조회해야 합니다.
변경 관리 프로세스 자동화
조직의 변경 관리 프로세스는 매우 유동적입니다. 변경 분류를 자동화하면 오류가 있는 업데이트 프로세스를 포함한 복잡하고 긴 워크플로우가 발생합니다.
사용자 정의 객체를 사용하여 변경 사항에 대한 모든 분류 및 승인 정보를 참조할 수 있는 단일 진실의 원천을 만들 수 있습니다. 변경 워크플로우 내에서 사용자 정의 객체를 참조하여 복잡한 워크플로우를 건너뛰고 간결하고 간단한 자동화를 만듭니다.
사용 사례
위험과 우선순위에 따라 변경 유형 할당을 자동화합니다. 또한 변경 유형에 따라 변경 사항을 적절한 변경 관리자와 승인자에게 라우팅하려고 합니다.
사용자 정의 객체 생성
1. 변경 분류 및 승인을 관리하기 위한 사용자 정의 객체를 생성합니다.
2. 필요한 객체 필드를 드롭다운으로 생성하고 소스를 변경 사항의 해당 필드로 선택합니다.
3. 변경 관리자와 승인자를 위한 상담원/요청자에서 소싱하는 조회 필드를 생성합니다.
4. 이 사용자 정의 객체는 이제 워크플로우 내에서 참조되어 변경 사항을 분류하고 라우팅할 수 있습니다.
워크플로우 생성
| 리더 노드 사용 전 이미지를 클릭하여 확대 | 리더 노드 사용 후 이미지를 클릭하여 확대 |
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1. 이벤트를 생성합니다. 변경이 생성됩니다.
2. 생성된 변경의 우선순위와 위험을 기준으로 사용자 정의 객체에서 올바른 객체 레코드를 참조하기 위한 리더 노드를 생성합니다.
워크플로우가 중단되지 않도록 리더 레코드가 비어 있지 않은지 확인하는 조건을 생성합니다.
4. 리더 노드에 의해 반환된 레코드의 변경 유형을 생성된 변경의 변경 유형으로 설정하는 액션 노드를 생성합니다.
액션 노드: 변경 유형 설정 - R1.Change Type
5. 리더 노드에 의해 반환된 레코드에서 해당 변경 승인자와 변경 관리자에게 승인 이메일을 보냅니다.
액션 노드: 승인 메일 보내기 - R1.Change Approve
상담원에게 이메일 보내기 - R1.Change manager
참고: 액션은 객체 필드 유형이 액션과 일치하는 경우에만 리더 출력을 참조할 수 있습니다. 예를 들어: 변경 사항의 우선순위 필드에 값을 설정하려면 Change.Priority에 매핑된 드롭다운 객체 필드만 사용할 수 있습니다.
6. 워크플로우를 활성화하면 생성된 모든 변경 사항은 우선순위와 위험에 따라 유형, 승인자 및 관리자가 할당됩니다.
참고:
리더가 액션을 구현하는 데 필요한 적절한 필드를 가진 사용자 정의 객체를 참조하는 경우에만 워크플로우에서 특정 액션을 사용할 수 있습니다. 요구 사항을 이해하려면 다음 표를 사용할 수 있습니다.