슬림한 기술 스택에서 더 많은 가치를 끌어내는 방법
가치 창출 및 비용 절감 전략: 베테랑 CIO이자 저자인 Mark Settle과의 대화
CIO는 IT 예산을 최대한 늘려야 한다는 압박을 받고 있습니다. 한 가지 접근 방식은 비즈니스에 더 많은 전반적인 가치를 부여하는 방식으로 기술 스택을 줄이는 것입니다. 자체 조사에 따르면 과도하게 구축되고 활용도가 낮은 것으로 나타났습니다.
이는 까다로운 작업이지만 7차례 CIO를 역임한 Mark Settle(BMC Software의 Okta)은 한두 가지를 알고 있습니다. "Truth from the Trenches: A Practical Guide to the Art of IT Management"의 저자인 Settle은 다음과 같은 핵심 조언을 제공합니다. 전투를 신중하게 선택하세요.
(간결함을 위해 대화를 편집하고 압축했습니다.)
작업자들은 그 어느 때보다 더 많은 소프트웨어 애플리케이션을 조작하고 있습니다. 어떻게 여기까지 왔나요?
문제는 편협하게 집중된 SaaS 애플리케이션이 폭발적으로 증가한다는 것입니다. 모든 엔터프라이즈 소프트웨어 구독을 계획하세요. 한쪽 끝에는 Microsoft와 NetSuite가 있습니다. 다른 한편에는 소수의 마케팅 담당자가 연례 고객 컨퍼런스 일정을 잡는 데 사용하는 채용 애플리케이션이 있습니다. 그 사이에는 800개의 앱이 있을 것입니다.
여기서는 IT의 축복 없이 작업자가 채택한 소프트웨어인 섀도우 IT를 말하는 것이 아닙니다. 사실, 나는 그 용어를 내 어휘에서 완전히 삭제했습니다. IT 경영진은 운영을 지원하기 위해 IT를 보다 광범위하고 깊이 사용하도록 기업을 설득하는 데 50년을 보냈습니다. 이제 그들은 그것을 하고 있습니다. 그들은 응용 프로그램을 구입하고 원하는 데스크톱 장치를 결정합니다. 우리가 이겼어요!
그것이 혼란을 야기하나요?
분명히! 처음에는 누가 제품을 샀는지조차 기억하지 못하는 경우도 있지만 라이센스가 만료되면 세상이 종말을 맞이할 것이라고 생각하는 사람도 있습니다.
저는 중앙 IT 그룹이 필요한 시점에 도달한 대규모 핀테크 회사에 컨설팅을 한 적이 있습니다. 회사는 이 일의 책임자로 이사를 임명했습니다. 그는 모든 애플리케이션을 식별하기 위해 스프레드시트를 만들었습니다. 그는 지급 계정을 살펴본 다음 역방향으로 작업하여 나가는 돈을 추적하여 앱을 식별해야 했습니다.
3~4개월이 지난 후에도 여전히 소유자가 누구인지 알 수 없는 항목의 4분의 1이 남아 있을 것입니다. 그는 누구와 이야기해야 할지조차 알 수 없었습니다.
CIO로서 여러분은 이러한 혼란을 가까이서 본 적이 있을 것입니다.
저는 3년 계약으로 SaaS 소프트웨어를 구매하는 중간 규모의 스타트업에서 일했습니다. 특히 많은 소규모 계약의 경우 책임감이 전반적으로 부족했습니다. 원래 구매했던 사람들 중 일부는 사라졌거나 다른 역할로 이동했습니다. 때로는 소프트웨어를 구입한 사람에 대한 기록이 없는 경우도 있었습니다. 우리 소프트웨어 공급업체가 향후 3년 동안 우리에게 청구서를 보내려고 했을 때 청구할 사람을 찾을 수 없었습니다. 해고일이 다가올 때만 모두가 계약을 승인할 사람을 찾으려고 뛰어다녔습니다. 이러한 마지막 순간의 소방 훈련으로 인해 서비스가 중단될 것이라는 두려움 때문에 우리는 7%에서 8%의 인상을 계약하기로 합의했습니다. 그렇지 않으면 채용 담당자가 갑자기 후보자와 대화를 나누거나 인터뷰 일정을 잡을 수도 없게 됩니다.
그런데 IT 부서가 여전히 해당 앱을 관리하고 있나요?
실리콘 밸리에서 대부분의 IT 임원은 800개의 SaaS 애플리케이션에 대한 책임을 원하지 않는다고 말합니다. 기술적인 전문성이나 대역폭이 없습니다. 다양한 사업 단위를 돌아다니며 그들이 무엇을 하고 있는지 감독하는 것의 가치는 무엇입니까? 새롭고 다양한 것을 혁신하고 탐구하는 능력에 영향을 미칠 것입니다. 당신은 기능 부서가 하는 일을 따라잡기 위해 자신의 뒤를 쫓게 될 것입니다.
IT가 제품을 관리해야 하는지 여부를 어떻게 결정하나요?
일부 회사에는 체크리스트가 있습니다. 그들은 잠재적인 달러 지출 측면에서 애플리케이션의 규모가 얼마나 큰지 묻습니다. “사용자는 몇 명인가요? 둘 이상의 그룹에서 사용하고 있습니까? 여러 기록 시스템에 걸쳐 마스터 엔터프라이즈 데이터를 복제합니까?” 그들은 목록과 비교하여 애플리케이션의 점수를 매기고 “글쎄, SOC 2 라이센스를 확인한 것 같은데 우리 보안을 통과한 것 같으니 나가서 구입하세요. 라이선스를 보유할 사람을 결정하고, 활용도가 낮은 라이선스가 있다면 예산을 낭비하는 것입니다.” 아마도 IT 부서는 매년 앱을 살펴보고 사용 보고서를 제공하지만 도구의 일상적인 관리에는 관여하지 않을 것입니다.
하지만 기업은 확실히 이 모든 것의 어딘가에서 돈을 절약해야 하지 않나요?
실제로 CIO는 대부분의 앱에 대해 개별적으로 그렇게 많은 비용을 지불하지 않습니다. 특히 새로운 세계의 일부인 비즈니스 부서의 예산에서 돈이 나오는 경우에는 더욱 그렇습니다. IT가 모든 것을 알고, 모든 것을 보고, 모든 것을 통제해야 한다는 구식 원칙을 시행하려고 한다면 수천 달러를 절약하기 위해 실제 정치적 자본을 소진하게 될 것입니다.
한번은 CIO로 일하면서 회사의 규모와 복잡성에 대한 지출 수준을 살펴보고 “일부 중복되는 노력이 있을 것입니다. 내 생각엔 여기에서 쉽게 바꿀 수 있는 돈이 백만 달러 정도 되는 것 같아요.” 나는 입사 후 60일 이내에 CFO에게 이 사실을 말했습니다. 나는 매우 순진했습니다. 그 돈을 절약하려면 무엇이 필요할지 살펴보았을 때 나는 아마도 6개월 안에 Dodge를 다 써버릴 수도 있다는 것을 깨달았습니다. 정치적 폭풍은 생존하기에는 너무 강했을 것입니다.
그러한 전투를 벌일 가치가 있는 지점이 있나요?
IT는 일반적으로 큰 돈이 들어가는 곳에 관여합니다. Microsoft 또는 Workday 계약. 150개 애플리케이션에 걸쳐 총 지출의 70%를 면밀히 관찰하고, 또 다른 30%는 400~500개 서비스에 분산될 수 있습니다. 지출 규모가 더 큰 개별 앱은 일반적으로 여러 부서에서 사용되며, 해당 자금이 반드시 다른 부서에서 나오는 것은 아니기 때문에 이러한 앱을 더욱 면밀히 관찰해야 합니다. 이는 IT 예산을 통해 흘러갑니다.
해당 애플리케이션 내에서 어떻게 합리화할 수 있나요?
동종 최고의 앱은 좌석 기반인 경우가 많으며 가격이 크게 다르지 않습니다. 대규모 기업용 앱은 여러 서비스를 포함하고 더 복잡할 수 있는 정교한 기업 라이선스 계약을 갖는 경향이 있습니다. 소프트웨어를 구매하는 기능 그룹 운영 팀의 사람들은 이러한 종류의 대규모 다중 모듈 계약을 협상하는 데 있어 중앙 IT의 폭넓은 경험을 갖고 있지 않거나 관련된 장단점을 이해하지 못하는 경향이 있습니다.
그곳이 때때로 실제 돈이 테이블 위에 남아 있는 곳입니다. 한때 함께 일했던 기능 그룹 중 한 사람이 두 개의 다른 공급업체로부터 견적을 받았습니다. 그들은 단지 낮은 견적을 받아들이고 우리에게 계약을 체결하라고 요청했습니다. 비용은 여전히 불합리한 것으로 나타났습니다. 그래서 조달 담당자가 판매업체에 전화를 걸어 "가격을 절반으로 인하하지 않으면 우리는 이 도구를 구매하지 않을 것입니다."라고 말했습니다. 그 사람은 전화로 바로 가격을 절반으로 줄였습니다.
CIO로서 기술 스택의 비효율성을 외교적으로 어떻게 제기하나요?
기능별 부서가 소프트웨어에 지출하는 금액을 고위 직원에게 보고할 수 있습니다. 보유하고 있는 도구 수, 지출하는 금액, 활용도 수준에 대해 세부적인 수준으로 보고할 수 있습니다. 위생적인 일이에요. 그런 다음 경영진이 조사하고 몇 가지 질문을 하기 시작합니다. 기능적 리더는 구매력이 있지만 일반적으로 앱 포트폴리오의 폭이나 총 비용을 인식하지 못합니다. 중복된 기능, 비용 및 보안 문제에 대해 질문하는 데 참여하게 하면 부풀림을 줄이는 데 도움을 주는 데 진전을 이룰 수 있습니다.
앞으로 소프트웨어 팽창 문제가 어떻게 전개될 것으로 보시나요?
나는 우리가 재정적인 측면에서 팽창의 결과에 대해 이야기하는 습관에서 벗어나야 한다고 생각합니다. 직원 생산성, 운영 효율성 및 효율성 측면에서 부풀려진 결과에 대해 이야기해야 합니다. 소프트웨어 포트폴리오는 작아지기보다는 계속해서 커질 것입니다. 여러분은 그러한 성장이 개인적인 선호가 아닌 비즈니스 성과에 의해 주도되기를 원합니다.