Freshdesk의 Xero 앱을 사용하면 Freshdesk 근무 시간표 항목을 Xero 임시 송장의 청구 가능한 항목으로 기록할 수 있습니다. 이 앱은 기업이 Freshdesk 내에서 고객 서비스에 소요된 시간에 대한 송장을 생성할 수 있도록 합니다. 상담원은 이제 Freshdesk의 티켓 시간표 항목에 임시 송장을 생성하고 연결할 수 있습니다.
참고: 상담원이 동일한 시간표 항목에 대해 Xero에서 여러 송장을 생성하지 못하도록 하기 위해, Freshdesk는 티켓을 시간표 항목과 한 번에 하나의 송장에만 연결할 수 있도록 제한합니다. 상담원은 기존 송장을 변경하거나 삭제할 수 없습니다. 상담원이 티켓에 연결된 송장을 변경하려면, 관리자가 먼저 Xero에서 기존 임시 송장을 삭제해야 합니다. 그런 다음, 상담원은 Freshdesk에서 기존 송장을 연결 해제하고 새 송장을 생성해야 합니다. 따라서, 티켓이 완전히 해결되고 새로운 시간표 항목이 예상되지 않을 때만 시간표 항목을 임시 송장에 연결할 것을 강력히 권장합니다.
Xero와 Freshdesk 통합 빠른 가이드:
- 관리자로 Freshdesk 계정에 로그인합니다
- 관리 > 지원 운영 > 앱 > 더 많은 앱 가져오기로 이동합니다
- Xero를 검색하고 설치를 클릭합니다
- 다음 설정 페이지에 Freshdesk 계정 URL과 API 키를 입력한 후 'Xero에 연결' 버튼을 클릭합니다
- Xero 로그인 페이지로 리디렉션됩니다
- 해당 Xero 자격 증명으로 Xero 계정에 로그인합니다
- Freshdesk에 대한 액세스를 허용한 후, Freshdesk 내의 Xero에 대한 설정 탭(관리 > 지원 운영 앱 아래)으로 다시 리디렉션됩니다
계정 차트 - Freshdesk는 Xero의 '계정 차트'에서 수익 계정 헤드와 관련된 모든 계정 이름을 가져옵니다. 상담원이 임시 송장을 생성할 때 액세스할 계정을 지정합니다. 관련 재고 항목이 없는 항목에 대해 계정을 설정해야 합니다.
'판매'는 항상 기본적으로 선택됩니다. '판매'가 존재하지 않으면, Xero의 '수익' 아래에 존재하는 첫 번째 계정이 기본으로 간주됩니다.재고 - 상담원이 임시 송장을 생성할 때 액세스할 재고 항목을 지정합니다. 시간표 항목은 기업이 고객에게 청구하고자 하는 시간당 요율에 따라 판매 가격이 설정된 Xero 재고 항목과 연결될 수 있습니다. 이 요율은 송장 항목(시간표 항목)에 적용되며 총 송장 금액은 자동으로 계산됩니다. Xero 관리자는 이 송장을 승인하고 고객에게 결제를 위해 전달하기만 하면 됩니다
앱 사용:
상담원은 Freshdesk-Xero 앱을 사용하여 해결한 티켓의 시간표를 Xero 임시 송장에 연결할 수 있습니다. 티켓이 닫히고 시간표가 최종화되면, 상담원은 '송장 생성' 버튼을 선택하여 Xero에 임시 송장을 생성할 수 있습니다.
티켓 요청자의 회사 이름이나 이메일 ID가 Xero의 연락처와 일치하면, 해당 연락처/회사에 대한 모든 관련 송장을 볼 수 있습니다.
Xero의 재고 항목을 선택하면, 단가 및 관련 세율이 Xero에 자동으로 적용됩니다. 재고 항목이 없거나 상담원이 시간표 항목과 재고 항목을 연결하지 않기로 선택한 경우, 상담원은 '계정' 이름을 선택해야 합니다. 이 '계정' 이름은 재고 항목과 연결되지 않은 모든 시간표 항목에 적용됩니다.
상담원이 모든 세부 정보를 입력한 후 '생성' 버튼을 클릭하면, 생성된 Xero 임시 송장이 Freshdesk 티켓에 연결됩니다. 이후 티켓 세부 정보 페이지에서 상담원은 송장 이름과 현재 송장 상태를 볼 수 있습니다. 언제든지 '보기' 링크를 클릭하여 송장의 추가 세부 정보를 볼 수 있습니다.
참고: 관리자는 고객에게 송장을 발송하기 전에 Xero에서 임시 송장을 승인해야 합니다. 관리자는 Xero에서 송장을 삭제할 수도 있습니다.
- 이 오류 메시지가 계속 나타납니다. 왜 그런가요?
앱은 Freshdesk 계정의 요청자의 '회사'가 Xero의 '연락처' 필드와 일치하는 경우에만 시간표 항목을 Xero 임시 송장에 연결할 수 있습니다. 또한 Freshdesk의 요청자 이메일 ID가 Xero의 기본 연락처 이메일 ID와 일치하는 경우에도 시간표 항목을 임시 송장에 추가할 수 있습니다.
세부 정보가 일치하지 않으면, Xero 앱은 위의 메시지를 표시합니다. - Xero 앱을 열었을 때 '송장 생성' 버튼이 없습니다. 왜 그런가요?Xero 앱이 '송장 생성' 컨트롤을 표시하려면 티켓에 시간표 항목이 첨부되어 있어야 합니다. 티켓에 시간표 항목을 첨부했는데도 앱이 '송장 생성' 버튼을 표시하지 않으면 페이지를 새로 고침하세요.
- 티켓을 추가했거나 송장에 티켓을 추가할 때 실수를 했지만 제거하거나 변경할 수 없습니다. 어떻게 해야 하나요?
현재로서는 앱을 통해 생성된 송장은 편집할 수 없습니다. 임시 송장에서 추가된 티켓을 제거하거나 다른 변경을 원한다면, Xero 포털을 통해 수행해야 합니다. 따라서, 시간 추적이 완료되고 원하는 송장이 결정된 후에만 거래를 추가하는 것이 좋습니다. - 앱을 통해 송장을 생성하면 자동으로 고객에게 발송되나요?
아니요. Freshdesk용 Xero 앱에서 생성한 송장은 단지 '임시 송장'입니다. Xero 계정의 관리자가 모든 임시 송장을 고객에게 발행하기 전에 승인해야 합니다. - 송장의 시간을 변경할 수 없습니다. 어떻게 해야 하나요?
송장에 추가된 시간은 Freshdesk 티켓의 시간표 항목에서 직접 가져옵니다. 송장의 시간을 변경하려면 시간표 항목을 변경하고, 잘못된 시간의 기존 임시 송장을 삭제한 후 새로 생성해야 합니다. - '송장 생성' 화면에서 '계정 차트' 옵션을 선택하는 것이 필수인가요?
아니요. 그렇지 않습니다. 재고 항목을 선택하면 해당 재고 항목에 대한 적절한 '계정 차트'와 자동으로 송장이 연결됩니다. - 송장을 생성할 때 Xero에 전달되는 시간의 단위는 무엇인가요?
단위는 시간 단위로 전달됩니다. 즉, 1:15 또는 1시간 15분의 시간표 항목을 입력하면 Xero는 송장 단위를 1.25로 처리하고 이에 따라 청구합니다. - 송장에 연결할 재고 항목을 목록에서 선택하지 않았습니다. 이제 '계정 차트' 옵션을 선택해야 하나요?
네. 일반적으로, 헬프데스크는 선택한 항목에 따라 송장을 '계정 차트' 옵션에 자동으로 연결합니다. 아무 항목도 선택하지 않은 경우, 티켓 시간표 항목에 연결하기 위해 "계정 차트" 옵션을 선택해야 합니다. - 한 송장에 다섯 개의 시간표 항목이 있습니다. 그 중 두 개에 대해 재고 항목을 연결했습니다. 이제 송장에 '계정 차트'에서 계정 이름을 연결하면 항목에 어떤 일이 발생하나요?
위 시나리오에서 계정 이름을 선택하면 세 가지 일이 발생합니다:
1. 이미 재고 항목과 연결된 시간표 항목은 변경되지 않습니다.
2. 계정 차트에서 선택한 계정 이름은 재고 항목과 연결되지 않은 다른 세 개의 시간표 항목에 연결됩니다.
3. 계정 이름이 연결된 시간표 항목은 단위 값이 1(하나)로 Xero에 전달됩니다. 관련 세율이 모두 적용되지만, 직원은 임시 송장이 승인되기 전에 Xero에서 단위 수를 수정해야 합니다.