Freshservice에는 내장된 계약 관리 모듈이 포함되어 있어 타사 공급업체와의 계약을 기록할 수 있습니다. 자산 관리 모듈과 완전히 통합되어 있어 자산과 함께 계약을 추적할 수 있습니다. 계약을 관리하는 것 외에도 계약이 만료될 때 알림을 받아 갱신을 놓치지 않도록 보장합니다.
임대, 유지보수, 소프트웨어 라이선스 계약을 추적하는 것 외에도 비즈니스 요구에 따라 사용자 정의 계약 유형을 추가하고 추적할 수 있습니다.
Freshservice에서 계약 관리가 어떻게 작동하는지에 대한 비디오를 보고 싶다면, 여기에 있습니다:
계약 유형 추가하기
새로운 계약 유형을 추가하는 단계는 다음과 같습니다:
1. 관리자 > 자산 관리 > 계약 유형으로 이동합니다.
계정에 여러 작업 공간이 있는 경우:
글로벌 워크플로우를 수정하려면 관리자 > 글로벌 설정 > 자산 관리 > 계약 유형으로 이동합니다.
작업 공간 수준의 워크플로우를 수정하려면 관리자 > 작업 공간 설정 > {작업 공간 이름} > 자산 관리 > 계약 유형으로 이동합니다.
2. 새 계약 유형을 클릭합니다.
3. '새 계약 유형' 양식에 계약 유형 이름을 입력합니다.
4. 계약 유형에 대한 설명을 입력합니다.
5. 공급업체 필드는 소프트웨어 라이선스를 제외한 모든 계약 유형의 기본 옵션이므로 회색으로 표시됩니다.
6. 드래그 앤 드롭하여 모든 계약 유형에 대한 사용자 정의 양식을 만듭니다.
7. 속성 양식에서 레이블 이름을 입력하고 필요한 경우 동작 옵션 중 하나를 선택할 수 있습니다. 필수 필드로 설정할지 또는 갱신 양식에서도 세부 정보를 표시할지 여부를 선택합니다.
8. 완료되면 저장을 클릭합니다.
계약 유형을 편집하거나 삭제하려면:
- 계약 유형의 이름 옆에 있는 편집을 클릭하고 변경 사항을 적용한 후 업데이트를 선택합니다.
- 사용자 정의 계약 유형을 삭제하려면, 삭제 아이콘을 계약 유형 이름 옆의 계약 유형에서 클릭하거나 삭제하려는 계약 유형을 클릭한 후 삭제를 선택하세요.
계약 추가하기
새로운 계약을 추가하는 단계는 다음과 같습니다:
- 탐색 모음에서 자산 탭으로 이동하여 계약을 클릭합니다.
- 새로 추가를 클릭합니다.
- '새 계약' 양식에서 계약 이름을 입력합니다. 계약 번호는 기본적으로 입력됩니다.
- 드롭다운 목록에서 계약 유형을 선택합니다. 기본적으로 다음 유형이 사용자 정의 계약 유형과 함께 표시됩니다:
- 임대: 목록에서 공급업체를 선택하고 (공급업체를 추가하려면 관리자>공급업체로 이동), 승인자를 선택하고 임대의 비용을 입력합니다.
- 유지보수: 공급업체와 승인자를 선택하고 비용을 입력합니다.
- 소프트웨어 라이선스: 제품, 공급업체, 라이선스 유형, 승인자를 선택합니다. 라이선스 수와 모든 라이선스의 총 비용을 입력합니다.
- 상태 필드는 회색으로 표시됩니다. 계약은 승인 요청을 보낼 때까지 '초안'으로 저장됩니다.
- 계약에 대한 설명을 입력합니다.
- CI/자산 첨부를 클릭합니다. 나타나는 목록에서 적절한 카테고리를 선택하고 계약에 포함된 모든 CI/자산을 선택합니다. 완료되면 첨부를 클릭합니다.
- 계약의 약관과 같은 파일을 첨부해야 하는 경우, 파일 선택 버튼을 클릭하고 파일을 더블 클릭합니다.
- 계약 기간에서 계약의 시작 및 종료 날짜를 선택합니다.
- 계약 만료 전에 Freshservice가 귀하(또는 다른 이해 관계자)에게 알림을 보내도록 하려면, 계약 만료 알림 옆의 체크박스를 선택합니다. 그런 다음 일 수를 선택하고 이메일 주소를 입력합니다. 제3자 공급업체의 이메일 주소도 추가할 수 있습니다.
- 완료되면 계약을 저장하거나 승인 요청을 제출할 수 있습니다.
- 승인 요청을 보내기 전에 계약을 수정하거나 정보를 추가하려면 저장을 클릭하여 계약을 초안으로 저장합니다.
- "승인자"로 선택된 상담원에게 계약을 승인 요청으로 보내려면 승인 요청 제출을 클릭합니다. 한 번 제출하면 변경할 수 없습니다. (단, 자산 추가 및 계약 삭제는 여전히 가능합니다.)
계약은 특정 시점에 다음 7단계 중 하나에 있을 수 있습니다:
- 초안- 계약이 승인 요청을 위해 제출되기 전에 추가로 업데이트되어야 할 때입니다. 초안을 작성한 상담원만 수정/삭제할 수 있습니다(다른 상담원은 볼 수 있습니다).
- 승인 대기 중- 계약이 승인 요청으로 제출되면 승인됩니다.
계약을 작성한 상담원만 CI/자산을 추가하거나 계약을 삭제할 수 있습니다.
승인/거부 옵션은 승인자로 선택된 상담원에게만 제공됩니다(다른 상담원도 계약을 볼 수 있습니다).
- 승인됨- 계약 시작 날짜가 현재 날짜보다 늦으면 승인되더라도 활성화되지 않는다는 점을 유의해야 합니다. 계약 스케줄러는 모든 승인된 계약의 '시작일'을 매일 확인하며, 현재 날짜와 동일할 때 계약을 활성화로 설정합니다.
- 거부됨- 지정된 "승인자"가 계약을 거부하기로 선택한 경우.
- 활성- 계약은 시작일과 종료일 사이에 수동으로 종료되거나 삭제되지 않는 한 활성 상태로 유지됩니다.
- 종료됨- 기존 계약을 새 계약으로 대체해야 하는 경우, 목록에서 계약을 클릭하고 종료를 클릭하여 종료할 수 있습니다.
- 만료됨- 계약이 종료일을 지나면 만료됩니다. 계약 스케줄러는 활성 계약이 종료일에 도달하면 자동으로 '만료됨'으로 설정합니다.
만료된 계약에 접근하기
자산 탭의 계약으로 이동하면 기본적으로 '활성' 계약만 표시됩니다. 만료된 계약에 접근하려면 활성 계약을 클릭하고 드롭다운 메뉴에서 만료된 계약을 선택합니다. 그런 다음 계약을 클릭하여 사용 가능한 정보를 확인할 수 있습니다.
계약 갱신
계약을 갱신해야 하는 경우, 세부 보기에서 갱신할 수 있습니다. 그런 다음 프로세스는 승인 워크플로우를 거칩니다.
계약 연장
재협상 중에 계약을 짧은 기간 동안 연장할 수도 있습니다.
계약의 이력 및 최근 활동 추적
계약 이력은 계약의 생애 주기에서 주요 이벤트를 기록하여 계약의 상태를 빠르게 이해할 수 있도록 합니다.
계약 유형에 사용자 정의 필드를 추가한 경우, 계약 이력을 확인할 때 해당 세부 정보를 찾을 수 있습니다. (여기서 유지보수 ID는 사용자 정의입니다.)
활동은 계약과 관련된 모든 변경 사항을 기록하여 계약 관련 활동에 대한 감사 추적을 유지합니다.
자주 묻는 질문
1. 삭제된 계약을 복구할 수 있나요?
안타깝게도, Freshservice는 현재 영구적으로 삭제된 데이터를 복원하는 옵션을 지원하지 않습니다. 백엔드 로그는 계약에 대해 조치를 취한 사용자, 생성/업데이트/삭제된 세부 정보만 저장하며 삭제된 세부 정보를 복원하지 않습니다. 해결 방법은 삭제된 것과 유사한 사본을 수동으로 다시 만드는 것입니다.
2. 계약을 대량으로 가져올 수 있나요?
다음 API 호출을 사용하여 스크립트를 실행함으로써 연락처를 대량으로 가져올 수 있습니다. https://api.freshservice.com/v2/#create_a_contract
3. 어떤 요금제부터 계약 관리에 접근할 수 있나요?
계약 관리는 Pro 요금제부터 이용 가능합니다.
이 문서가 도움이 되었나요?