레코드 유형은 사용자가 서로 다른 역할에서 CRM의 데이터를 다양한 방식으로 소비하고 업데이트할 수 있도록 연락처, 계정, 거래 및 사용자 정의 모듈의 데이터를 분류할 수 있게 해줍니다. 이는 역할별로 레코드 유형마다 다른 필드 권한과 데이터 범위를 설정함으로써 가능합니다. 레코드 유형에 따라 관리자는 워크플로우, 시퀀스 및 영업 구역 규칙과 같은 다양한 유형의 후속 프로세스 또는 자동화를 설정할 수도 있습니다.
예를 들어, Acme는 건축 및 주택 개선 회사로, 주택 개조/건축 요구를 찾는 고객에게 그러한 서비스를 제공하는 공급업체를 통해 서비스를 제공합니다.
Acme의 영업 사원은 고객과 공급업체 두 가지 유형의 연락처를 담당합니다. 영업 사원이 고객과 공급업체 모두에 대해 캡처하고자 하는 정보는 다를 것입니다. 또한, 두 유형 모두 다른 비즈니스 프로세스를 따릅니다. 예를 들어, 확인된 공급업체에 대해 프로필 페이지 생성을 트리거하는 워크플로우를 구성할 수 있지만, 고객에게는 그러한 프로세스가 필요하지 않습니다. 고객에게 후속 이메일/SMS를 보내기 위한 영업 시퀀스를 구성할 수 있습니다.
예제를 통해 세부 사항을 살펴보겠습니다
공급업체 유형의 샘플 필드
비즈니스 서비스 카테고리
하위 카테고리
회사 유형
웹사이트 URL
비즈니스 설명
고객 유형의 샘플 필드
비즈니스 서비스 카테고리
하위 카테고리
프로젝트 상태
시작 시간
가격 수준
품질 수준
위에 나열된 모든 필드는 연락처 모듈에서 생성할 수 있지만, 레코드 유형 구성을 사용하여 관련 유형에 대해 관련 필드만 선택할 수 있습니다. 일부 필드는 하나 이상의 레코드 유형에 공통으로 존재할 수 있습니다. 따라서 위의 예에서 비즈니스 서비스 카테고리와 하위 카테고리는 두 연락처 유형 모두에서 '편집 가능'로 표시해야 합니다. 회사 유형, 웹사이트 URL, 비즈니스 설명은 공급업체 유형에서 '편집 가능'로 표시해야 하지만, 고객 유형에서는 '숨김'으로 표시해야 하며, 프로젝트 상태, 시작 시간, 가격 수준 및 품질 수준은 그 반대입니다. 이러한 유형의 구성은 역할 수준으로 확장할 수 있습니다. 예를 들어, 마케팅 사용자는 고객 유형의 '품질 수준' 필드에 접근할 필요가 없지만, 영업 사용자는 접근이 필요합니다.
새로운 레코드 유형을 생성하는 방법?
새로운 레코드 유형을 생성하려면,
관리자 설정 > 역할 > 역할 선택으로 이동합니다. 예: 영업 사용자
레코드 유형 탭에서 레코드 유형을 생성하려는 모듈을 선택합니다. 예: 연락처
연락처 유형 추가를 클릭합니다
연락처 유형 추가 오버레이에서 레코드 유형에 이름을 지정합니다. 예: 공급업체. 생성하려는 새로운 레코드 유형에 접근이 필요한 역할만 선택할 수 있습니다. 관리자 및 계정 관리자 역할은 항상 모든 레코드 유형에 접근할 수 있습니다.
클릭 저장. 이제 공급업체 레코드 유형이 생성되었습니다.
레코드 유형 범위
드롭다운에서 역할에 대한 레코드 유형의 범위를 선택할 수 있습니다 - 편집 가능/읽기 전용/숨김.
편집 가능 - 공급업체 유형에 속하는 모든 레코드는 접근 가능하며 편집할 수 있습니다.
읽기 전용 - 공급업체 유형에 속하는 모든 레코드는 읽기 전용입니다
숨김 - 공급업체 유형에 속하는 모든 레코드는 숨겨집니다
참고:
글로벌/영역/제한된 범위의 숨겨진 레코드 유형에 대한 역할 우선순위: 레코드 유형 범위가 우선순위를 가지며 사용자는 숨겨진 레코드 유형의 레코드를 볼 수 없습니다.
필드 권한
레코드 유형 생성 시, 필드 권한은 모듈에 설정된 구성에서 가져옵니다 (관리자 설정 > 모듈 설정). 공급업체 레코드 유형 옆의 ‘필드 권한 관리’를 클릭하여 초기 구성 위에 사용자 정의할 수 있습니다
이 필드 권한은 역할별로 레코드 유형별로 구성할 수 있습니다 - 읽기 전용, 숨김, 편집 가능, 필드 선택, 필수.
읽기 전용: 사용자는 필드 값을 볼 수 있지만 편집할 수 없습니다
숨김: 사용자는 필드를 볼 수 없습니다
편집 가능: 사용자는 필드 값을 보고 편집할 수 있습니다
필드 선택: 다중 선택(드롭다운, 라디오 및 다중 선택) 필드의 선택 항목을 구성할 수 있습니다. 예를 들어: ‘공급업체’ 레코드 유형의 경우, 새로운 비즈니스 카테고리인 ‘외부 페인팅’을 선택할 수 있습니다. 그러나 고객 레코드 유형의 경우, ‘외부 페인팅’ 선택 항목은 충분한 공급업체를 온보딩할 때까지 숨길 수 있습니다.
참고: 선택 항목 선택은 레코드 유형의 모든 역할에 대해 동일하며, 레코드 유형에 따라 다를 수 있습니다.
필수: 레코드 유형의 필드는 필수/필수로 설정할 수 있습니다. 이는 모듈 설정에서 필드를 필수 필드로 표시하지 않은 경우, 역할 또는 레코드 유형 수준에서 필드를 필수로 표시할 수 있음을 의미합니다.
클릭 저장
참고: 관리자는 위에서 설명한 대로 모든 레코드 유형과 모든 역할에 대해 필드 권한을 구성해야 합니다.
다음 표는 모듈 설정과 역할/레코드 유형 구성에 따른 필드 동작을 이해하는 데 도움이 됩니다:
모듈 설정 대 필드 권한
참고:
레코드 유형은 기본 모듈과 사용자 정의 모듈 모두에 대해 생성할 수 있습니다.
모듈당 25개의 레코드 유형을 추가할 수 있습니다.
제품에서 레코드 유형 태그를 어디에서 볼 수 있습니까?
세부 페이지
레코드 유형은 레코드의 세부 페이지(기본 및 사용자 정의 모두)에 나타나며 인라인으로 편집할 수 없습니다.
참고: 모듈에 하나의 레코드 유형만 있는 경우 태그가 나타나지 않습니다.
필터
사용자는 레코드 유형(편집 가능 및 읽기 전용 유형)을 기준으로 데이터를 필터링하고 이를 목록 보기로 저장하거나 필터링된 보기에서 대량 작업을 수행할 수 있습니다.
참고:
레코드 유형을 인라인으로 편집/업데이트할 수 없습니다
레코드 유형을 대량으로 업데이트할 수 없습니다
레코드 유형을 어떻게 편집할 수 있나요?
역할 > 레코드 유형 > 생략 기호 아이콘을 클릭하고 편집을 클릭합니다
레코드 유형의 이름과 이 레코드 유형에 접근할 수 있는 역할을 한 번에 변경할 수 있습니다.
레코드 유형을 어떻게 삭제할 수 있나요?
역할 페이지의 레코드 유형 탭에서 생략 기호 아이콘을 클릭하고 삭제를 클릭합니다
표시되는 프롬프트에서 삭제하기 전에 이 레코드 유형의 모든 레코드를 다른 레코드 유형으로 이동할 수 있습니다.
기본 레코드 유형이란 무엇인가요?
계정에서 레코드 유형 기능이 활성화되면 모든 모듈(연락처/계정/거래/사용자 정의 모듈)에 기본 레코드 유형이 설정됩니다. 기본 레코드 유형은 모듈 및 역할 수준에서 구성한 모든 기존 권한을 그대로 유지합니다.
관리자는 생략 기호 아이콘을 사용하여 다른 레코드 유형을 기본값으로 설정할 수 있습니다.
레코드를 생성할 때 기본 레코드 유형이 어떻게 도움이 되나요?
종속 필드는 레코드 유형과 어떻게 함께 작동하나요?
종속 필드는 필드 권한 페이지에서 읽기 전용/숨김으로 표시할 수 있습니다. 역할 아래의 하나의 레코드 유형에 적용된 필드 권한은 해당 역할 아래의 모든 레코드 유형에 자동으로 적용됩니다. 그러나 다른 역할에 대해서는 필드 권한이 다를 수 있습니다.
시나리오 1: 영업 사용자 역할의 경우, 비즈니스 하위 카테고리 필드는 기본 연락처 유형(기본 레코드 유형)에서 편집 가능, 고객 레코드 유형에서 읽기 전용, 공급업체 레코드 유형에서 숨김으로 표시됩니다.
비즈니스 하위 카테고리가 종속성 설정에서 종속 필드로 구성된 경우, 해당 역할의 모든 레코드 유형에 대해 필드 권한이 '편집 가능'으로 재설정됩니다.
시나리오 2: 비즈니스 하위 카테고리 필드가 모든 레코드 유형에서 동일한 권한(편집 가능/읽기 전용/숨김)으로 표시되고 종속 필드로 구성된 경우, 선택된 필드 권한은 영업 사용자 역할에서 유지됩니다.
시나리오 3: 비즈니스 하위 카테고리 필드가 고객 레코드 유형에 대해 필수로 표시되고 종속 필드로 구성된 경우, 모든 레코드 유형 및 모든 역할에 대한 필드 권한의 '필수' 속성이 제거됩니다. 이 경우 종속 필드의 필수 속성은 종속성 설정 페이지에서만 정의할 수 있습니다.
시나리오 4: 비즈니스 하위 카테고리 필드의 선택 항목이 필드 권한을 통해 선택되고 필드가 종속 필드로 구성된 경우, 필드 종속성을 통해 구성된 선택 항목이 우선하며 모든 레코드 유형 및 모든 역할에 반영됩니다. 필드 권한의 선택 항목 매핑 링크는 비활성화됩니다.
시나리오 5: 비즈니스 하위 카테고리 필드의 선택 항목이 필드 종속성을 통해 선택된 후 종속성이 비활성화/삭제된 경우, 필드 권한의 선택 항목 관리 링크가 활성 상태로 변경됩니다. 처음에는 모든 선택 항목이 선택된 상태로 시작됩니다.
참고:
1. 필드 권한에서 선택 항목 관리 및 필수 속성은 종속 필드에 대해 비활성화됩니다. 종속 필드의 선택 항목 및 필수 속성은 종속성 설정 페이지에서만 구성할 수 있습니다.
2. 편집 가능, 읽기 전용 및 숨김 열은 종속 필드에 대해 활성화됩니다. 그러나 종속 필드의 권한은 역할 내 모든 레코드 유형에 대해 동일합니다. 다른 역할에 대해서는 다를 수 있습니다.
3. 필수 필드는 읽기 전용으로 표시할 수 없습니다. 이는 필드를 필수로 표시할 수 있는 모든 시나리오에 적용됩니다 - 레코드 유형/역할 수준에서 또는 필드 종속성을 통해 표시되거나 양식 설정(모듈 설정)을 통해 표시된 경우
레코드 유형을 사용하여 레코드를 생성 및 업데이트하는 방법?
양식
레코드를 생성하기 위해 양식을 열 때, 레코드 유형을 선택할 수 있습니다. 기본 레코드 유형은 드롭다운에 나타나며 변경할 수 있습니다. 양식에 나타나는 필드는 선택한 레코드 유형에 따라 다릅니다. 레코드 유형이 변경되면 양식이 새 레코드 유형을 반영하도록 다시 로드됩니다.
사용자는 특정 레코드 유형에 대한 편집 권한이 있는 경우 해당 레코드 유형 아래에서 레코드를 생성할 수 있습니다. 예를 들어, 총 다섯 개의 레코드 유형이 있고 그 중 두 개는 편집 가능하며, 하나는 읽기 전용 상태이고 다른 하나는 영업 사용자 역할에 대해 숨김 상태인 경우, 영업 사용자는 두 개의 편집 가능한 레코드 유형에서만 레코드를 생성할 수 있습니다. 읽기 전용 또는 숨김 레코드 유형은 양식에 나타나지 않습니다.
빠른 추가 양식에서 레코드 유형의 위치를 변경할 수 없습니다(상단에서). 양식의 필드는 선택한 레코드 유형에 따라 로드되기 때문입니다.
기존 레코드의 레코드 유형은 편집 양식에서 업데이트할 수 있습니다
가져오기 중
가져오기의 첫 번째 단계에서 레코드 유형에 대한 대체 값을 선택할 수 있습니다.
기본적으로, 레코드를 가져오는 사용자의 기본 레코드 유형이 선택된 상태로 표시됩니다. 사용자는 접근 권한이 있는 다른 레코드 유형을 선택할 수 있습니다.
대체 레코드 유형은 csv/xlsx 파일에 레코드 유형 열이 없거나 레코드 유형 열의 값이 null이거나 유효하지 않은 경우에 사용됩니다.
2단계에서는 사용자가 csv/xlsx 파일에 있는 레코드 유형 열을 CRM의 레코드 유형 필드에 매핑할 수 있습니다. 각 레코드 유형의 모든 필수 필드를 채워야 합니다. 예를 들어, 3개의 레코드 유형이 각각 2개의 필수 필드를 가지고 있다면, 가져오기 중에 사용자는 가져오는 모든 레코드에 적용될 6개의 필수 필드를 매핑해야 합니다.
참고:
사용자/역할에 대해 편집 가능한 레코드 유형만 가져오기 흐름에 표시됩니다. 읽기 전용 및 숨겨진 필드는 나타나지 않습니다.
기존 레코드 유형은 덮어쓰기를 통해 가져오기를 통해 업데이트할 수 있습니다.
3. 리드 변환
리드를 연락처로 변환할 때, 읽기 전용 또는 편집 권한이 있는 레코드 유형 목록에서 연락처가 매핑될 레코드 유형을 선택할 수 있습니다.
CRM에서 필드 권한이 적용되는 방법
레코드 유형에 대한 기타 포인터:
필드 종속성 - 선택 사항은 한 곳에서만 제어할 수 있습니다. 종속 필드의 다른 속성은 역할에 따라 모든 레코드 유형에 대해 동일하게 유지됩니다(역할 간에는 다를 수 있음). 종속 필드에 대한 필수 속성은 필드 종속성에서만 제어할 수 있습니다.
레코드 유형 필드는 필드 설정에서 사용할 수 없습니다.
레코드 유형은 인라인 또는 대량으로 편집할 수 없습니다. 레코드의 레코드 유형은 가져오기를 통한 덮어쓰기 옵션을 통해서만 편집할 수 있습니다.
레코드 유형 필드는 제어 필드나 종속 필드로 사용할 수 없습니다.
관리자 및 계정 관리자는 이제 필드 권한을 편집할 수 있습니다.
제품 모듈에는 레코드 유형이 없습니다.
모듈에 레코드 유형이 하나만 있고 필드가 역할을 통해 필수로 표시된 경우, 해당 역할로 로그인한 사용자에게도 양식 설정에서 자동으로 필수로 표시됩니다.
여러 레코드 유형이 있고 하나의 역할에서 필드가 필수로 표시된 경우, 해당 필드는 다른 역할의 빠른 추가 양식에서도 항상 사용할 수 있습니다.
선택 관리가 레코드 유형 수준의 구성이며 역할 수준이 아닙니다. 즉, 특정 레코드 유형에 대해 구성된 선택 사항은 모든 역할에 대해 동일합니다.
선택 사항은 UI에서만 적용되며 API에서는 적용되지 않습니다.
모듈에 레코드 유형이 하나만 있는 경우, 관리자 및 계정 관리자 역할에 대해 권한을 변경할 수 없습니다(편집 불가 상태). '선택 관리' 및 '필수' 속성은 다른 역할에 대해 편집 불가 상태로 유지됩니다.