이 사용 사례에서는 DocuSign 통합을 사용하여 직원 승인 프로세스를 자동화할 것입니다. 승인 양식은 프로세스에 관련된 모든 이해관계자에게 전송됩니다.
이 사용 사례의 설정은 네 부분으로 나눌 수 있습니다:
DocuSign 템플릿 정의
Freshservice에서 서비스 요청 항목 생성
위치 및 사업부 매핑을 포함하는 사용자 정의 객체 정의
직원 승인을 위한 워크플로우 정의
DocuSign 템플릿
샘플 템플릿은 직원 승인 양식을 포함하는 DocuSign에 정의되어 있으며, 다음 서명자 수신자 역할이 포함됩니다.
사업부장
IT 직원
HR 직원
매니저
직원
이 템플릿의 템플릿 ID를 워크플로우 자동화에서 사용할 것입니다.
DocuSign에서 생성한 이 샘플 템플릿 정의를 참조할 수 있습니다.
서비스 요청
자동화에서 워크플로우를 설정하기 위해 Freshservice에서 서비스 요청 항목과 사용자 정의 객체를 생성해야 합니다.
서비스 요청에는 세 개의 드롭다운 조회 필드가 포함됩니다.
직원 (모든 사용자 조회)
위치 (위치 조회)
사업부 (부서 조회)
사용자 정의 객체
이 사용 사례에서는 직원 승인에 서명해야 하는 다양한 이해관계자를 사용자 정의 객체에 저장할 것입니다.
객체 "사업부 매핑"은 각 사업부의 HR 비즈니스 파트너와 사업부장을 저장하는 데 사용됩니다. 다음은 필드입니다:
객체 "위치 매핑"은 특정 위치의 시설 관리자와 IT 직원을 저장하는 데 사용됩니다. 다음은 필드입니다:
워크플로우 정의
직원 승인 자동화를 위한 워크플로우 개요입니다. 이 문서에서는 이 워크플로우의 단계를 자세히 설명합니다.
1단계
워크플로우가 직원 승인 서비스 항목이 제출될 때만 실행되도록 적절한 이벤트 및 조건 노드를 구성합니다.
2단계
"위치 매핑" 사용자 정의 객체를 읽기 위해 리더 노드를 가져와 구성하여 서비스 요청 양식에 입력된 위치에 따라 시설 및 IT 직원을 가져옵니다.
3단계:
다음으로, "사업부 매핑" 객체를 읽기 위해 또 다른 리더 노드를 가져와 구성하여 양식에 입력된 사업부에 따라 HR BP와 사업부장을 가져옵니다.
4단계:
필요한 모든 이해관계자를 확보했으므로 DocuSign 앱 액션을 호출하여템플릿을 기반으로 초안 봉투 생성을 수행할 수 있습니다. 다음 구성으로 또 다른 DocuSign 앱 액션 노드를 가져옵니다.
앱 이름: DocuSign - Orch
앱 액션: 템플릿으로 초안 봉투 생성
입력 구성 시 주의사항:
template_id - DocuSign 템플릿 ID는 앱 노드에 하드코딩됩니다.
recipient_role_names - DocuSign 템플릿 역할 이름도 하드코딩됩니다.
recipient_emails - 수신자의 이메일 ID는 2단계 및 3단계의 리더 노드를 사용하여 사용자 정의 객체에서 읽어와 플레이스홀더로 사용됩니다. 조직을 떠나는 직원의 이메일 ID는 서비스 요청의 "직원" 조회 필드에 대한 플레이스홀더를 사용하여 가져옵니다.
recipient_names - 수신자의 이름은 2단계 및 3단계의 리더 노드를 사용하여 사용자 정의 객체에서 읽어와 플레이스홀더로 사용됩니다. 조직을 떠나는 직원의 이름은 서비스 요청의 "직원" 조회 필드에 대한 플레이스홀더를 사용하여 가져옵니다.
recipients_routing_order - 선택적으로 봉투가 수신자에게 전송될 라우팅 순서를 지정할 수 있습니다. 이를 통해 이전 수신자가 봉투 문서를 완료한 경우에만 봉투가 다음 수신자에게 전달되도록 할 수 있습니다.
5단계:
조건 노드를 사용하여 초안 봉투가 성공적으로 생성되었는지 확인합니다. 생성된 경우 다음 구성으로 또 다른 DocuSign 앱 액션 노드를 가져옵니다.
앱 이름: DocuSign - Orch
앱 액션: 봉투 보내기
입력 구성 시 주의사항:
template_id - 템플릿 ID는 4단계의 앱 노드 응답에서 수신됩니다. 아래와 같이 템플릿 ID의 플레이스홀더를 사용합니다.
