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문서에 전자 서명 삽입하기

문서 관리

목차

개요

  • 디지털 서명은 문서 템플릿의 일부로 서비스 요청에 직접 포함될 수 있습니다.

  • 모든 디지털 서명 문서는 특정 작업 공간에서 관리됩니다.

  • 이를 통해 HR, 법무, 조달과 같은 팀은 관리자, 직원, 신규 입사자, 공급업체 또는 기타 외부 파트너와 같은 사용자로부터 디지털 서명이 필요한 문서를 생성할 수 있습니다. 이 문서의 첨부파일에서 샘플 사용 사례를 확인할 수 있습니다.

  • 서명자는 Freshservice에 계정이 없어도 서명할 수 있으며, 필요한 것은 이름과 이메일 주소뿐입니다.

  • 디지털 서명은 DropboxSign을 통해 처리되며, 고객은 DropboxSign 계정이 필요하지 않습니다.

  • 각 Pro 및 Enterprise 계정은 2024년 9월부터 한 번에 30개의 무료 eSign 크레딧이 할당됩니다. 이러한 무료 크레딧은 사용되거나 eSignature 팩을 구매할 때 0으로 설정되어 크레딧 사용량을 정확하게 추적할 수 있습니다.

  • Growth 계정은 10개의 eSign 크레딧을 받게 됩니다. 샌드박스, 체험판 등과 같은 다른 계정은 5개를 받게 됩니다.

  • Pro 및 Enterprise 계정에 대해서만 서명을 구매할 수 있습니다. 이는 구독 페이지에서 구매할 수 있으며 $90, 30개의 서명 크레딧 팩.

  • 서명 크레딧은 DropboxSign에 전송되는 하나의 서비스 요청으로 계산됩니다. 

    • 예를 들어: 

      • 상담원이 1명의 서명자가 있는 서명 요청을 처리하면, 이는 하나의 크레딧으로 계산됩니다. 

      • 요청에 2명 또는 3명의 서명자가 있어도 하나의 크레딧으로 계산됩니다. 

      • 서명 요청이 취소되고 다시 전송된 경우에만 두 개의 크레딧으로 계산됩니다.


디지털 서명 구성

  1. 디지털 서명을 구성하려면 먼저 관리자 설정, 서비스 요청 관리로 이동한 다음 문서 템플릿으로 이동합니다.

  • 이 작업은 이 작업 공간에 설정된 문서 목록을 보여줍니다.   

  • 이 템플릿은 서명이 필요한 문서와 서명이 필요하지 않은 문서의 조합일 수 있습니다.

  • 화면 오른쪽에 샘플 문서 템플릿이 있습니다. 

  • 이 화면에서 계정 관리 권한이 있는 경우 추가 크레딧을 구매하기 위해 구독 페이지로 이동할 수 있습니다.

  • 보기 사용은 사용자가 자신의 역할과 관련된 계정 관리 권한을 가지고 있을 때만 표시됩니다.


  1. 새 템플릿 버튼을 클릭하여 새 문서 템플릿을 생성합니다.

  2. 여기에 문서 템플릿을 드래그 앤 드롭하거나 컴퓨터에서 업로드할 수 있습니다. 

    1. 각 문서는 .docx 형식이어야 합니다

    2. 플레이스홀더는 중괄호 사이에 있는 것으로 식별됩니다: {{Employee Name}}

    3. 템플릿이 업로드되면 문서의 미리보기를 볼 수 있으며 문서에서 식별된 동적 플레이스홀더도 볼 수 있습니다.

    4. 문서에 관련된 이름을 지정할 수 있습니다.


  1. 문서에 서명을 삽입하는 것은 선택 사항이며, 왼쪽 상단의 서명 추가 옵션을 선택하여 수행할 수 있습니다.



  1. 서명은 필요에 따라 문서에 드래그 앤 드롭할 수 있습니다. 

    1. 서명을 드롭할 때 나중에 서명을 매핑할 때 식별할 수 있도록 제목을 지정할 수 있습니다.

    2. 필요에 따라 서명의 순서를 변경할 수 있습니다.

    3. 필요에 따라 문서에 여러 번 서명을 배치할 수 있습니다.

    4. 준비가 완료되면 저장을 클릭하여 문서 템플릿을 생성합니다.

    5. 전문가 팁: 한 사람이 여러 번 문서에 서명해야 하는 경우, 여러 이메일 주소를 제공할 필요가 없습니다. 대신 템플릿 설정 중에 필요한 각 서명 위치에 동일한 서명 자리 표시자를 배치하십시오. 이 방법은 동일한 서명자가 여러 번 서명할 수 있도록 합니다.

  2. 다음 단계는 문서를 서비스 요청에 연결하는 것입니다. 서비스 카탈로그로 이동하여 새 서비스 요청을 생성합니다.

    1. 이것은 템플릿의 자리 표시자에 매핑할 수 있는 사용자 정의 필드를 포함할 수 있습니다.

  3. 서비스 항목 설정에서 이행 옵션으로 문서를 선택한 후 방금 생성한 문서 템플릿을 선택합니다.

    1. 이 시점에서 템플릿 매핑 옵션이 표시되지만 사용자 정의 필드를 매핑할 수 있도록 이 단계에서 저장하는 것이 좋습니다.

  1. 마지막 단계는 자리 표시자를 서비스 요청의 필드에 매핑하는 것입니다. 주요 세부 사항은 서명 프로세스를 수행할 사람들의 이메일과 이름을 매핑하는 서명 매핑입니다.

  1. 이 작업이 완료되면 서비스 항목을 게시하고 사용자가 요청할 수 있습니다.

  2. 이 단계에서는 상담원의 개입 없이 문서를 자동으로 전송할 수 있는 옵션도 있습니다. 이를 사용하려면 모든 필드를 자리 표시자에 매핑한 후 토글 스위치를 활성화하십시오 - “요청자에게 문서를 자동으로 전송 위의 모든 필드를 매핑하여 요청자에게 문서를 자동으로 전송합니다.” 아래에서 볼 수 있는 서비스 요청에 표시된 매핑 아래에서:



서비스 요청을 처리하는 상담원

요청이 제출되면 상담원은 티켓 페이지에서 요청을 검토하고 처리할 수 있습니다. 

  1. 첫 번째 단계는 DropboxSign을 통해 문서 전송 옵션을 선택하는 것입니다.

  1. 이 단계에서는 모든 관련 플레이스홀더 데이터가 표시된 티켓 요약이 나타납니다. 상담원은 필요에 따라 세부 정보를 업데이트할 수 있으며, 준비가 되면 Dropbox Sign을 통해 전송을 클릭할 수 있습니다.

  1. 마지막 단계는 서명자에게 전송될 메시지를 검토하고 편집하는 것입니다. 

    • 첫 번째 메시지는 템플릿 단계에서 결정된 순서에 따라 서명을 수행할 사람에게 전송됩니다.

    • 두 번째 메시지는 요청자에게 프로세스가 시작되었음을 알리기 위해 전송됩니다.

  • 이 단계에서는 문서가 지정된 순서에 따라 수신자에게 Dropbox Sign을 통해 전송되었습니다. 

  • 문서가 어느 단계에 있는지 보려면 완료된 서명 수를 보여주는 옵션을 선택할 수 있습니다. 여기서 서명 요청을 취소하거나 서명자에게 완료를 독촉할 수 있습니다. 

  • 누군가 서명하기 전에 취소하면 상담원이 티켓에서 문서를 다시 보낼 수 있지만 이는 추가 서명 요청으로 청구됩니다. 

  • 한 명의 서명자가 자신의 부분을 완료한 후 취소하면, 프로세스를 완료하기 위해 새로운 티켓을 생성해야 합니다.

문서 서명하기

문서가 서명자에게 전송되면, 그들은 이메일과 서명을 완료하기 위한 드롭박스 링크를 받게 됩니다.

현재 전송되는 이메일의 레이아웃이나 형식을 변경할 수 없습니다. 서명자는 프로세스가 무효화되기 전에 두 달 동안 서명할 수 있습니다. 

완료된 서명 보기

모든 서명이 완료되면 요청자는 완료되었다는 알림을 받게 되며, 이는 티켓에서 사용할 수 있게 됩니다. 이는 상담원과 요청자에게 보입니다



서명 사용 분석

사용량을 볼 수 있는 두 가지 영역이 있습니다 - 1. 문서 템플릿 영역에서, 2. 분석의 전용 큐레이션 보고서. 이 정보를 액세스하려면 사용자가 계정 관리자 권한을 가지고 있어야 합니다. 베타 기간 동안의 기능 사용(2024년 9월 이전)은 분석에 포함되지 않습니다.


  1. 문서 템플릿 화면에서 사용량 보기

  • 이는 현재 워크스페이스, 이 경우 HR, 및 모든 워크스페이스에 대한 사용량을 보여줍니다. 사용자가 계정 관리 권한을 가지고 있는 경우

  • 이것이 MSP 계정인 경우, IT 워크스페이스에 대해서만 이를 볼 수 있습니다.

  • 계정을 ESM 모드에서 MSP 계정으로 변환하면 기본 워크스페이스에 대한 사용량 통계를 보여줍니다.

  • 서비스가 포함된 요청이 한 워크스페이스에서 다른 워크스페이스로 이동되더라도 원래 워크스페이스에서 여전히 계산됩니다.


  1. 전용 큐레이션 보고서

아래와 같이 사용량에 대한 더 자세한 정보를 보기 위해 분석에서 전용 보고서를 사용할 수 있습니다. 이는 서명 요청과 관련된 티켓을 내보내는 데에도 사용할 수 있습니다.

  • 참고: 서비스 요청 데이터를 보려면 사용자가 IT 감독자 역할이 필요합니다.
  • 서명 크레딧 관련 데이터를 보려면 사용자가 계정 관리자 역할이 필요합니다.
  • 사용된 총 크레딧: 이는 계정에서 사용된 총 크레딧 수를 나타냅니다. 이는 여러 워크스페이스에 걸쳐 있을 수 있습니다. 
    • 참고, 처리된 삭제된 서비스 요청은 서명 크레딧으로 계산됩니다.
  • 대기 중인 서명 요청: 이는 서명을 기다리고 있는 서비스 요청 수를 나타냅니다. 예: 3명이 서명해야 하는 요청이 있고 현재까지 한 명만 서명한 경우, 이는 1개의 대기 중인 서명 요청으로 계산됩니다.

  • 서명을 소비하는 서비스 요청: 서명을 소비하는 서비스 요청 수입니다. 예: 하나의 서비스 요청이 여러 서명을 소비할 수 있으며, 프로세스가 취소된 후 다시 전송되면 이는 두 개의 서명으로 계산되지만 요청은 하나로 계산됩니다.

  • 대기 중인 서명 수: 이는 대기 중인 서명의 수를 나타냅니다. 예: 3명이 서명해야 하는 요청에서 현재까지 1명만 서명한 경우, 이는 2개의 대기 중인 서명 요청으로 계산됩니다.

  • 사용된 크레딧: 하단 위젯은 월별 사용된 크레딧과 작업 공간별 사용된 크레딧을 보여줍니다.







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