기록을 사용자(영업 소유자)에게 자동 할당하는 방법
웹 애플리케이션에서 기록이 생성되거나 가져오거나 업데이트될 때 수동으로 할당할 필요 없이 연락처/거래/계정/리드를 사용자에게 자동으로 할당할 수 있습니다. 여기서 사용자는 해당 기록의 영업 소유자를 의미합니다. 자동 할당 규칙은 동일한 국가의 연락처나 거래를 그룹화하거나 특정 산업 또는 특정 라이프사이클 단계에 속하는 경우에도 적용할 수 있습니다.
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- 자동 할당 규칙 구성
- 규칙 우선순위 설정
- 조건 없는 규칙
- 규칙 편집, 복제 및 삭제
자동 할당 규칙 구성
- 관리자 설정 > 팀 및 영토 > 자동 할당 규칙으로 이동합니다. 그러면 자동 할당 규칙 페이지가 열립니다.
- 왼쪽에서 모듈을 선택합니다 - 연락처/계정/거래. 오른쪽 상단의 규칙 생성 버튼을 클릭합니다.
- 규칙에 이름과 설명을 추가하고 규칙이 적용될 모듈을 선택합니다. 연락처, 계정, 거래 중 하나를 선택할 수 있습니다.
- 모듈 필드를 필터 조건으로 사용하여 규칙을 구성합니다. 규칙을 만족시키기 위해 값을 입력하거나 선택합니다. 예를 들어, 연락처 모듈의 경우 '구독 유형' 필드를 선택하고 조건을 '포함'으로 설정한 경우 값은 '뉴스레터'일 수 있습니다. 여러 조건을 추가할 수 있으며, 이 조건들은 토글을 전환하여 AND 또는 OR 조건을 따르도록 설정할 수 있습니다. 선택한 조건의 오른쪽에 있는 마이너스 아이콘을 클릭하여 조건을 제거할 수 있습니다.
- 규칙이 적용될 영토를 선택하면 해당 영토의 사용자가 자동으로 채워집니다. 기록이 라운드 로빈 방식으로 할당될 사용자를 선택하고 다른 사용자를 제거할 수 있습니다. 규칙이 일치하는 기록을 식별할 때마다 앞서 언급한 사용자에게 성공적으로 할당됩니다. 영토를 추가하고 싶지 않다면 비워두고 사용자만 추가할 수 있습니다.
- 저장 및 활성화를 클릭하여 규칙을 활성화합니다.
참고:
- 규칙에 조건을 얼마든지 추가할 수 있습니다. 규칙은 AND/OR 조건을 따릅니다. 규칙의 조건이 일치할 때만 기록에 규칙이 할당됩니다.
- 영토가 삭제되면 규칙에서 사용자가 제거되지 않습니다. 규칙에서 영토가 제거되면 모든 사용자가 제거됩니다.
- 영토와 소유자 필드가 모두 비어 있으면 규칙을 실행합니다. 둘 다 채워져 있으면 규칙을 건너뜁니다. 영토가 채워져 있지만 소유자가 없는 경우 규칙을 실행합니다. 소유자가 채워져 있지만 영토가 없는 경우 소유자와 기록이 동일한 영토에 속하는 경우에만 규칙을 실행합니다.
기록 할당을 위한 고급 조건 구성
자동 할당 규칙의 고급 조건을 사용하여 AND 또는 OR 조건으로 규칙을 그룹화할 수 있습니다. CRM은 기록을 지정된 사용자에게 할당하기 전에 한 번에 여러 조건을 확인합니다.
다음은 국가가 미국이고 모바일/이메일이 비어 있지 않은 모든 연락처를 할당하기 위해 고급 조건을 설정하는 방법의 예입니다.
규칙 우선순위 설정
규칙은 우선순위에 따라 실행됩니다. 연락처가 두 개 이상의 규칙 기준에 일치하는 경우, 우선순위가 가장 높은 규칙이 할당됩니다. 자동 할당 규칙 목록 보기 페이지에서 왼쪽의 상자에 우선순위 번호를 할당하여 규칙을 재정렬하고 우선순위를 재설정할 수 있습니다. 번호 '1'이 가장 높은 우선순위를 가지며, 그 다음으로 높은 값의 규칙이 순서대로 따릅니다.
예를 들어, 세 가지 규칙이 있다고 가정해 봅시다 – US-East, 산업 유형, 직원 규모 – 모든 들어오는 연락처가 다른 곳으로 재할당되기 전에 US-East 규칙과 일치하도록 하고 싶습니다. 이 경우, US-East에 우선순위 '1'을 설정하면 웹 애플리케이션에 들어오는 모든 연락처가 다른 규칙과 일치하기 전에 먼저 US-East와 일치하게 됩니다.
참고:
- 활성화된 규칙만 우선순위를 설정할 수 있습니다.
- 우선순위 번호를 제공한 후 'Enter'를 클릭합니다.
조건 없는 규칙
조건 없이 규칙을 추가할 수 있습니다. 규칙에 조건을 추가하지 않으면 모든 기록이 자동으로 해당 규칙과 연결되고 해당 규칙의 사용자에게 할당됩니다. 여러 규칙이 있는 경우, 기록은 다른 규칙의 조건(우선순위에 따라)에 따라 실행되며, 이러한 조건을 만족하지 않으면 조건 없는 규칙과 연결됩니다.
규칙 편집, 복제 및 삭제
자동 할당 규칙 목록 보기 페이지에서 규칙 옆의 세 점 아이콘을 클릭하고 편집, 복제 및 삭제 중에서 선택합니다. 웹 애플리케이션은 규칙의 모든 구성을 편집할 수 있는 옵션을 제공합니다. 편집한 후 저장 및 활성화를 클릭합니다. 새로 생성된 기록은 편집된 규칙에 따라 일치하게 됩니다. 규칙을 수정한 사용자와 수정 시간을 자동 할당 규칙 목록 보기 페이지에서 확인할 수 있습니다. 유사한 조건이나 동일한 사용자를 포함하는 여러 규칙을 생성해야 하는 경우, 복제 옵션을 사용하여 기존 규칙에 몇 가지 변경을 가할 수 있습니다. 웹 애플리케이션에서 규칙을 영구적으로 제거하려면 삭제를 선택하고 확인 메시지에서 예를 클릭합니다.