여기 Adobe Sign 통합을 사용하여 직원 승인 절차를 자동화하는 샘플 사용 사례가 있습니다. 승인 양식은 프로세스에 관련된 모든 이해관계자에게 전송됩니다.
이 사용 사례의 설정은 네 부분으로 나눌 수 있습니다:
Adobe Sign 템플릿 정의
Freshservice에서 서비스 요청 항목 생성
위치 및 사업부 매핑을 포함하는 사용자 정의 객체 정의
직원 승인을 위한 워크플로우 구성
Adobe Sign 템플릿 정의
직원 승인 양식을 포함하는 Adobe Sign의 샘플 템플릿이 정의되어 있으며, 다음 서명자 수신자 역할이 포함됩니다.
사업부장
IT 담당자
인사 담당자
매니저
직원
이 템플릿의 템플릿 ID는 워크플로우 구성에 사용됩니다. 참조용으로 Adobe Sign에서 생성된 샘플 템플릿 정의가 있습니다.
Freshservice에서 서비스 요청 항목 생성
서비스 요청에는 세 개의 드롭다운 조회 필드가 포함됩니다.
직원 (조회 “모든 사용자”)
위치 (조회 “위치”)
사업부 (조회 “부서”)
위치 및 사업부 매핑을 포함하는 사용자 정의 객체 정의
이 사용 사례에서는 직원의 승인을 위해 서명해야 하는 다양한 이해관계자를 사용자 정의 객체에 저장해야 합니다.
객체 “사업부 매핑”은 각 사업부에 대한 인사 비즈니스 파트너와 사업부장을 저장합니다. 다음은 필드입니다:
객체 “위치 매핑”은 특정 위치에 대한 시설 관리자와 IT 담당자를 저장합니다. 다음은 필드입니다:
직원 승인을 위한 워크플로우 구성
여기 직원 승인 자동화를 위해 구성된 워크플로우의 개요가 있습니다.
1단계
직원 승인 서비스 항목이 요청될 때 워크플로우가 실행되도록 이벤트 및 조건 노드를 생성합니다.
2단계
리더 노드를 드래그하여 “위치 매핑” 사용자 정의 객체를 읽고 서비스 요청 양식에 입력된 위치를 기반으로 시설 및 IT 담당자 데이터를 가져옵니다.
3단계
“사업부 객체”를 읽기 위해 양식에 입력된 사업부를 기반으로 인사 비즈니스 파트너와 사업부장을 가져오기 위해 또 다른 리더 노드를 추가해야 합니다.
4단계
이제 모든 이해관계자를 확보했으므로 Adobe Sign 앱 액션을 호출하여 계약을 생성해야 합니다. 다음 구성으로 Adobe Sign 앱 액션 노드를 추가합니다.
앱 이름: Adobe Sign - Orch
앱 액션: 계약 생성
입력 구성 시 주의 사항:
library_document_id - Adobe Sign 라이브러리 문서 ID(템플릿 ID)는 앱 노드에 하드코딩됩니다.
name - Adobe Sign 계약 이름은 앱 노드에 하드코딩됩니다.
signature_type - 요청하고자 하는 서명 유형을 지정합니다 - 서면 또는 전자 서명. 가능한 값은 다음과 같습니다
ESIGN: 계약은 전자적으로 서명되어야 하며, WRITTEN: 계약은 손으로 서명 후 시스템에 업로드됩니다.
state - 계약이 도달해야 하는 상태입니다. 서명자에게 직접 계약을 보내기 위해 IN_PROCESS로 하드코딩됩니다.
member_roles - 모든 참가자가 맡는 역할입니다. 기본값은 SIGNER입니다.
member_emails - 수신자의 이메일 ID는 2단계와 3단계의 리더 노드를 사용하여 사용자 정의 객체에서 읽어와 자리 표시자로 사용됩니다. 조직을 떠나는 직원의 이메일 ID는 서비스 요청의 “직원” 조회 필드에 대한 자리 표시자로 사용됩니다.
